График отпусков когда составляется

Содержание

Особенности составления графика отпусков

График отпусков когда составляется

Одно из обязательных дел, которое нужно успеть завершить до Нового года, – это утвердить график отпусков. Норма законодательства, регламентирующая данную процедуру, весьма лаконична. В жизни же возникает немало вопросов. Ситуации из арбитражной практики, рассмотренные в статье, помогут на них ответить.

Обязанность работодателя

Ежегодно не позднее чем за две недели до наступления календарного года работодатель должен определиться с очередностью предоставления работникам оплачиваемых отпусков, составив и утвердив график отпусков. Такое требование установлено в статье 123 Трудового кодекса РФ.

Лучше подстраховаться

Прежде чем приступить к составлению графика, следует учесть мнение Президиума ВС РФ (изложено в п. 5 раздела II Судебной практики по гражданским делам Обзора судебной практики Верховного суда Российской Федерации за III квартал 2013, утвержденного Президиумом ВС РФ 5 февраля 2014 г.).

Суд считает, что в случае увольнения работника до окончания рабочего года, в счет которого он получил оплачиваемый отпуск, задолженность за неотработанные дни отпуска взысканию в судебном порядке не подлежит.

В том числе если работодатель не смог произвести удержание из причитающейся к выплате заработной платы вследствие ее недостаточности.

При возникновении спора суд откажет работодателю во взыскании с работника денег (определение ВС РФ от 12 сентября 2014 г. № 74-КГ14-3).

Это означает, что строительным организациям, где высока текучесть кадров, безопаснее предоставлять отпуск работнику в конце его очередного рабочего года. Тогда задолженности за неотработанную часть отпуска не возникнет. Кстати, положения Трудового кодекса РФ такой маневр осуществить в графике позволяют.

Соблюдение процедуры оформления графика

График утверждает руководитель организации, а работник должен быть всего лишь извещен о времени начала отпуска не позднее чем за две недели.

Есть, правда, в статье 123 Трудового кодекса РФ оговорка, что при этом должно быть учтено мнение профсоюзной организации. Однако учет мнения – это не получение согласия, а всего лишь выслушивание позиции профсоюза.

Следовательно, даже если заключение профсоюза будет отрицательным, работодатель вправе в составленном графике ничего не менять (подробно порядок учета мнения выборного органа первичной профсоюзной организации изложен в ст.

372 Трудового кодекса РФ).

Унифицированная форма графика отпусков № Т-7 утверждена постановлением Госкомстата России от 5 января 2004 г. № 1.

С 1 января 2013 года унифицированные формы документов не являются обязательными к применению.

Но поскольку в самостоятельно разработанной форме могут быть не полностью учтены требования трудового законодательства, для учета труда и его оплаты целесообразно применять унифицированные формы первичной учетной документации.

(Обязательными к применению продолжают оставаться формы документов, используемые в качестве первичных учетных документов, установленные уполномоченными органами в соответствии с федеральными законами (информация Минфина России № ПЗ-10/2012)).

Чем грозит отсутствие графика

Как показывает судебная практика, отсутствие графика отпусков работодателю обходится недешево.

Так, в одном из случаев инспекция по труду оштрафовала за это организацию по статье 5.27 Кодекса РФ об административных правонарушениях на 40 тыс. руб. Работодатель попросил признать нарушение малозначительным, поскольку график отпусков он сразу же составил.

Однако суд с этим не согласился, ввиду того что нарушение законодательства о труде является нарушением установленных государственных гарантий трудовых прав и свобод граждан, благоприятных условий труда, прав и интересов работников (см. решение Октябрьского районного суда г. Кирова от 26 сентября 2014 г.

№ 12-544/2014). А это существенное нарушение.

Арбитры отметили, что добровольное устранение последствий (составление графика отпусков) не является обстоятельством, свидетельствующим о малозначительности нарушения.

Тем не менее размер штрафа был снижен до 30 тыс. руб., учитывая, что нарушение совершено впервые и что оно было быстро устранено.

