График отпусков за сколько дней составляется

Содержание

Как составить график отпусков (примеры)

График отпусков за сколько дней составляется

17 декабря – последний день утверждения графика отпусков, ведь он должен быть подписан руководителем организации не позднее чем за две недели до наступления календарного года (ст. 123 ТК РФ). Осталось совсем немного времени, чтобы успеть грамотно его составить.

Организуем работу по составлению графика

В графике отражаются сведения о распределении ежегодных оплачиваемых отпусков работников организации на календарный год по месяцам. Разработка графика отпусков занимает у кадровой службы много времени.

Организовать работу по сбору и обработке необходимых данных можно по-разному. Кому-то удобно поручить это отдельному специалисту по кадрам, который будет занят графиком «от и до».

Другим удобнее распределить обязанности: закрепить за каждым сотрудником отдела кадров по одному или несколько структурных подразделений.

Составление графика – дело ответственное, в нем нужно учесть многое: и пожелания работников о датах отпуска, и потребности производственного процесса, и нормы трудового законодательства.

Порядок разработки графика, условия и правила предоставления отпусков целесообразно отразить в локальных нормативных актах организации (правилах внутреннего трудового распорядка или коллективном договоре).

В инструкции по кадровому делопроизводству можно подробно описать процедуру заполнения графика отпусков как на этапе его создания, так и в процессе ведения в течение года. Если в локальных нормативных актах организации порядок разработки графика отпусков не прописан, начать его подготовку стоит с издания приказа, в котором нужно указать:

  • на кого возложена обязанность по подготовке графика отпусков (график подписывает руководитель кадровой службы, но работы по подготовке может вести специалист по кадрам);
  • в какой срок работники должны предоставить свои пожелания относительно отпусков;
  • срок, к которому руководители структурных подразделений должны согласовать пожелания работников с производственными планами отделов;
  • срок, к которому проект графика нужно представить на утверждение руководителю.

График отпусков должен учитывать особенности производственного процесса организации, обеспечивать его непрерывность и взаимозаменяемость работников. Трудовой кодекс дает для этого все возможности, ведь очередность предоставления отпусков определяет работодатель (ст. 123 ТК РФ).

Для того чтобы избежать споров и разногласий с работниками, порядок определения очередности отпусков следует прописать в локальном нормативном акте (ПВТР или коллективном договоре).

Так, например, в нем стоит предусмотреть, что руководители структурных подразделений не должны находиться в отпуске одновременно со своими заместителями.

В каких-то организациях может быть установлено, что ежегодный отпуск предоставляется работникам только в определенные месяцы (например, в образовательном учреждении предоставление отпуска в осенне-зимне-весенний период негативно повлияет на процесс обучения).

Возможна ситуация, когда работодателю выгодно отправить в отпуск большую группу работников одновременно (например, производитель оконных конструкций в связи с низким спросом на продукцию может запланировать отпуск всех сотрудников производственного отдела на период с 12 января по 8 февраля). Для большинства организаций оптимальным вариантом является равномерное распределение отпусков работников в течение года.

Проект графика отпусков готовит кадровая служба организации. Удобнее всего делать это, используя видоизмененный бланк графика отпусков (Приложение 1).

Прежде всего, необходимо проанализировать «отпускные истории» и определить на какое количество дней отпуска в следующем году вправе рассчитывать каждый сотрудник, есть ли работники льготных категорий, которые пользуются преимуществами при установлении очередности отпусков.

После этого данные по сотрудникам передают руководителям структурных подразделений, которые должны выяснить пожелания работников о времени ухода в отпуск и разделении отпуска на части, а также согласовать эти пожелания с планами подразделения на год, установив оптимальную очередность отпусков. На основе проектов структурных подразделений кадровая служба готовит сводный график отпусков организации и передает его на утверждение руководителю.

Что включить в график

В график отпусков нужно включить:

  • ежегодный основной оплачиваемый отпуск;
  • ежегодный дополнительный оплачиваемый отпуск;
  • отпуск, который не был использован работником в течение текущего года и был перенесен на следующий год.

Продолжительность ежегодного основного оплачиваемого отпуска, как правило, составляет 28 календарных дней (ст. 115 ТК РФ). Для некоторых категорий работников законодательство предусматривает отпуска большей продолжительности – удлиненный основной отпуск. К таким категориям относятся в частности:

  • работники в возрасте до 18 лет. Они имеют право на отпуск продолжительностью 31 календарный день (ст. 267 ТК РФ);
  • инвалиды. Им устанавливают отпуск продолжительностью не менее 30 календарных дней (ст. 23 Федерального закона от 24.11.1995 № 181-ФЗ «О социальной защите инвалидов в Российской Федерации»);

Источник: https://hr-portal.ru/article/kak-sostavit-grafik-otpuskov-primery

Как правильно составить график отпусков по всем нормам ТК

График отпусков за сколько дней составляется

Бизнес юрист > Бухгалтерский учет > Первичные документы > Как правильно составить график отпусков в соответствии с формой T-7

Каждый человек, который устроен на работу официально, имеет право брать отпуск каждый год и компания должна оплатить его.

