График отпусков новые сотрудники

Содержание

Отпуск для нового сотрудника: разъясняем спорные моменты — Audit-it.ru

График отпусков новые сотрудники
Журнал «Кадровое дело», № 8 август 2009
Подписка на журнал «Кадровое дело»

Ежегодные оплачиваемые отпуска (основные и дополнительные) согласно статье 123 Трудового кодекса предоставляются в соответствии с графиком отпусков, который должен быть в каждой организации в обязательном порядке [1].

Этот документ всегда должен находиться у кадровика под рукой. Поскольку кадровый специалист обязан не только своевременно оформить отпуск по графику[2], но и уведомить работника под роспись о времени начала отпуска не позднее чем за две недели до его начала (ст. 123 ТК РФ).

Каким образом можно уведомить работника о начале отпуска?

Вариант 1. Можно подготовить два экземпляра уведомления и направить сотруднику. Поскольку форма уведомления законодательством не установлена, каждый работодатель вправе разработать свою. На втором экземпляре уведомления работник должен поставить отметку о получении извещения, свою подпись, дату и вернуть его в отдел кадров[3].

Вариант 2. Приказы о предоставлении отпусков можно издавать таким образом, чтобы работники были ознакомлены с ними не позднее чем за две недели до начала отпуска. Например, отпуск предоставляется с 18 августа 2009 года, с приказом об отпуске работник должен быть ознакомлен не позднее 3 августа 2009 года.

Важно помнить, что за задержку выплаты отпускных и (или) уведомление сотрудника о начале отпуска с опозданием (позднее чем за две недели до его начала) работодатель может быть оштрафован (ст. 5.27 КоАП РФ)[4].

Если работник будет предупрежден о начале отпуска позднее чем за две недели либо ему вовремя не выплатят отпускные, то работодатель (по письменному заявлению работника) обязан будет перенести работнику отпуск на другой (согласованный с ним) срок.

Дополняем график отпусков

Таким образом, с сотрудниками, которые работают в компании давно, все ясно. Им отпуск предоставляется по графику. А как быть с теми, у которых право на отпуск наступает в текущем календарном году, но в графике их нет, поскольку приняты они после 17 декабря 2008 года[5]?

Как правило, отпуска за первый год работы таким сотрудникам предоставляются на основании их личных заявлений. Однако (хотя об этом в Трудовом кодексе напрямую и не говорится) целесообразнее было бы включать их в график отпусков.

Во-первых, потому, что все же дату отпуска должен определять работодатель с учетом производственных и финансовых возможностей компании, а не работник[6]. Во-вторых, такой порядок предоставления отпусков удобен для их учета.

В-третьих, включение отпусков в график исключает возможность конфликтных ситуаций по поводу сроков их предоставления.

Пример

В связи с открытием нового производства по изготовлению напольных покрытий в ЗАО «Спектр» в январе 2009 года было принято на работу 50 сотрудников.

Поскольку право на использование отпуска, согласно статье 122 Трудового кодекса, у них возникает в текущем году (по истечении шести месяцев работы в данной организации), инспектор по кадрам подготовила приказ о включении их в график отпусков на 2009 год (образец см. на стр.

23), распределив отпуска по месяцам (начиная с июля 2009 года) таким образом, чтобы не был нарушен производственный процесс. При определении очередности учитывались пожелания вновь принятых сотрудников и мнение выборного органа первичной профсоюзной организации.

Сотрудников, принимаемых на работу с июля по декабрь, включать в график отпусков текущего года не нужно.

Так как право на отпуск у них возникнет только в следующем календарном году, что будет учтено в графике на следующий год.

В случае, если сотрудник отработал у данного работодателя менее шести месяцев, ежегодный оплачиваемый отпуск ему может быть предоставлен по соглашению сторон (ст. 122 ТК РФ).

Определяем продолжительность отпуска

Как мы уже сказали выше, отпуск за первый год работы может быть предоставлен по истечении шести месяцев непрерывной работы. Но какой продолжительности? Многие работодатели полагают, что на полный отпуск (28 календарных дней) вновь принятые сотрудники не имеют права, так как еще не заработали.

Однако следует отметить, что Трудовой кодекс не предусматривает предоставление отпусков пропорционально отработанному времени. Поэтому отпуск предоставляется либо полностью, либо частями, при условии, что стороны (работник и работодатель) достигнут соглашения не только по поводу его разделения, но и по продолжительности каждой из его частей.

Одна из частей должна быть при этом не менее 14 календарных дней (ч. первая ст. 125 ТК РФ).

Пример

Сотрудник обратился с письменным заявлением о предоставлении ему части отпуска на 5 календарных дней (с понедельника по пятницу). Работодатель готов предоставить ему часть отпуска, но продолжительностью 7 календарных дней (с учетом выходных). Разделения отпуска в таком случае не происходит, так как соглашение не достигнуто. Работодатель правомерно поставил на заявлении резолюцию «Отказать».

Инициатива на разделение отпуска может исходить не только от работника, но и от работодателя.