Льготные категории работников

Помимо этого перед составлением графика следует учесть, что некоторые категории работников вправе взять ежегодный оплачиваемый отпуск в любое удобное для них время. В таком порядке отпуск предоставляется:

  • мужу по его желанию в период нахождения его жены в отпуске по беременности и родам, причем независимо от времени его непрерывной работы в данной организации (ст. 123 Трудового кодекса РФ);
  • женщинам перед отпуском по беременности и родам или непосредственно после него либо по окончании отпуска по уходу за ребенком (ст. 260 Трудового кодекса РФ);
  • работникам в возрасте до 18 лет (ст. 267 Трудового кодекса РФ);
  • лицам, работающим по совместительству, – одновременно с отпуском по месту основной работы (ст. 286 Трудового кодекса РФ);
  • другим категориям работников в случаях, указанных в федеральных законах и иных нормативных правовых актах, действующих на основании статьи 423 Трудового кодекса РФ (ст. 123 Трудового кодекса РФ).

Отделу кадров необходимо заранее собрать сведения о том, кто и в какое время собирается отдыхать в следующем году, чтобы учесть их при составлении графика.

Конечно, в течение года планы работников, имеющих право на выбор времени отдыха, могут поменяться в зависимости от конкретных обстоятельств.

В этом случае при предоставлении отпуска работодатель выполняет волю работника.

(Подробнее о процедуре оформления графика отпусков и об ответственности работодателя рассказано в статье «Составляем график отпусков», опубликованной в журнале «Учет в строительстве» № 1, 2012.).

Неурегулированные моменты

Приведем некоторые характерные примеры споров по поводу отпусков.

Отдых не по графику

Как быть, если работник хочет уйти в отпуск не по графику? Трудовой кодекс РФ этот вопрос не рассматривает вообще.

При нежелании идти навстречу работнику, работодатель может руководствоваться статьей 123Трудового кодекса РФ, в которой говорится, что график отпусков обязателен как для работодателя, так и для работника.

Ленинградский областной суд в определении от 26 декабря 2012 г.

№ 33-5595/2012 указал, что предоставление отпуска, не зафиксированного в графике, возможно только по соглашению сторон с учетом как интересов работника, так и интересов работодателя.

Иногда, наоборот, у работодателя возникает желание не давать работнику отпуск по графику. Однако перенос отпуска работодателем по собственной инициативе без согласования с работником действующим трудовым законодательством не предусмотрен.

Это подтверждено в апелляционном определении Хабаровского краевого суда от 19 октября 2012 г. № 33-6499.

Суд отметил, что поскольку работник не давал согласия на перенос отпуска с октября на декабрь, решение руководителя об отказе в предоставлении очередного отпуска, согласно графику отпусков, и распоряжение о переносе отпуска с октября на декабрь являются незаконными.

При этом работники через суд нередко взыскивают с работодателей компенсацию морального вреда.

Первый отпуск

Существует неопределенность и в порядке предоставления работнику первого отпуска.

С одной стороны, соблюдая требования статьи 123 Трудового кодекса РФ и составляя график отпусков не позднее чем за две недели до наступления календарного года, еще не принятых работников работодатель в него не включает.

С другой – право на первый отпуск у работника возникает по истечении шести месяцев работы (ст. 122 Трудового кодекса РФ). Ленинский районный суд г. Махачкалы в решении от 11 сентября 2014 г. № 2-3017/14 указал, что в этом случае отпуск работнику подлежит предоставлению по взаимной договоренности с работодателем с учетом производственной необходимости.

Дата начала отпуска

Следует учитывать, что отпуск, оформленный с первого числа месяца (как, впрочем, со второго и третьего числа), для бухгалтеров создает проблему.

Дело в том, что, согласно статье 139 Трудового кодекса РФ, расчет средней зарплаты работника производится исходя из фактически начисленной ему зарплаты и фактически отработанного им времени за 12 календарных месяцев, предшествующих периоду, в течение которого за работником сохраняется средняя заработная плата.

Это означает, что при отправлении работника в отпуск, скажем, с 1 декабря, ноябрьский заработок должен попасть в расчет отпускных. Но статья 136 Трудового кодекса РФ требует, чтобы оплата отпуска производилась не позднее чем за три дня до его начала.

Как бухгалтерия может выдать работнику отпускные 27 ноября, когда у нее еще нет информации о его работе за последние три дня месяца? Обычно бухгалтеры начисляют отпускные из фактически отработанных (по 27 ноября) дней, а затем по окончании месяца делают перерасчет.

Поскольку законодательно эта проблема не решена, оптимальным (с точки зрения бухгалтерии) является график отпусков, в соответствии с которым работники с первого по третье число любого месяца в отпуск не уходят.

Применение графика

После того как график утвержден руководителем строительной компании, он становится руководством к действию.