Однако допустить ситуацию, когда весь отдел ушел на отдых, и работа компании остановилась, работодатели не могут.

Поэтому и появился график отпусков, данный локальный акт помогает сотрудникам отстоять их право на отпуск, а начальству поможет обезопасить себя от остановки деятельности его компании.

График отпусков – суть документа

График отпусков – локальный акт компании, в котором прописаны сроки и порядок очереди отпускников. Его составление нужно для того, чтобы следить и обеспечивать присутствие на рабочем месте того количества человек, которое требуется для нормального функционирования компании.

График отпусков

Составление графика отпусков подчиняется своим правилам и законам. Основное правило заключается в том, что составляют его 1 раз в год и не имеют право изменять.

Внести какие-либо непредвиденные корректировки или изменения в него можно лишь на основании выпущенного приказа о переносе отпуска, подписанного главой компании.

Также он должен быть согласован с администрацией фирмы и, если таковые имеются, то профсоюзной комиссией.

Основанием для составления графика отпускников являются личные требования работников, кто и когда бы хотел уйти в отпуск. Однако компания должна иметь нормативные и местные акты, в которых будет прописано, сколько человек, из работающих в одном отделе, могут сразу уйти в отпуск, не создавая препятствий технологическому процессу работы компании.

ТК РФ предусматривает, что график отпускников должен быть составлен и подписан главой организации не позднее 16 декабря, то есть за 14 дней до наступления нового отчетного периода. Соответственно начать его составление и опрос сотрудников следует еще в ноябре, или даже октябре, чтобы делать все неспешно и без ошибок.

Новые работники, принятые на протяжении текущего года в организацию дополнительно не включаются в график отпусков. Они могут либо договориться с начальством о своем отпуске, если это возможно, либо пойти в отпуск на следующий год, когда они будут официально включены в очередь отпускников.

То есть график отпусков – это необходимый для компании документ – список всех работающих на предприятии и их очередь на отпуск. Составляется единожды и без законных оснований измениться в течение года не сможет.

Нужен ли график отпусков организации со штатом 5 рабочих?

ТК гласит, что иметь график отпусков должны все формы организаций вне зависимости от ее размеров, этот документ обязателен и компания не имеет право не составлять его.

Данный график обеспечивает права работника на отдых, которые предоставило ему законодательство, определяет его очередь в списке сотрудников-отпускников, а также заставляет работодателя строго следить за соблюдением прав своего подчиненного на ежегодно оплачиваемый отпуск.

Если при проверке трудовая инспекция не сможет обнаружить у работодателя данного графика, то они имеют право наложить на него штрафные санкции.

Правильно составляем график на отпуск

График отпусков является местным актом предприятия. Существует установленная форма, по которой составляется данный график, а пример составления всегда можно найти на просторах сети Интернет.

Каждое отдельное структурное подразделение должно иметь собственный график отпусков, это считается наиболее удобным вариантом из всех.

Как не ошибиться

В случае если в отделе кадров сместили чей-то отпуск в соответствии с законодательством, то данный график отпускников должен вернуться назад руководителю подразделения, с целью его ознакомления сотрудника об изменении времени отпуска.

Так как перенос отпуска одного рабочего может привести впоследствии к смещению еще нескольких отпускных периодов. Все работники, чьи отпуска были по какой-то причине перемещены, должны ознакомиться, после чего документ подписывается руководителем «структурки» и возвращается в отдел кадров.

После того, как все подписи и согласования графиков отпускников всех структур были собраны, в отделе кадров делается сводный график по всему предприятию.

Так, график отпусков сначала составляется каждым отделом и далее согласовывается с отделом кадров. После согласования со всеми и сбора графиков всего предприятия, отдел кадров делает сводный общий график всей компании.

Что обязательно должно включаться в график отпусков

Итак, в график необходимо включить:

  • срок основного отпуска, который оплачивается каждый год, выраженный в количестве дней
  • срок дополнительного отпуска, который оплачивается каждый год, выраженный в количестве дней
  • часть дней, которые не были использованы в отпуске ранее либо весь отпуск неиспользованный ранее
  • количество дней отложенных на будущий отпуск

Некоторые граждане имеют льготы для продления отпуска согласно законодательным актам. К ним относятся:

Длина отпуска

  • несовершеннолетние работники, не достигшие 18 лет, их отпуск – 31 день
  • работники образовательных учреждений имеют право на 42 или 56 дней отпуска
  • инвалиды, занятые в компаниях независимо от их правовых форм имеют право на отпуск не менее 30 дней
  • государственным служащим должны давать отпуск в 30 дней
  • также судьи, работники прокуратуры и муниципальные служащие, сотрудники полиции и налоговой должны отдыхать 30 дней в год