Пример

Иванов М. принят в ЗАО «Сфера» с 2 марта 2009 года. Право на использование ежегодного оплачиваемого отпуска продолжительностью 28 календарных дней у него возникает с 2 сентября 2009 года. Руководитель компании предложил сотруднику разделить отпуск на части (образец см. на стр. 25). Сотрудник согласился.

Определяем расчетный период

При предоставлении отпуска сотруднику, не отработавшему в компании одного года, возникает вопрос: как определить ему период для расчета отпускных. Ведь по закону (ст. 114 ТК РФ) отпускные выплачиваются исходя из среднего заработка.

А расчет среднего заработка, согласно статье 139 Трудового кодекса, производится исходя из фактически начисленной работнику заработной платы и фактически отработанного им времени за 12 календарных месяцев, предшествующих периоду сохранения заработной платы.

Обращаем ваше внимание, что согласно пункту 10 Положения об особенностях порядка исчисления среднего заработка[7] расчетным в таком случае будет являться период работы этого сотрудника в организации.

Пример

В ЗАО «Альфа» Ковальчук С. был принят на должность программиста с 11 января 2009 года с окладом 20 000 руб. Право на использование отпуска продолжительностью 28 календарных дней у него возникло с 11 июля 2009 года.

3 августа 2009 года сотрудник обратился с заявлением предоставить ему часть отпуска продолжительностью 14 календарных дней. Работодатель согласился.

В тот же день был издан приказ о предоставлении отпуска по унифицированной форме № Т-6, на основании которого бухгалтер рассчитала отпускные.

Расчетным в данном случае будет являться период с 11 января 2009 года по 31 июля 2009 года. Указанный период Ковальчук отработал полностью. Его доход составил 140 000 руб. (20 000 руб. x 7 мес.) За январь оклад начислен полностью, так как с 1 по 10 января 2009 года – выходные и нерабочие праздничные дни.

Количество календарных дней, которое необходимо принять в расчет: 196,31 дн. (6 мес. x 29,4 дн. + (29,4 дн. : 31 дн. x 21 дн.), где 21 день – это количество календарных дней в январе 2009 года, приходящееся на отработанное сотрудником время).

В результате, средний дневной заработок составил 713,15 руб. (140 000 руб. : 196,31 дн.).

Таким образом, отпускные составили 9984,10 руб. (713,15 руб. x 14 дн.).

В следующем номере мы поговорим об исчислении стажа для очередного отпуска. Расскажем, как влияет на него отпуск за свой счет. В каких случаях и на сколько дней происходит смещение рабочего года. Каким образом следует отразить это в кадровых документах.
[1] О графике отпусков мы рассказывали в № 12, 2008 (читайте на www.kdelo.ru ).

[2] Приказ о предоставлении отпуска должен быть издан заранее, чтобы бухгалтерия могла начислить по нему и выплатить отпускные не позднее чем за три дня до начала отпуска (ст. 136 ТК РФ).

[3] Образец уведомления см. в № 7, 2009.

[4] Должностному лицу грозит штраф на сумму от 1000 до 5000 руб., юридическому лицу – от 30 000 до 50 000 руб.

[5] Согласно ст. 123 ТК РФ график отпусков утверждается не позднее чем за две недели до наступления календарного года (т. е. не позднее 17 декабря).

[6] За исключением тех категорий работников, которым отпуск (в случаях, предусмотренных Трудовым кодексом и иными федеральными законами) предоставляется в удобное для них время (например, несовершеннолетним, чернобыльцам).

[7] Утверждено постановлением Правительства РФ от 24 декабря 2007 г. № 922.

Источник: https://www.audit-it.ru/articles/account/stuff/a58/192167.html

Как выполнить внесение изменений в график отпусков?

График отпусков новые сотрудники

Трудовой кодекс РФ вводит обязанность составлять график ухода сотрудников в отпуск и возлагает ее на работодателя. Ст. 123 ТК РФ разъясняет, что такой график — составляемый ежегодно документ, утверждаемый распоряжением руководителя.

График предоставления отпусков обладает рядом особенностей:

  1. Составляется и утверждается документ не позднее последних 2 недель перед новым годом.
  2. Учет мнения профкома (при наличии такового) при его оформлении — обязательная процедура.
  3. Однажды утвердив годовой график, администрация предприятия обязана придерживаться его весь год, так же как и работники.
  4. В ходе формирования графика нужно учесть, что некоторые категории сотрудников обладают преимуществами при выборе времени отпуска. О том, как предоставляется отпуск и каков порядок этого, можно узнать из статьи Порядок предоставления отпуска по Трудовому Кодексу. 

График можно составить в свободной форме, однако зачастую применяется бланк Т-7, утв. постановлением Госкомстата России от 05.01.2004 № 1, поскольку в нем уже предусмотрены все требуемые трудовым правом моменты.

График отпусков в обязательном порядке утверждается руководителем компании. Сделать это можно 2 способами:

  1. Издать отдельный приказ об утверждении документа, а также об иных сопутствующих действиях по его исполнению за подписью руководителя.
  2. Предусмотреть гриф утверждения в самом графике (как в уже упоминавшейся форме Т-7). В этом случае приказ об утверждении графика отпусков не понадобится. 