Извещение работника

О времени начала отпуска работник должен быть извещен под подпись не позднее чем за две недели.

Чтобы выполнить это требование, сотрудника можно ознакомить с графиком под подпись еще в декабре текущего года. Если ему по графику идти в отпуск, допустим, в сентябре следующего года, то получится, что он был с этим фактом ознакомлен в строгом соответствии с нормой законодательства.

Такой порядок позволяет в дальнейшем избежать неприятности, которая заложена в статье 124Трудового кодекса РФ. Ведь если работник был предупрежден о времени начала отпуска позднее чем за две недели до его начала или ему своевременно не произведена оплата ежегодного отпуска, то работодатель по письменному заявлению работника обязан перенести отпуск на другой срок, согласованный с работником.

Заявление

Обратите внимание: при уходе работника в отпуск по графику никаких заявлений на предоставление отпуска от него не требуется. Заявление нужно лишь в том случае, если сотрудник хочет взять отпуск в неурочное время или разбить его на части.

В соответствии со статьей 125 Трудового кодекса РФ по соглашению между работником и работодателем ежегодный оплачиваемый отпуск может быть разделен на части.

При этом хотя бы одна часть должна быть не менее 14 календарных дней. (То есть любая другая из частей отпуска может составлять даже один календарный день.

При этом не имеет значения, использовал работник к этому времени часть отпуска величиной не менее 14 календарных дней или нет.).

Деление отпуска на части

А если работник отказался использовать отпуск частями?

Мособлсуд в определении от 12 октября 2010 г. № 33-19615/2010 пришел к выводу, что исковые требования о предоставлении отпуска целиком и компенсации морального вреда подлежат удовлетворению, так как отпуск был предоставлен работнику не полностью, а он согласия на его деление не давал.

Иногда случается, что работник не отдыхает несколько лет подряд. В этой ситуации заменить ежегодные отпуска денежной компенсацией (даже при наличии согласия сотрудника) работодатель не имеет права.

Вместе с тем не предоставленные дни отпуска за прошлые годы не могут быть аннулированы работодателем, он обязан их предоставить ( апелляционное определение Вологодского областного суда от 5 октября 2012 г. № 33-4157/2012). Поэтому задолженность по отпускам за прошлые годы должна учитываться при составлении графика отпусков на очередной календарный год.

Совпадение очередного отпуска с учебным

Очередной отпуск по графику может совпасть с учебным. Как быть?

Ярославский областной суд в апелляционном определении от 23 июля 2012 г.

№ 33-3831/2012посчитал, что в этом случае в силу статей 114, 173 Трудового кодекса РФ сотрудник, обучающийся без отрыва от производства, имеет право на оба отпуска: ежегодный и учебный.

Поэтому, если учебный отпуск совпадает с ежегодным, работодатель по согласованию с работником должен перенести очередной отпуск на другой период в соответствии со статьей 124 Трудового кодекса РФ.

Еще в одном деле возникло непонимание применения статьи 126 Трудового кодекса РФ, на основании которой часть ежегодного отпуска, превышающая 28 календарных дней, по письменному заявлению работника может быть заменена денежной компенсацией. Из этого следует, что работник сам вправе решать, каким образом распорядиться дополнительными днями к отпуску, и работодатель не может в одностороннем порядке предоставлять дополнительный оплачиваемый отпуск.

Однако работодатель обязан этот отпуск включить в график отпусков. В том случае, если работник не напишет заявление на замену ежегодного дополнительного отпуска денежной компенсацией до дня ухода в отпуск, то права работника не нарушаются. (На это указано в решении Дзержинского районного суда г. Перми от 21 мая 2014 г. № 2-1529-14.).

Важно запомнить 

График очередных оплачиваемых отпусков составляется ежегодно. Утверждает его руководитель организации.

Журнал “Учет в строительстве”

Источник: https://hr-portal.ru/article/osobennosti-sostavleniya-grafika-otpuskov

Составляем график отпусков — форма т-7 и приказ на 2020 год

График отпусков когда составляется

Чтобы все сотрудники не ушли на заслуженный отдых в одно и то же время, а работу предприятия не пришлось из-за этого останавливать, составляют график отпусков. Этот план ежегодных «каникул» утверждается с целью установления очередности отдыха и обеспечения пребывания на предприятии работников в нужном количестве.