Некоторым гражданам должны предоставлять оплачиваемый дополнительный отпуск каждый год:

  • если работа осуществляется в производстве вредном или опасном
  • если у работника нет фиксированного времени для работы и работает он и днем, и ночью
  • если работа осуществляется в условиях Крайнего Севера или регионах приравненных к нему
  • в иных случаях, которые предусмотрело российское законодательство

Работодатель при желании сам может предоставить дополнительные оплачиваемые дни отпуска рабочему по предварительной договоренности с сотрудниками профсоюза или же другими выборными органами.

Если служащий имеет право на несколько льгот продлевающих ему отпуск, то все они суммируются друг с другом. И только их конечная сумма является количеством дней отпуска. Работник может взять отпуск целиком либо же разделить его и взять в разные периоды – это право, в котором ему отказать не могут.

Также законодательством определена категория лиц, которые имеют право на взятие отпуска во время, выбранное по собственному желанию. Данное дополнение также должно быть зафиксировано в графике отпусков, так как эти люди могут менять свое решение о начале своего отпуска в течение всех 365 дней, и руководство обязано эту дату изменить.

Итак, график отпусков, обязательно должен содержать все то количество дней, сколько работник может находиться в отпуске, со всеми льготными и дополнительными периодами. Также в графике отпусков должны быть сделаны пометки напротив тех фамилий, кто имеет право изменить начало своего отпуска и с чьим мнением считаться придется.

Проведение опроса

Пожелания сотрудников

Опрос работников компании это один из важнейших шагов на пути к составлению готового графика отпусков. Каждый, кто работает, имеет право на то, чтобы высказаться, когда он хочет уйти в отпуск. Опрашивать сотрудников может и кадровая служба, и начальники цехов или уполномоченные сотрудники отделов, которые имеются в любой компании.

Далее после опроса составляется набросок будущего графика, отправляется в отдел кадров, в случае необходимости с изменениями обратно на структурное подразделение, и только после улаживания всех нюансов выводится общий график отпусков всех структурных подразделений по всей компании.

Дни прошлого отпуска, куда их деть

Часто на практике встречаются случаи, когда оказывается, что работник накопил множество дней за неиспользованные прошлые отпуска.

Это происходит, если сотрудник вообще не брал отпуск, либо брал меньшее количество положенных ему дней. Тогда отпускные дни должны даваться сначала за нынешний, а уже после за года ранее.

Работник может взять их сразу целиком все, а может раскидать на весь год.

Скопившийся отпуск

Если сотруднику удалось добиться согласования с руководителями, то он может в течение всего года, выбирать неиспользованные дни отпуска. В обязательном порядке неиспользованные дни должны указываться в графике отпусков, в противном случае их можно попросту утерять. Однако работник может их восстановить в случае, если удастся договориться с руководителем.

Получается, что работник может воспользоваться всеми своими днями неиспользованного отпуска после того, как отгуляет все дни текущего. Можно как присоединить дни отпуска, которым не пользовался, так и раскидать их по собственному желанию на весь год.

Форма T-7, что это и откуда берется?

Существует унифицированная форма T-7 для составления графика отпусков.

Ранее вносить в нее изменения было нельзя, однако на данный момент правительство разрешило не только самостоятельно менять ее, то есть добавлять собственные графы и удалять ненужные для удобства пользования, но и разрабатывать собственные первичные документы для составления данного графика.

Многие компании, несмотря на разрешение менять в документе графы, так и продолжают пользоваться унифицированной формой, так привычнее и удобнее. Данная форма и есть утвержденный график отпусков с подписями всех руководителей подразделений и директора.

Скачать бланк графика отпусков [131.01 KB] Скачать унифицированную форму можно через Интернет, введя в поисковую строку запрос «Унифицированная форма T-7». Далее нужно просто заполнить все имеющиеся там графы, если компания использует унифицированную форму.

Унифицированная форма T-7 является наиболее часто используемой для составления графика отпусков, именно в таком виде утверждается данный график после ее заполнения.

Согласование графика отпусков с профсоюзом

Унифицированная форма T-7, чье последнее обновление было еще в 2004 году, создавалась в соответствии с Кодексом законов о труде РФ и имела наряду с прочими графу согласования графика отпусков с профсоюзными деятелями. Однако в настоящее время ТК РФ позволяет не согласовывать с профсоюзом данный график, по причине их отсутствия в большинстве мест, что должно быть указано в соответствующей графе в форме T-7.

Однако если предприятие имеет свою собственную профсоюзную организацию, то согласование должно производиться.