Может ли работодатель менять график отпусков 

Нередко возникает ситуация, когда необходимо изменение графика отпусков, так как документ принимается заблаговременно на длительный период и нет возможности учесть особые обстоятельства, служебную необходимость, болезнь работника и т. п.

Действующее законодательство не содержит никаких норм, указывающих на то, каким образом и как должны оформляться изменения и дополнения к графику отпусков. Однако сотрудники кадровых служб придерживаются мнения, что оформление дополнений и изменений необходимо по ряду причин:

  1. Неактуальность информации, указанной в графике отпусков, может повлечь за собой наложение штрафных санкций со стороны трудовой инспекции, а именно: факт его предоставления вне утвержденных и согласованных дат (ст. 5.27 КоАП РФ).
  2. Внеплановое отсутствие работников на своем рабочем месте может оказать существенное влияние на производственный процесс компании.
  3. Несогласованный отпуск может помешать работе бухгалтерии, у которой на этот случай формируются резервы оплат соответствующих расходов. 

Модифицировать график отпусков можно несколькими способами:

  1. Оформлением дополнения к существующему документу. Указанный способ наиболее удобен при принятии на работу нового сотрудника.
  2. Внесением изменений в уже существующий график. Этот способ удобен при переносе запланированной даты отдыха сотрудника. 

В любом случае необходимо учитывать, что для изменения времени отпуска конкретного работника нужно его согласие (см. ст. 124, 125 ТК РФ), а иногда распорядительный акт руководства, посвященный не изменению графика, а его причине (например, приказ об отзыве из отпуска). 

Изменение графика отпусков по инициативе работника

График отпусков может быть изменен не только по инициативе работодателя (при наличии согласия на это от сотрудника — ч.1 ст. 123 ТК РФ), но и по обращению самого работника.

Выделим следующие особенности процедуры, непосредственно предваряющие  изменение графика отпусков по инициативе работника:

  1. Сотрудник должен уведомить работодателя о своем желании перенести утвержденный графиком отпуск на другую дату или изменить его продолжительность. Для этих целей подается заявление по утвержденной в организации форме (прошу перенести запланированный (дата) отпуск, прошу внести изменения в график отпусков — образец заявления обычно содержит эти или подобные фразы).

    Важно!  В отличие от убытия в отпуск по графику, в случае переноса отпуска подавать заявление необходимо (см. ст. «Отпуск по графику — нужно ли в этом случае заявление?»).

  2. Сотрудник должен уведомить работодателя заблаговременно. Срок обращения работника за переносом отпуска не регламентирован ТК РФ. Но работодатель должен иметь возможность в соответствии с законом выполнить все необходимые процедуры. Например, выплатить отпускные не менее чем за 3 дня до начала отпуска (ст. 136 ТК РФ).
  3. На перенос отпуска по просьбе работника, в общем случае, требуется согласие работодателя.

К ним относятся работники в возрасте до 18 лет, совместители, супруги военнослужащих — полный список читатель сможет найти в нашей статье «Обязательно ли составлять график на отпуск?».

Предоставляя работнику отпуск не по плану, работодатель сам  определяет, каким образом будут зафиксированы такие изменения графика отпусков: посредством утверждения нового графика, дополнений к нему или путем внесения соответствующих сведений в уже существующую форму (см. далее).

Образец дополнения к графику отпусков. Дополнительный график отпусков на новых сотрудников 

Если в течение рабочего года трудоустраиваются иные лица, обязанности по внесению изменений в график отпусков нет. По согласованию с руководителем предприятия возможно предоставление отпуска в любое время по письменному заявлению работника.

Но при принятии решения о документальной фиксации отпусков таких работников разумным будет составление нового графика (дополнения к уже существующему). При этом порядок его введения в действие будет аналогичным:

  1. При заполнении унифицированной формы Т-7 нет необходимости в оформлении приказа об утверждении нового графика. Но при этом в графе «Примечания» следует указать дату поступления сотрудника на работу.
  2. При оформлении графика отпусков в свободной форме необходимо издание распоряжения руководителя об утверждении указанного документа и согласование графика с профсоюзом. 

Порядок оформления дополнения к графику предоставления отпусков будет аналогичен порядку оформления основного документа.

Образец дополнения к графику отпусков можно скачать здесь: Образец дополнения к графику отпусков. 

Смена даты отпуска. Вынесение приказа об изменении даты отпуска и замена графика 

Если же у сотрудника меняется дата предполагаемого начала отпуска, внести соответствующие изменения можно в уже существующий график формы Т-7 следующим образом:

  1. Графа 6, содержащая сведения о запланированной дате начала отпуска, остается в неизменном виде.
  2. Графы 8, 9, 10 заполняются соответствующим образом, а именно:
  • графа 8 информирует о документах, послуживших основанием для переноса отпуска;
  • графа 9 указывает на дату предполагаемого отпуска;
  • графа 10 указывает на возможные причины, послужившие основанием для переноса отпуска работника. 

При этом перенос даты начала должен оформляться соответствующим распоряжением руководителя с указанием причин, послуживших основанием.

С приказом должны быть ознакомлены под подпись все лица, в нем указанные. Кроме того, оформляется согласие работника на перенос отпуска в виде отдельного документа (например, заявление о переносе отпуска с приложением больничного листа) либо надписи на приказе за подписью работника.