Граничные сроки утверждения

Имеются установленные правила составления графика. Документ утверждают один раз в год, внесение изменений запрещено (разрешается только в сроках, а изменять их допустимо в соответствии с приказом о переносе отпускных дней, подписанным руководством предприятия). Согласовывают его администрация организации и профсоюзный орган (при наличии).

ТК РФ предписывает принимать во внимание пожелания работников и учитывать особенности труда. Коллективный договор или другой нормативный акт может устанавливать максимальное количество сотрудников, одновременно пребывающих на заслуженном отдыхе. Функция данного документа — не допустить нехватки персонала или остановки рабочего процесса.

Заняться составлением необходимо в ноябре, так как руководитель должен утвердить его не позже 16 декабря 2020 года. Трудовой кодекс требует, чтобы на план был утвержден за 2 недели до нового календарного года.

При устройстве новых работников изменения в план отпусков не вносят, достаточно согласовать отдых с руководством.

Для справки: срок хранения документа — один год.

Составление графика отпусков

Воспользоваться частичным оплачиваемым ежегодным отпуском работающий может непрерывно проработав полгода на одном предприятии, на полный период — потрудившись год.

Что нужно знать относительно прав отдельных граждан?

Прежде чем составлять график, принимают во внимание, что определенным категориям работников положен очередной отдых в конкретный период:

  • женщины, у которых двое и больше несовершеннолетних детей, не достигших 12-летнего возраста, отдыхают по желанию летом;
  • отцы-одиночки;
  • ветераны войны и труда;
  • сотрудники младше 18 лет;
  • опекуны или попечители;
  • ветераны боевых действий;
  • удостоенные звания Героя РФ, Героя Советского Союза;
  • полные кавалеры орденов Славы.

Пример заполнения графика отпусков

График отпусков — локальный акт предприятия, содержащий информацию об очередности отпусков работников всех отделов. Чтобы его составить, необходимо ознакомиться с унифицированной формой Т-7 (последний раздел).

У каждого структурного подразделения может быть собственный график.

Такая схема наиболее удобна: сначала руководители подразделений составляют документы с учетом потребности в  работниках, а уже после этого кадровики вносят исправления в поданные графики в зависимости от существующих льгот.

Откорректированные документы передают на ознакомление сотрудникам, которых пришлось «подвинуть», а также на согласование начальникам отделов. Перенос, который может случиться во время внесения изменений, влечет за собой смещение еще нескольких работников, поэтому согласование с теми, чьих интересов это касается, обязательно.

После разрешения спорных вопросов исправленные документы передают в отдел кадров и составляют сводный график на все предприятие.

Вместо приказа об утверждении графика отпусков используйте форму Т-7

Важные моменты Трудового кодекса

  1. Стаж работы. Претендовать на получение оплачиваемого отпуска могут сотрудники, которые на момент составления графика отработали в организации шесть месяцев и более (при этом предупреждают об отсрочке).

    Если в период, за который дается очередной отдых, работнику предоставляли дополнительные дни за свой счет на семидневный срок и более либо по уходу за ребенком, данное время кадровик не включает в общий стаж, дающий законное право на оплачиваемый ежегодный отдых. Подобные обстоятельства могут повлечь за собой перенос каникул даже в случае включения их в график, т.

    к. недостающий необходимый стаж является весомым юридическим основанием, позволяющим вносить правки в документ.

  2. Следующим категориям предоставляют отдых вне зависимости от стажа: несовершеннолетним, женщинам перед отпуском по беременности или же после него; приемным родителям детей, которым не исполнилось к этому времени трех месяцев).

  3. На предприятиях с опасными или вредными условиями труда предусмотрены дополнительные дни отпуска. Их включают в график, но стаж, предоставляющий право на такой отдых, подразумевает фактически отработанное время. Закон не предусматривает предоставление дополнительного отдыха авансом.

  4. На получение двух отпусков в одном календарном году могут рассчитывать люди, у которых начало трудового пути выпало на конец прошлого календарного года (ноябрь). В этой ситуации работнику по закону положен отпуск в июне и до конца года уйти в еще один. Однако уже за следующий период (за второй и дальнейшие года отдыхать можно в любое время).

  5. Не только пожелания работников устанавливают очередность отпусков, но и наличие сотрудников, имеющих первоочередное право на использование ежегодного отдыха в летний период.
  6. Внешним совместителям предоставляют отпуск, совпадающий с основной работой. Кадровикам приносят справку с первого места трудоустройства.