Если согласовывать все-таки приходится, то этот момент проходит еще на стадии предварительного составления графика, когда уже начальники структурных подразделений и кадровый отдел поставили свои резолюции под графиком, он согласовывается с начальником профсоюза, после чего несется на подпись директору организации. После этого внесение в график отпусков каких-либо изменений считается невозможным.

Переносим отпуск

Внеплановый отпуск

Если сотрудник по каким-либо причинам не может уйти в отпуск в отведенное ему время, и он хочет перенести его, то он должен подойти к своему руководителю и составить заявление о переносе даты начала отпуска. Если ответ руководства будет положительным, и они готовы перенести отпуск сотруднику, то в графах 7-9 формы T-7 делаются соответствующие пометки.

Если сотрудник совсем отказывается от отпуска по личным или же производственным причинам, то в графе 10 «Примечание» пишется, что отпуск сотрудника будет перенесен на следующий год.

Перенос отпуска сотрудника или отказ от него зависит от решения руководства, которое они будут принимать на основании объяснения сотрудника о причинах, чем весомее причина переноса или отказа, тем больше шансов на позитивное решение. Если это действительно будет так, то все изменения в графике должны оформляться через приказ с пометками в соответствующих колонках графика отпусков.

Примеры ошибок при оставлении графика отпусков

Если при составлении графика отпусков специалист допустил ошибки, то в конечном результате они приведут к:

  • невозможности найти исполняющего обязанности сотрудника, который на данный момент в отпуске
  • возникновению проблем при начислении денег за отпуск
  • возможному нарушению технологического процесса

При нарушении сроков составления графиков, могут быть наложены штрафные санкции:

  • до 50000 рублей
  • на юридические лица до 30000-35000 рублей
  • приостановка деятельности фирмы на срок до 3 месяцев

Типичными ошибками при составлении графика считаются:

Ошибки в документах

  • составление графика отпусков без учета желания сотрудников
  • в график может попасть не только основной вид отпуска, а например, еще декретный отпуск – это также считается недопустимым
  • сотрудник может получить 2 равносильных отпуска в нынешнем году только в том случае, если он пришел на работу в прошлом и не получил в нем отпуск, эти данные должны также отражаться в графике отпусков
  • отказ в предоставлении отпуска в удобное время тем категориям людей, кому это право принадлежит по закону
  • разделение отпуска сотрудника на несколько частей без его ведома и подписи считается недопустимым

Существует несколько практических советов при составлении графика отпусков, пользуясь которыми можно облегчить данный процесс:

  1. Нельзя отправлять в единовременный отпуск начальника отдела вместе с его замом.
  2. Отдел должен быть обеспечен достаточным количеством народа для его нормального функционирования.
  3. Специалисты, занимающиеся одним и тем же делом, в одном и том же профиле не могут совместно уходить в отпуск.
  4. Если за несколько лет накопился ни один отпуск, то рациональнее его будет разбить, чем отгулять единым.
  5. Нерационально будет возлагать исполнение обязанностей работника ушедшего в отпуск, на человека, который может по законодательству уйти в отпуск в любое время.
  6. Распределяя отпуска между сотрудниками важно помнить, что от этого не должен страдать ни процесс, ни люди, которые остаются.

Если график отпусков составлен неверно, это может привести к массе затруднений в дальнейшем ходе работы. Так что стоит относиться к этому очень серьезно и сосредоточено.

График отпусков должна иметь любая организация, иначе в отношении нее может начаться проверка, и если действительно будет выявлено, что данного графика нет, то наложение штрафных санкций – это самое малое, что может произойти, вплоть до приостановки работы всей организации.

График отпусков важный и обязательный документ в работе абсолютно каждой организации.

Выделите ее и нажмите Ctrl+Enter, чтобы сообщить нам.

Источник: https://PravoDeneg.net/buhuchet/primary/kak-pravilno-sostavit-grafik-otpuskov.html

Порядок и регламент составления графика отпусков

График отпусков за сколько дней составляется

Трудовым Кодексом предусмотрено наличие у каждого человека права на отдых, которое относится как к обязательному наличию выходных дней во время работы, а также свободного нерабочего времени в установленных законодательством размерах, так и к предоставлению длительного ежегодного оплачиваемого отпуска. Размер такового отпуска регулируется законодательно, равно как и порядок его предоставления.

1. Кем составляется график отпусков 2. Порядок составления графика отпусков 3. Отпуск в праздничные и выходные дни 4. Нюансы составления графика отпусков 5. Порядок оплаты и учета перенесенных отпусков в графике

Кем составляется график отпусков

Рекомендуем прочитать: Могут ли отозвать из отпуска: как проходит процедура, права работника

Право и обязанность формирования графиков отпусков всех работников возлагаются на работодателя соответственно положениям ст.

123 ТК РФ. Это значит, что именно работодатель определяет, какие сотрудники будут отдыхать в конкретное время.