Если график отпусков составлялся в свободной форме, порядок внесения изменений в него аналогичен предыдущему. 

Образец приказа об изменении графика отпусков 

Составление приказа о внесении изменений не регламентируется никакими нормами действующего трудового законодательства. Соответственно, допустимо его оформление в свободной форме с учетом применяемых в организации правил делопроизводства.

Однако этот документ должен содержать определенные реквизиты:

  1. Название предприятия.
  2. Название оформляемого документа.
  3. Дату и место его составления.
  4. Порядковый номер распоряжения.
  5. Вступительную часть, содержащую причины издания соответствующего распоряжения.
  6. Основную часть, содержащую всю суть волеизъявления руководителя (например, для отзыва из отпуска — собственно решение отозвать из отпуска с указанием даты выхода на работу, а также дат нового, перенесенного отпуска).
  7. Подпись руководителя.
  8. Подписи лиц, перечисленных в приказе, об ознакомлении с ним. 

Скачать образец приказа можно, пройдя по ссылке: Образец приказа о внесении изменений в график отпусков. 

*** 

Действующее законодательство не содержит норм, прямо указывающих на порядок внесения изменений в график предоставления отпусков на предприятии. Внесение изменений в график отпусков аналогично самому графику должно утверждаться руководителем предприятия.

Если график составлен по унифицированной форме, содержащей утвердительную надпись, необходимости в составлении отдельного распоряжения нет.

Если же график оформлялся в свободной форме и утверждался приказом руководства, все изменения в него также вносятся и утверждаются аналогичным способом. 

Более полную информацию по теме вы можете найти в КонсультантПлюс.
Полный и бесплатный доступ к системе на 2 дня.

Источник: https://rusjurist.ru/kadry/otpusk/kak_vypolnit_vnesenie_izmenenij_v_grafik_otpuskov/

Правила оформления и внесения изменений в график отпусков

График отпусков новые сотрудники

Ежегодно работники организации реализуют своё право на оплачиваемый отпуск в 28 календарных дней. Каждый сотрудник не может пойти в отпуск тогда, когда он захочет, — он должен соблюдать очерёдность предоставления отпусков.

Для этого на предприятии разрабатывается специальный документ — локальный нормативный акт, который называется графиком отпусков. Он обязателен для каждой организации, соблюдать его должны как сотрудники, так и работодатель.

С одной стороны он является гарантией предоставления отпуска сотруднику в назначенное время и оплату за него, с другой стороны, работодатель имеет гарантию того, что все сотрудники будут отдыхать поочерёдно, что не нарушит производственный процесс.

Как составляется документ?

При его составлении все пожелания работников работодатель учесть не может и не должен.

К таким категориям работников относятся:

  • сотрудницы, у которых есть двое и более детей возрастом до 12 лет;
  • работники, чьи жёны в отпуске по беременности и родам;
  • совместители, так как отпуск им должен быть предоставлен в то же время, что и на основном месте работы;
  • работники, не достигшие 18 лет;
  • почётные доноры;
  • супруги военнослужащих;
  • чернобыльцы.

Приказ для утверждения графика не требуется, достаточно подписи руководителя, но он может издать приказ на подготовку такого графика.

В нём отдаётся распоряжение всем руководителям отделов подготовить информацию о существовании категорий работников, чьи пожелания должны быть обязательно учтены, и кого ознакомить с данным приказом.

документа

График может составляться в установленной на данном предприятии форме либо в соответствии с унифицированной формой Т-7.

Структура формы Т-7:

  1. В самом верху указываются наименование и коды организации.
  2. Далее идёт название документа, его номер, дата составления, на какой год составляется.
  3. Следующая графа будет содержать подпись руководителя с расшифровкой и датой утверждения нового графика.
  4. Таблица.

Таблица содержит десять граф:

  • в первой указывается отдел организации (бухгалтерия, служба персонала и т.д.);
  • в следующей графе указывается должность сотрудника;
  • в третьей указываются Ф. И. О. работника;
  • табельные номера, если приняты на предприятии;
  • в пятой графе вписываются дни, положенные сотруднику;
  • в шестой указывается запланированная дата отпуска;
  • в следующей идёт фактическая дата. Заполняется после его реализации;
  • восьмая и девятая для внесения изменений;
  • в десятой указываются примечания.

Он также указывает свою должность и инициалы, подписывает и отдаёт на утверждение руководителю организации. Остальные графы остаются незаполненными, вся информация будет вноситься в них по мере реализации отпусков.

Если график составляется не по форме, в нём обязательно отражаются:

  1. список всех сотрудников предприятия;
  2. для каждого сотрудника указывается количество положенных ему дней отпуска — основного оплачиваемого и дополнительного оплачиваемого (если есть);
  3. даты, когда сотрудник предположительно пойдёт в отпуск. Это может быть только месяц, а может и конкретные числа месяца. Если указать один месяц, необходимо сделать в локальном нормативном акте сноску о том, что за две недели сотрудник должен подать заявление. Тогда у работодателя будет достаточно времени для подготовки расчёта отпускных. Если указываются даты, то заявление писать не нужно, сотрудник будет в отпуске в соответствии с графиком;
  4. в отдельную графу каждый сотрудник ставит свою подпись о том, что ознакомился с графиком;
  5. можно дополнить графу «С изменениями ознакомлен».