  7. Не отгулявшие отпуск в прошлом году имеют первоочередное право на него или выбирают удобное для них время.
  8. Сотрудники, которые планируют подавать документы в ВУЗы, а также имеющие детей, заканчивающих 11 или 9 класс, наделяются правом выбора периода отпуска самостоятельно.

Унифицированная форма Т-7 и приказ

В 2001 году Госкомстат РФ утвердил форму Т-7, которая действует по сегодня. Некоторые специалисты отдела кадров придерживаются мнения, что график можно оформить произвольно. Однако стоит использовать унифицированный бланк учетного документа. Для бухгалтерии Т-7 является аргументом, на основании которого начисляются выплаты отпускных.

Многие задаются вопросом, нужно ли утверждать график отпусков приказом? Ответ однозначный — нет. В шапке Т-7 содержится раздел «Утверждаю», где предусмотрена подпись руководителя. Данная форма сама выполняет функцию приказа.

График отпусков форма т 7

Когда возникает необходимость разделить отдых на части или ознакомить работника с таковым (лист ознакомления с графиком дают на подпись сотруднику за 14 дней до начала отпуска), кадровики сталкиваются со сложностями, поскольку в форме Т-7 не предусмотрены подобные действия. Эту проблему разрешают путем оформления дополнительных строк либо добавлением лишней графы или листа для подписи сотрудников.

Внесение изменений в график отпусков образец

Чтобы изменение графика не превратилось в лишнюю работу, заблаговременно согласуйте со всеми заинтересованными лицами периоды отдыха и разделение отпуска на части.

Источник: https://ktovdele.ru/grafik-otpuskov.html

График отпусков: правила составления и утверждения

График отпусков когда составляется

Для того чтобы каждый сотрудник мог ежегодно отдыхать, не мешая при этом рабочему процессу, на предприятиях составляют график отпусков. Это нормативный документ, который создают служащие отдела кадров по образцу, утвержденному трудовым законодательством. Он является обязательным в компании, и соблюдать его должны все без исключения члены коллектива, в том числе и руководитель.

Расписание отпусков сотрудников на будущий год должно быть полностью готово за 14 дней до его наступления, т.е. ориентировочно 15-17 декабря. Основанием для составления табеля является приказ директора. Чтобы он был готов к назначенному сроку, начальники различных подразделений начинают собирать данные заранее.

При составлении очередности отпусков учитываются пожелания персонала. Предоставление отпусков сотрудникам обязанность любого работодателя. Есть категории, мнение которых принимается во внимание в первую очередь:

  • многодетные матери, дети которых не старше 12 лет;
  • несовершеннолетние;
  • родители или опекуны ребенка до 18 лет с инвалидностью;
  • люди, имеющие особые заслуги перед родиной: герои труда, кавалеры ордена Славы и Трудовой Славы, участники и инвалиды ВОВ, герои Советского Союза и Российской Федерации, почетные доноры, а также пострадавшие в результате ядерных катастроф.

Также есть категории людей, которые имеют законное право отдыхать в любое время года:

  • те, кто работает по совместительству и берет отпуск на основной работе;
  • беременные женщины и их мужья, если есть показания и назначение врача;
  • несовершеннолетние;
  • жены военных имеют право отдыхать вместе со своими мужьями.

ВНИМАНИЕ! Сотрудник может уходить на отдых согласно отпускного графика только после того, как он отработал не менее полугода в этой организации, кроме категорий граждан, названных выше.

Если в компании есть отдел кадров, то его начальник является ответственным за составление расписания. Если такого подразделения нет, то руководитель может назначить составителем любого сотрудника: секретаря, бухгалтера, или заняться этим самостоятельно.

Ответственный дает поручение руководителям других отделов изучить пожелания своих подчиненных касательно периодов работы и предполагаемого отдыха. Они собирают информацию и сдают ее в письменном в виде. Кадровик составляет сводную таблицу, куда вносит полученные данные, подписывает ее и издает приказ, который затем подписывает руководитель.