Однако положениями этой статьи также регламентируется уведомление профсоюзного органа в ультимативном порядке о составлении отпускного графика.

Важный факт: согласно ст. 123 ТК РФ работодателю необходимо учитывать пожелания сотрудников относительно сроков и времени предоставления оплачиваемых отпусков. При наличии жалобы в профсоюзную организацию со стороны работников, от него может быть потребован пересмотр установленного графика.

Также существуют отдельные категории работников, обладающие правом получения оплачиваемого отпуска вне установленного графика по собственному заявлению.

К таким категориям лиц относятся, например, беременные женщины, которые имеют право потребовать от работодателя предоставления оплачиваемого отпуска перед началом отпуска по беременности и родам.

Кроме этого, требовать от работодателя предоставления отпуска имеют право и супруги беременных женщин на любую дату, приходящуюся на их отпуск. В таком случае, работодатель может потребовать от сотрудника документальных подтверждений наличия у его супруги такового отпуска.

Порядок составления графика отпусков

Законодательством предусмотрен порядок, по которому составляются графики отпусков. В целом, отпуска должны составляться следующим образом:

  • Работодатель формирует график отпусков на следующий календарный год не позднее, чем 17-го декабря. Соответствующий документ принимается в свободной форме, однако должен иметь дату составления и реквизиты работодателя.
  • Не ранее, чем за 14 дней до момента начала оплачиваемого отпуска сотрудник должен быть оповещен о таковом, вне зависимости от того, выдается отпуск в соответствии с заявлением работника или же без составления такового.
  • Не позднее, чем за три дня до начала отпуска, в соответствии с положениями ст. 136 ТК РФ, работнику выплачиваются отпускные.

В случае нарушения любого пункта из вышеописанного порядка составления графика отпуска, работник имеет право требовать от работодателя переноса такового отпуска на другой срок.

Важный факт: в случае, когда сотрудник требует перенести ему отпуск на законных основаниях, право выбора сроков и времени отпуска всё равно сохраняется за работодателем.

Отпуск в праздничные и выходные дни

Так как законодательно установленные федеральные праздничные дни являются общим временем для отдыха сотрудников большинства учреждений, они не включаются в длительность отпуска. Если отпуск приходится на праздничные дни, он соответствующим образом увеличивается на аналогичное количество дней, однако оплате дни отпуска, приходящиеся на праздничные, не подлежат.

В то же самое время, выходные дни, входящие в отпуск, подлежат оплате отпускными на общих основаниях, исходя из расчетов среднего заработка работника. При этом согласно трудовому законодательству непосредственно положенные выходные дни для сотрудника не считаются оплачиваемыми.

Важный факт: работодатель имеет право разделения отпуска так, чтобы его часть приходилась целиком только на выходные дни. В таком случае, работник фактически не получит дополнительного времени отдыха, однако может получить отпускные, что увеличит его доход за календарный месяц.

Нюансы составления графика отпусков

Следует отметить, что законодательство предусматривает возможность перенесения времени отпуска на следующий год, если таковой не был использован работником.

Также, предусматривается и возможность переноса оплачиваемых отпусков на последующий календарный год и по инициативе работодателя в исключительных случаях, когда отсутствие сотрудника на рабочем месте будет недопустимым.

Также, сотрудник может просить перенесения отпуск у работодателя самостоятельно. При этом за работодателем сохраняется право отказать работнику в переносе оплачиваемого отдыха по собственному желанию, за исключением следующих ситуаций:

  • Сотрудник является несовершеннолетним;
  • Отпуск требуется беременной сотрудницей для прибавки к времени отпуска по беременности или родам;
  • Сотрудник временно утратил трудоспособность и находится на больничном на время отпуска согласно графику;
  • В других ситуациях, которые могут быть предусмотрены отдельными нормативными актами или законами.

Важный факт: следует помнить и о том, что работодатель обязан предоставлять 14-дневную часть отпуска сотруднику в целом неразделенном виде ежегодно. В том числе и в ситуациях, если сотрудник не подавал заявления на непрерывный отпуск соответствующей длины или даже требует предоставления ему отпуска меньшими частями.

Следует помнить, что отдельные категории работников обладают правом получения дополнительных оплачиваемых отпусков. В частности, таковым правом обладают сотрудники, трудовой договор с которыми включает в себя понятие ненормированного рабочего дня, а также работники, чьи служебные обязанности сопряжены с вредным или опасным производством.

Порядок оплаты и учета перенесенных отпусков в графике

Согласно российскому законодательству, неиспользованные дни отпуска добавляются к расчету количества доступных для отпуска дней в следующем календарном году.

Вноситься в график таковые дополнительные дни могут в свободном порядке, однако если отпуск был перенесен по инициативе работодателя, он обязан предоставить работнику возможность оплачиваемого отдыха сроком не менее 14 дней в последующем году, на который был перенесен таковой отпуск.