Сроки

Утверждён такой документ должен быть за две недели до начала нового календарного года. При этом если в организации есть профсоюз, руководитель должен учитывать его мнение при утверждении.

После этого каждый сотрудник должен ознакомиться с графиком, только после этого он вступит в законное действие. Ознакомление сотрудников должно произойти не позднее, чем за две недели до того, как наступит первый отпуск в графике.

Можно составить ознакомительные листы (в произвольной форме), раздать их по всем структурным подразделениям и отделам для подписей сотрудников.

Изменения в графике

Внесение корректировок в утверждённый график неизбежно, так как работники могут быть уволены либо переносить дату отпуска. Также если сотрудник буде отозван из очередного отпуска, он сможет использовать оставшуюся часть в любое другое время.

В графике по форме Т-7 вносятся следующие изменения:

  • в седьмой графе стоит фактическая дата отпуска;
  • в восьмой — основание на изменение даты (приказ руководителя на основе заявления сотрудника);
  • в девятую графу вносится новая дата;
  • в десятой графе можно указать примечания.

Если в течение года на работу принимаются новые сотрудники, изменения в график не вносятся, они получат отпуск, подав заявление. Можно также утвердить новый дополнительный график, в котором будут отражены сведения о новых сотрудниках и их отпусках.

Если инициатива изменения графика исходит от сотрудника, и он хочет перенести даты отпуска, сначала он должен написать заявление. При согласии работодатель визирует данное заявление и на его основании издаёт приказ на изменение графика с указанием причины и основания. После его издания вносятся изменения.

Если же это инициатива работодателя, то сотрудник пишет заявление о своём согласии на перенос отпуска. Потом руководитель издаёт приказ с указанием причины — «производственная необходимость». Сотрудники ставят подпись в графе «С изменениями».

График отпусков — очень важный документ, который должен быть на каждом предприятии. При выявлении его отсутствия, трудовая инспекция может наложить штраф на работодателя.

Не нашли ответа на свой вопрос? Звоните на телефон горячей линии 8 (800) 350-34-85. Это бесплатно.

Источник: https://zakonguru.com/trudovoe/otpusk/grafik-otpuskov-vnesenie-izmenenij.html

Как внести изменения в график отпусков при приеме нового сотрудника 2020: образец дополнения к форме Т-7 для вновь принятых работников

График отпусков новые сотрудники

График отпусков — это локальный акт, предусматривающий последовательность отдыха персонала в течение года. Ст.123 ТК РФ устанавливает, что данное расписание обязательно для обеих сторон трудовых отношений.

Составляется график заранее — за 2 недели до следующего года. Возникает резонный вопрос, нужно ли включать вновь принятых работников в данный документ, как им предоставлять отпуск?

Нужно ли включать?

Четкого однозначного ответа на вопрос относительно необходимости включения вновь принятых сотрудников в график отпусков на текущий год нет.

Кадровые специалисты разделились в своем мнении относительно необходимости отражения данных по трудоустроенным сотрудникам в графике отпусков.

На практике применяют один из следующих способов:

  1. Не отражают данные по трудоустроенным в течение года лицам в графике и предоставляют отпуск по заявлению сотрудника.
  2. Вносят изменения в существующий график путем заполнения дополнительных строк для новых работников с последующей стандартной процедурой утверждения и ознакомления.
  3. Составляют дополнение к текущему расписанию, где показывают данные только по отпуску вновь принятого на работу.

Корректировки не нужны

Много сторонников у первого способа. Опираются в этом случае на ст.122 ТК РФ, где говорится, что право на отдых за первый год появляется через 6 месяцев работы, а уход в отпуск за второй и последующий годы регулируется очередностью предоставления отпусков, то есть в соответствии с графиком.

То есть в данной статье нет указания на то, что за первый год отдыхать работник должен по графику. Поэтому включать вновь принятых сотрудников в него не нужно и следует оформлять отпускное время по заявлению.

Изменения обязательны

Еще больше кадровиков придерживаются последнего мнения, что данные по трудоустроенным в текущем году все-таки нужно заносить в график, ссылаются при том на ст.123 ТК РФ.

Если четко следовать ТК РФ, то более правильный вариант будет последний.

Закон требует, чтобы работники отправлялись отдыхать в течение года четко по графику. Для вновь трудоустроенных право на отдых появляется через полгода работы.

Если этот момент наступил в году трудоустройства, то возникает вопрос, как ему уйти в ежегодный оплачиваемый отпуск, на каком основании?

ТК РФ позволяет предоставлять отдых по заявлению, однако где гарантия, что работодатель не откажет просьбе работника?

Важно! Отпуск не по графику возможно только с согласия работодателя, кроме случаев обязательного предоставления, предусмотренных ст.122 ТК РФ и федеральными законами.

Получается, если начальство против, то сотруднику придется ждать следующего года, когда его очередной отпуск попадет в график.

С точки зрения закона правильнее будет закрепить законное право нового лица на отдых по истечение полугода в графике. В этом случае он спокойно сможет уйти отдыхать в заранее оговоренное с работодателем время.

Включение вновь принятых на работу сотрудников в график не запрещено законом, исключает потенциальные споры между работником и руководством компании, а также предотвратит возможные проблемы с контролирующими органами.

Опять же вносить изменения в текущий утвержденный график или составлять дополнение к нему целесообразно только для лиц, принятых на работу в первую половину года. Именно в этом случае может возникнуть случай запроса отпуска со стороны сотрудника по истечение полугода работы.

Если человек утроен на работу во второй половине года, то в текущем году отпуск он может получить только с согласия руководителя, за исключением отдельных ситуаций, например, на обязательный отдых может рассчитывать беременная перед декретом независимо от стажа, а также ряд других особых категорий.

Никаких спорных моментов в данном случае не возникает, и необходимость вносить таких лиц в график не имеет смысла, это только добавит работы кадровику.

Как внести изменения при приеме работников?

Наиболее правильный способ внесения изменений в график для вновь принятых работников — это создание нового дополнительного документа по той же форме Т-7 (или самостоятельно разработанной), где будут отражены сведения только по принятым сотрудникам.

Для составления дополнения берется форма графика, которая была использована для составления годового документа, обычно это типовая форма Т-7, но по желанию бланк можно разработать свой.

В дополнительном документе отражается:

  • номер — следующий по порядку;
  • дата — текущая дата составления;
  • должность нового сотрудника, его ФИО, табельный номер;
  • количество отпускных дней, которые планируется предоставить;
  • дата первого дня отдыха;
  • в последней графе приводится пояснение, что данный сотрудник принят на работу определенным числом, в связи с чем и создается данное дополнение.

Важно! Составленный дополнительный график подписывается у начальника отдела кадров, согласовывается с мнением профсоюза, если таковой есть, подается на утверждение директором.

Последний ставит свою утверждающую визу в правом верхнем углу, при необходимости может быть составлен приказ об утверждении, если такая практика заведена на предприятии.

Последний этапом выступает личное ознакомления нового работника с дополнением, свое согласие с установленными для него датами ежегодного отпуска он закрепляет подписью в листе ознакомления.

Также о правилах внесения изменений в график отпусков читайте в этой статье.

Образец дополнения для вновь принятых лиц

Ниже приведен пример того, как можно внести изменения в график при приеме нового сотрудника на работу. Для оформления использована стандартная унифицированная форма Т-7.

Образец дополнения при приеме нового человека в компанию:

Выводы

Работодатель обязан составить график и определить очередность отдыха для персонала, работающего в организации на конец года. Аналогичная обязанность для вновь принятых на работу лиц в текущем году не предусмотрена ТК РФ, однозначного правила на данный случай не предусмотрено.

Так как четких рекомендация законодатель не дает, то работодатель будет прав в том случае, если составит дополнение к графику на нового человека, также он будет прав, если предоставит отдых через полгода только на основании заявления.

Однако в первом случае с работником заранее будет оговорена дата отдыха, что удобно работодателю, и работник будет знать о предусмотренной для него гарантии.

Во втором случае такой определенности нет, возможность уход в отпуск будет решаться на основании заявления по желанию работодателя на момент подачи запроса. Каким будет решение руководства, предугадать сложно, то есть работник остается в подвешенном состоянии и не может спланировать период своего отдыха заранее.

Источник: https://azbukaprav.com/trudovoe-pravo/otpusk/ezhegodnyj/dokumenti/izmeneniya-grafika-t7-dlya-novogo-sotrudnika.html

Составление графика отпусков в 1С 8.3 ЗУП пошагово

График отпусков новые сотрудники

В данной публикации рассмотрим как сделать и заполнить график отпусков в 1С 8.3 ЗУП пошагово, а именно­:

  • в какой срок следует заполнить и утвердить графики отпусков на следующий год;
  • каким документом пользоваться при составлении графиков отпусков и как с ним работать;
  • как можно отразить информацию о переносе отпуска.

Подробнее смотрите в онлайн-курсе «ЗУП 3.1 кадровый и зарплатный учет от А до Я»

Правила составления графика отпусков

Перечислим основные правила составления графика отпусков:

  • график отпусков на следующий год должен быть составлен и утвержден не позднее чем за 2 недели до наступления нового года (ст. 123 ТК РФ);
  • в график отпусков должны быть включены все сотрудники, с которыми заключены трудовые договоры;
  • при составлении графиков отпусков учитываются пожелания льготников.

В статье 262.2 ТК РФ появилась новая категория льготных отпускников ─ сотрудники, у которых есть 3 и более ребенка в возрасте до 12 лет. Они могут пойти в отпуск в любое удобное для них время и работодатель не вправе этому помешать.

  • пожелания остальных сотрудников относительно времени отдыха будут согласованы с работодателем с учетом обеспечения непрерывности технологического процесса;
  • о времени начала отпуска сотрудник должен быть извещен под роспись не позднее чем за 2 недели до его начала.