Отдельного регламента для учета и оформления перенесенных отпусков в графике нет, поэтому они могут быть учтены в свободной форме.

Важный факт: работодатель должен в обязательном порядке оплатить сотруднику все неиспользованные дни отпуска, в том числе и за предыдущие годы при его увольнении.

Допускается также выплата денежной компенсации сотрудникам за любые дополнительные дни отпусков свыше 28 календарных дней в году со стороны работодателя.

(430 голос., 4,53 из 5)
Загрузка…

Источник: https://pravo.moe/sostavlenie-grafika-otpuskov/

Составление графика отпусков на 2020 год – порядок по тк рф – Дело

График отпусков за сколько дней составляется

График отпусков на 2020 год – нормативный документ для внутреннего пользования, устанавливающий очередность и продолжительность ежегодного оплачиваемого отдыха. Наличие графика решает несколько задач одновременно.

С его помощью можно планировать работу предприятия на время отсутствия одного или нескольких специалистов, своевременно начислить отпускные и выплатить их сотрудникам; минимизировать вероятность накапливания неиспользованных отпусков.

Форма

Предприятие-работодатель самостоятельно определяет форму составления графика отпусков в 2020-м году. Удобнее оформлять документ как таблицу, в которой собрана информация по сотрудникам всех подразделений и филиалов компании:

  • ФИО и должность штатного специалиста;
  • табельный номер;
  • запланированная дата начала и окончания отпуска;
  • количество дней;
  • графы для внесения изменений (в случае, если начало отдыха сместится).

Единая форма Т-7, существовавшая до 2013 года, больше не является обязательной, но многие предприятия пользуются этим бланком как наиболее удобным.

Скачать форму для графика отпускных

В документе также указывается его номер, дата и год составления, период, для которого он составляется. Заверяется он подписями начальника отдела кадров и руководителя компании.

Сроки составления

В ст. 123 Трудового кодекса РФ сказано, что расписание на предстоящий год составляется не позднее, чем за 14 дней до начала следующего года. Это значит, что предельный срок на 2020 год – 17 декабря 2019-го.

Директор компании или его заместитель (в рамках своей компетенции) могут сместить его на более раннюю дату. Решение оформляется приказом по предприятию.

Предварительный этап

Перед составлением графика ответственный специалист должен узнать о пожеланиях каждого работника. Не обязательно узнавать точные даты – для начала достаточно уточнить месяц и зафиксировать в черновом варианте.

Работодатель учитывает пожелания подчиненных и выполняет их по мере возможности. Есть несколько категорий, которым предоставляется очередной отпуск в то время, когда они хотят, согласно российскому законодательству.

К таким категориям относятся:

  • Мужчины, жены которых находятся в декретном отпуске.
  • Несовершеннолетние сотрудники.
  • Ликвидаторы аварии на Чернобыльской АЭС.
  • Специалисты, работающие по совместительству.
  • Почетные доноры РФ.

Это важно! Работники, подпадающие под перечисленные выше категории, пишут заявление в произвольной форме, где указывают желаемые даты очередного отпуска. Заявление сдается в отдел кадров, а в случае изменений – составляется заново.

Длительность

В графике на 2020 год обязательно указывается продолжительность в календарных днях. В статье 115 ТК РФ сказано, что основной отпуск длится 28 дней, но в том же Трудовом кодексе перечислены категории, для которых он более длительный:

  • педагоги;
  • инвалиды;
  • государственные служащие;
  • рабочие вредных и опасных производств;
  • сотрудники с ненормированным рабочим днем;
  • работающие на Крайнем Севере.

Подростки, занятые на производстве, также относятся к льготным группам. Длительность ежегодного отпускного периода для них составляет 31 день.

Даты

Работник может указывать месяц или конкретную дату – по желанию. В первом случае ему придется писать дополнительное заявление, в котором называть конкретные даты. Во втором случае этого делать не придется, потому что они изначально указаны в документе.

Если в графике обозначен только месяц, необходим приказ по учреждению за подписью первого руководителя, определяющий сроки подачи заявления с указанием конкретного дня начала отпуска. В идеале сотрудник должен подать его не позднее, чем за две недели до запланированной даты.

Это необходимо для соблюдения требований, установленных законодательством:

  • Согласно ст. 123 Трудового кодекса РФ, начальник обязан заблаговременно известить подчиненного о предстоящем отпуске.
  • В статье 136 того же Кодекса сказано, что бухгалтерия компании должна оплатить отпуск своевременно. Крайний срок – 3 дня до его начала.

Специфика фирмы

При составлении графика обязательно учитываются производственные потребности и финансовые возможности работодателя. Нельзя одновременно предоставить отпуск всем специалистам отдела сбыта, бухгалтерии, транспортной службы – временное отсутствие профильных специалистов негативно отразится на выпуске продукции, продажах,  парализует работу предприятия.