График составляется с учетом мнения профсоюзного органа (если он есть в компании) и обязателен как для работодателя, так и для работника. За отсутствие графика возможен штраф от 30 до 50 тыс. руб. (ч. 1 ст. 5.27 КоАП РФ).

Оформление графика отпусков

В 1с 8.3 ЗУП для составления графиков отпусков используется документ График отпусков (Кадры – Графики, переносы отпусков):

Через кнопку Подбор в документ включаем сотрудников. Информация загружается в разрезе видов отпусков. По работникам с правом на несколько ежегодных отпусков, в табличную часть добавляется столько строк, сколько ежегодных отпусков назначено сотруднику:

Указываем дату начала и окончаний отпуска, автоматически рассчитывается количество дней отпуска. Другой вариант заполнения периода отпуска — можно указать дату начала отпуска, а в колонке Кол-во дн. внести длительность отпуска. Тогда автоматически заполнится дата окончания отпуска:

Рассмотрим далее возможности по работе с документом График отпусков.

Загрузка данных из файла

В документ График отпусков данные можно загрузить из внешнего файла, нажав кнопку Загрузить из файла:

Заполнение «Графика отпусков» по подразделениям

По каждому подразделению организации можно заполнить отдельный документ График отпусков. Для этого после нажатия в документе кнопки Подбор, следует в форме списка сотрудников Вид списка переключить на По подразделениям:

Выделить подразделение, по которому составляется график отпусков и в правом списке отметить всех сотрудников, нажав сочетание «горячих клавиш» Ctrl+A. Затем нажать кнопку Выбрать:

В документ График отпусков попадут сотрудники только выбранного подразделения. В нашем примере – это подразделение Торговый отдел:

Примечание в документе «График отпусков»

Если в документе будет присутствовать дополнительный отпуск, то в колонке Примечание автоматически появляется запись «Доп.отпуск: Дополнительный отпуск за ненормированный рабочий день». Можно в данной колонке внести свое Примечание:

Эта информации далее отражается в печатной форме Т-7:

Заполнения документа «График отпусков» на основании фактических отпусков

Для того, чтобы заполнить документ Графики отпусков на основании внесенных уже в программу отпусков, следует нажать кнопку Заполнить:

Данный способ можно использовать, когда стоит задача «подогнать» Т-7 под фактические отпуска.

Проверка заполнения документа «График отпусков»

По ссылке Контроль остатков отпусков можно получить информацию о том, насколько корректно составлен график отпусков в 1с 8.3 ЗУП:

Из открывшейся формы по строке с сотрудником имеется возможность получить еще более подробную расшифровку по данным учета.

Особенности формирования печатной формы Т-7

Так как печатная форма Т-7 должна быть сформирована за 2 недели до начала нового года, то колонка дата фактическая не заполняется:

Формирование печатной формы Т-7 в целом по организации

Если документы График отпусков составлялись на каждое подразделение в отдельности, а требуется распечатать общую форму Т-7, тогда можно сформировать отчет График отпусков (Т-7) (Кадры – Кадровые отчеты – График отпусков (Т-7)):

Перенос отпуска относительно графика

В 1с 8.3. ЗУП непосредственно из документа График отпусков по ссылке Оформить перенос можно зарегистрировать перенос отпуска сотрудника:

При этом создается документ Перенос отпуска (Кадры – Графики, переносы отпусков – Перенос отпуска), в котором в табличной части можно указать несколько периодов, на которые разбивается отпуск:

В зависимости от того по чьей инициативе переносится отпуск, в документе Перенос отпуска используется две печатные формы:

  • при переносе по инициативе сотрудника – Заявление;
  • при переносе по инициативе работодателя – Уведомление о переносе отпуска.

Выбор печатной формы определяется на основании установки/снятия флажка Перенос по инициативе сотрудника:

В Т-7 перенос отражается в колонке Дата предполагаемого отпуска с указанием новых дат начала отпуска:

Направление в отпуск на основании графика отпусков

По ссылке Оформить отпуск можно непосредственно из документа График отпусков создать документ Отпуск:

При этом в документ Отпуск автоматически подставляются даты начала и окончания отпуска из Графика отпусков:

По сотруднику, у которого в документе График отпусков имеется основной и дополнительный отпуска со смежными периодами, по ссылке Оформить отпуск создается один документ Отпуск, где заполняются две вкладки Основнойотпуск и Дополнительные отпуска, отгулы:

Если перенос отпуска был разбит на несколько частей, то по команде Оформить отпуск открывается специальная форма для оформления отпусков:

Если Вы еще не подписаны:

Активировать демо-доступ бесплатно →

или

Оформить подписку на Рубрикатор →

После оформления подписки вам станут доступны все материалы по 1С:ЗУП, записи поддерживающих эфиров и вы сможете задавать любые вопросы по 1С.

Помогла статья?

Получите еще секретный бонус и полный доступ к справочной системе БухЭксперт8 на 14 дней бесплатно

Источник: https://BuhExpert8.ru/1s-zup/otpuska-i-komandirovki/raschet-ostatkov-i-planirovanie-otpuskov/sostavlenie-grafika-otpuskov-v-1s.html

График отпусков для новых сотрудников: нужно ли вносить изменение, внесение при приеме работников, образец дополнения для вновь принятых

График отпусков новые сотрудники

Право на отдых у новых сотрудников появляется через 6 отработанных месяца. По согласованию сторон пойти в отпуск работник может и раньше, как за отработанное время, так и авансом.

Если ежегодный отдых нового сотрудника организации планируется в текущем году, нужно ли сведения о нем вносить в график Т-7?

Нужно ли вносить вновь принятых работников?

График отпуска – это документ, в котором распределяются ежегодные отпуска персонала организации. Работодатель планирует и утверждает его заранее – не позднее, чем за 2 недели до начала года.

Сотрудники, принятые в течение следующего года, также могут пойти отдохнуть.

Каждый отработанный месяц дает им право на минимум 2.33 отпускных днях, а право на отпуск по закону появляется по истечении полугода работы.

Согласно ТК РФ, ежегодные отпуска должны предоставляться персоналу в соответствии с графиком.

Данный документ могут не составлять только микропредприятия, для других это обязанность.

Распространяется ли данная обязанность на включение сведения об отпусках вновь принятых сотрудников? Обязательно ли их также вносить в утвержденный график?

Однозначно ответа ТК РФ не содержит.

Возможно развитие ситуации по одному из следующих сценариев:

  1. Не вносятся изменения в график, а отпуск предоставляется по заявлению вновь принятого на работу.
  2. Изменяется текущий график на основании приказа руководителя.
  3. Составляется дополнение к утвержденному графику, в котором отражаются сведения по новому сотруднику.

Так как трудовое законодательство четко не регулирует этот вопрос, работодатель может выбрать любой из указанных способов, так как ни один из них не нарушает ТК РФ.

Правила изменения графика отпусков.

Предоставление по заявлению

Первый способ отправить вновь принятого человека в ежегодный отпуск – это предоставить ему отдых на основании его заявления.

Работник может попросить отпуск за первый рабочий год через полгода работы, согласно ст.122 ТК РФ, продолжительность и сроки согласовываются с работодателем.

Если человеку срочно нужен отдых в более ранние сроки, то это возможно при согласии директора. Отпускное время может быть предоставлено авансом с последующей отработкой.

Для оформления ежегодного отдыха работник пишет заявление, а руководитель его одобряет и составляет приказ. Никаких изменений и правок в график Т-7 при этом не вносится.

Положения трудового законодательства при этом способе предоставления отпускного времени не нарушаются, так как в ст.122 ТК РФ сказано, что за первый рабочий год работник может взять отпуск через полгода, а за второй и последующий – в соответствии с очередностью, установленной в графике.

Логично, что за первый год отдых работник может попросить на основании заявления, а не в соответствии с графиком.

Именно этот способ наиболее популярен у кадровиков.

Как внести изменения в форму Т-7?

Некоторые организации для вновь принятых на работу сотрудников отпуска за первый рабочий год планируют в графике, внося в него изменения.

Ссылаются при этом на ст.123 ТК РФ, где говорится, что очередность предоставления должна быть определена в графике, который обязателен к исполнению.

Некоторые кадровики считают, что если в графике не установлены даты отдыха сотрудника, то ему можно отказать в предоставлении отпуска.

Вопрос о предоставлении на основании заявления решается по согласованию сторон, то есть теоретически работодатель может отказать в удовлетворении просьбы в заявлении, несмотря на то, что право на отдых у вновь принятых появляется через полгода работы.

Чтобы исключить спорные ситуации, работодатель может по факту приема на работу сотрудника закрепить сроки его отпуска в текущем утвержденном графике.

Для этого составляется приказ и вносятся изменения в форму Т-7. Такое действие не нарушает закон и гарантирует для работника отдых в обозначенные сроки.

Для работодателя это также удобно, так как позволит планировать грамотно рабочий процесс.

Начальство будет знать, когда работник пойдет отдыхать, отпуск не будет являться неожиданностью как в случае с подачей заявления, которое с одной стороны нужно удовлетворить по ст.122 ТК РФ, а с другой стороны можно и отказать по ст.123 ТК РФ.

Вносить в график новых сотрудников нужно в том случае, если они приняты на работу в первой половине года, именно тогда по закону у них появляется право на отдых через полгода.

Если человек устроен во второй половине года, то запросить отпуск он может только в следующем году, спорных ситуаций при этом не возникает.

Наиболее правильный способ изменения график для внесения данных об отдыха нового работника – это составить отдельный документ в виде дополнения.

Оформляется дополнение по той же форме Т-7. Единственное отличие – это пометка о том, что документ дополнительный к основному. Ссылка на основной график дается в верхней части дополнения.

В дополнительном графике указываются сведения об отпуске тех сотрудников, которые приняты на работу в текущем году.

Составленное дополнение также проходит все процедуры согласования и утверждения. Виза руководителя обязательно ставится в правом верхнем углу.

Только после этого он считается введенным в действия и обязательным к исполнению.

Образец дополнения

Дополнение к графику отпусков при приеме новых сотрудников можно оформить по такому образцу:

Поделиться:
Нет комментариев

    Добавить комментарий

    Ваш e-mail не будет опубликован. Все поля обязательны для заполнения.