В некоторых учреждениях ежегодный отпуск делится на 2 части по согласованию сторон. Принять такое решение в одностороннем порядке администрация не вправе.

Внимание! Отпускной период можно делить на 2,3 и более частей – законодательных ограничений к этому нет. При дроблении важно, чтобы одна часть составляла 14 дней. Больше – можно, меньше – нет.

При использовании такой схемы каждый отпускной период (со дня начала и до дня окончания) вносится в график отдельно.

Последовательность действий

  1. Приказ по предприятию с указанием конечных сроков составления документа, ответственных должностных лиц.
  2. Сбор предварительных сведений о желаемом времени отдыха у сотрудников.
  3. Составление графика по унифицированной форме, в произвольном виде или по образцу, утвержденному приказом по предприятию.

  4. Утверждение графика руководством (на основании приказа).
  5. Ознакомление с приказом и отпускным расписанием каждого сотрудника.

Это важно! График обязателен к исполнению обеими сторонами, поэтому согласие с ним работники подтверждают личной подписью. В документе должна быть графа для подписи.

Внесение изменений

Изменения в документ вносятся, когда даты отдыха переносятся. Основанием для этого является:

  • заявление сотрудника с указанием причины переноса;
  • болезнь работника;
  • отзыв с отдыха до его окончания в связи с производственной необходимостью.

Смещение дат и внесение изменений в согласованный график оформляется на основании приказа по предприятию. Отменить документ после его утверждения нельзя. Сведения, касающиеся новых сотрудников, проще оформлять как дополнение или приложение к нему.

Срок хранения

Срок хранения типовых управленческих документов, в частности, графика отпусков, составляет 1 год. Отсчитывается он с 1 января 2020-го и хранится до 1 января 2021-го.

Источник: https://okarb.ru/prochee/sostavlenie-grafika-otpuskov-na-2020-god-poryadok-po-tk-rf.html

Составление графика отпусков: правила, типичные ошибки, сроки составления – Про закон

График отпусков за сколько дней составляется

Проверил юрист: Иванова Мария Сергеевна Последнее обновление: 07.11.2019

Право на отдых гарантировано Трудовым кодексом. Помимо еженедельных выходных дней, наемные рабочие могут претендовать на отпуск с сохранением за этот период среднего заработка и рабочего места.

 Нарушение трудового законодательства чревато для работодателя административным наказанием. Составление графика отпусков исключит как претензии самих сотрудников, так и замечания надзорных органов.

 Остановимся на основных моментах, касающихся правил составления графика отпусков, что принимают во внимание при его заполнении.

Что такое график отпусков

Занеся в таблицу сведения обо всех работниках и сроках планируемого отпуска, получаете график.

Документ одновременно носит информативный характер о распределении в течение календарного года:

  • очередных отпусков всех официально трудоустроенных сотрудников по месяцам;
  • дополнительных дней оплачиваемого отдыха, положенных за особые и опасные, вредные условия труда:
  • даты начала, продолжительность;
  • сведения о переносе запланированного отдыха, с уточнением оснований, послуживших для этого причиной.

После утверждения работодателем и согласования с профсоюзной организацией, график набирает силу локального нормативного акта. Как любой документ внутреннего пользования, касающийся трудовых правоотношений, обязателен для исполнения обеими сторонами.

Образец формы Т-7

Для чего составляется график отпусков

Документ удобен в организации работы собственнику или руководителю:

  • помогает контролировать использование положенных дней оплачиваемого отдыха подчиненными;
  • позволяет найти замену на время отсутствия работников;
  • для формирования резерва на оплату отпускных, что необходимо в бухгалтерском и налоговом учете;
  • для своевременности выплаты причитающихся средств.

Работникам, собирающимся активно отдохнуть, также полезна эта информация:

  • зная, когда уже не нужно идти на работу, они могут заранее купить путевки, билеты;
  • если работодатель необоснованно не дает разрешения на запланированный отпуск, можно аргументированно пожаловаться в надзорные органы.

Законодательные акты, указывающие порядок работы с графиком отпусков

Для постоянных сотрудников ежегодный отдых планируется заранее, согласно требованиям ст. 123 ТК РФ.

Проект локального правового акта в установленном ст. 372 ТК РФ порядке согласовывают с профсоюзом, действующим в интересах трудящихся (если таковой имеется у работодателя).

Первая плановая проверка территориальной инспекцией труда закончится для работодателя предписанием, а возможно и штрафными санкциями при отсутствии такого документа.

Право воспользоваться оплачиваемым отдыхом в общих ситуациях человек получает спустя полгода непрерывной работы в данной организации. Это значит, что люди, принятые на работу в течение первых шести месяцев нового года, когда составлялся график отпусков, не были учтены. Им отпуск по желанию оформляют согласно поданному заявлению.

Имеются исключения, когда работодатель обязан предоставить оплачиваемые дни отдыха, независимо от отработанного стажа, например:

  • беременным сотрудницам перед декретом или после окончания послеродового периода;
  • несовершеннолетним работникам;
  • подчиненным, усыновившим малышей в возрасте от 0 до 3 месяцев со дня рождения;
  • прочим.

В соответствии с нормами ст. 305 ТК РФ, предприниматели, не зарегистрировавшие свою деятельность, могут обойтись без графика. Оплачиваемый отдых наемному персоналу дается по достигнутому сторонами соглашению.

Следует придерживаться норм закона

Кто составляет график и несёт за него ответственность

Как правило, в организациях, имеющих в штатном расписании кадровую службу, инспектор отдела кадров занимается ведением личных дел сотрудников и всей документацией, касающейся трудовой деятельности.

При незначительной численности рабочих, если нет специалиста кадровика:

  • планирование очередности предоставления ежегодного оплачиваемого отдыха достается непосредственно работодателю;
  • второй вариант: кто должен составлять график отпусков в организации руководитель указывает в специально изданном письменном распоряжении (чаще всего, назначая главного бухгалтера).

Лицо, занимающееся составлением, графика отпусков, ведет учет:

  • стажа работы, дающего право на оплачиваемый отдых;
  • использованных дней ранее запланированного срока по заявлению.

Когда составляется график отпусков в крупной организации, задействованы начальники отделов, руководители всех структурных подразделений. С учетом преимущественных прав отдельных категорий сотрудников в выборе отпускного периода, они планируют предоставление отдыха своим подчиненным.

Далее эта информация передается кадровой службе. Инспектор составляет общий график по предприятию.

Форму графика допускается корректировать

Сроки составления и утверждения графика

В середине декабря график должен быть утвержден. Максимально допустимый срок – две недели до новогодних праздников. Естественно, если людей много, проект документа начинают готовить заранее.

Важно принять во внимание, что график может находиться до пяти рабочих дней на согласовании с профсоюзом.

Преимущества составления графиков отпусков для работодателя

Закон запрещает, чтобы отпуск не был использован:

  • два года подряд;
  • работниками, занятыми во вредных, опасных условиях труда;
  • несовершеннолетними лицами.

Благодаря графику руководитель может:

  • назначить лицо, которое примет по акту передачи материальные ценности на время отсутствия материально ответственного сотрудника;
  • своевременно выплатить отпускные;
  • если присутствие собирающегося отдыхать специалиста необходимо для выполнения срочных заданий, договориться о переносе сроков.

Ответственность за отсутствие графика отпусков

Игнорирование работодателем требований о планировании предоставления подчиненным оплачиваемого ежегодного отдыха наказуемо.

Административная ответственность назначается с учетом совокупности обстоятельств в виде:

  • предупреждения;
  • взыскания штрафа;
  • дисквалификации виновных должностных лиц сроком 1-3 года.

За нарушения работодателя накажут

Для наглядности приведем таблицу размеров штрафных санкций, руководствуясь нормами п. 1, п. 2 ст. 5.27.1 КоАП РФ:

Инспектор отдела кадров (или другое назначенное лицо) вместе с руководителем 1-5 тыс. рублейесли ранее привлекались к ответственности за аналогичное правонарушение — 10-20 тыс. рублей
Предприятие, выступающее юридическим лицом30-50 тыс. рублей50 -70 тыс. рублей

Продолжительность ежегодного отпуска для разных категорий работников

Правила заполнения графика отпусков требуют указания периода отдыха работника. Минимально людям должны за отработанный год предоставить 28 календарных дней оплачиваемого отдыха (ст. 115 ТК РФ).

Учитывая специфику работы, психо-эмоциональную напряженность, прочие факторы, предусмотрен удлиненный отпуск. Например:

Законодательный актКатегория трудящихсяОтпускной период, количество дней
ст. 334 ТК РФвоспитатели, учителя, преподаватели вузов и других образовательных заведений42-56
ст. 267 ТК РФдо 18 лет31
ст. 23 ФЗ № 181 (в редакции от 18.07.2019)инвалиды30

Источник:

Когда составляется график отпусков на следующий год

График отпусков представляет собой расписание, в котором отображен перечень ежегодных отпусков для каждого сотрудника. цель документа – обеспечить организацию необходимым количеством людей, установив оптимальное расписание отпусков.

Источник: https://mupgkh.su/semejnoe-pravo/sostavlenie-grafika-otpuskov-pravila-tipichnye-oshibki-sroki-sostavleniya.html

Поделиться:
Нет комментариев

    Добавить комментарий

    Ваш e-mail не будет опубликован. Все поля обязательны для заполнения.