Этот план начальник отдела кадров составляет на основании штатного расписания, в котором указаны все необходимые данные о каждом работнике: Ф. И. О., должность, подразделение, табельный номер. Кроме того, в нем должны быть отражены:

  1. Полные реквизиты компании.
  2. Мнение профсоюза касательно сводной таблицы, если таковой имеется в организации. Ставится дата ознакомления (утверждения).
  3. Указывается, когда был составлен список.
  4. Подпись руководителя, хотя она и стоит перед таблицей, ставится в последнюю очередь, т.е. только после того, как список был согласован со всеми членами коллектива.
  5. Основные данные: отделы, Ф. И. О. работников, их должности, табельный номер и желаемое время отпуска.
  6. Далее свои подписи ставят начальники подразделений, уже после того, как их подчиненные согласились с установленными сроками.

Весь год табель будет заполняться и корректироваться, даты могут переноситься по желанию работников, которые имеют уважительную причину. Отдел кадров обязан за две недели сообщать членам коллектива о предстоящем отдыхе. Без оповещения персонал имеет полное право отказаться уходить со службы в назначенное время.

ВНИМАНИЕ! Оплачиваемый перерыв в работе составляет 28 дней. Он может быть разделен на несколько частей. Главное условие — чтобы первая из этих частей отпуска была не меньше двух недель. Отдых может переноситься по желанию сотрудников на следующий год и даже позже.

Обязательно указываются данные всех работников предприятия, они классифицируются по подразделениям. У каждого должен быть табельный номер, в том числе и у директора. Напротив каждой фамилии ставится предполагаемый диапазон дат перерыва в работе.

Он в большинстве случаев составляет 28 дней, а для инвалидов, педагогов, работников вредных производств и опасных условий труда может быть увеличен. Также к этим дням могут быть добавлены те, что не были использованы в прошлых расчетных периодах.

Если человек желает разделить отпуск на части, то его фамилию указывают в графике столько раз, сколько отдельных периодов он хочет использовать в следующем рабочем году.

Для составления этого документа существует форма № Т-7, которая утверждена Госкомстатом России 5 января 2004 года. Специалисты кадровой службы используют разные программные ресурсы для создания документа: это может быть как Word, так и Excel.

Бланк Т-7 для заполнения можно скачать по ссылкам: doc и xls. Заполненный образец графика отпусков сотрудников по форме Т-7 доступен для загрузки здесь.

Эта форма носит рекомендательный характер: разрешается использовать и любые другие бланки, в т.ч. разработанные самостоятельно.

Источник: https://o-kadrah.ru/otpusk/grafik

График отпусков и правила его составления

График отпусков когда составляется

График отпусков – обязательный комплект документации, который в соответствии с Трудовым кодексом Российской Федерации должен быть у каждой организации. По этой причине трудовая инспекция и прокуратура, в первую очередь, проверяют наличие именно этого графика.

Понятие графика отпусков

График отпусков представляет собой расписание, в котором отображен перечень ежегодных отпусков для каждого сотрудника. цель документа – обеспечить организацию необходимым количеством людей, установив оптимальное расписание отпусков.

Документ формируется в соответствии с формой Т-7, которая регламентирована Постановлением Госкомстата РФ №1 от 5.01.2004 года.

Начиная с 2013-го года, особенности составления изменились. С этого момента организация обязана разрабатывать форму документа самостоятельно, однако в ней должны иметься все достоверные реквизиты в соответствии с первичной бухгалтерией.

Замечание. Несмотря на такое разрешение, большинство предприятий предпочитает использовать форму Т-7 из-за ее удобства.

План отдыха обязаны подписать начальник службы кадров и руководитель подразделения фирмы. При использовании формы Т-7, глава предприятия ежегодно ее утверждает.

Продолжительность отпуска

28 календарных дней – продолжительность отпуска, которое закрепляется за сотрудником за год деятельности на производстве. Единственное исключение – работники организации, состоящие на особенных условиях труда. В частности:

  • Граждане, осуществляющие деятельность на опасных условиях;
  • Лица, занятые работой в северных условиях.

Для любой из этой категории, время отпуска увеличивается.

Законодательство также описывает случаи, когда за деятельность работника назначаются дополнительные дни отдыха:

  1. Непостоянный рабочий день сотрудника – работодатель обязан добавить к графику 3 дня отпускных;
  2. Несовершеннолетним работникам полагается отпуск, который продолжается 31 день.

Замечание. Настоятельно не рекомендуется одновременно отправлять в отпуск все подразделения или службы предприятия – такой ход нарушит работу организации, что повлечет за собой серьезные убытки.

Учитывая специфику предприятия, можно составить приблизительную схему отпусков:

  • Работников сельского хозяйства лучше всего отправить в отпуск зимой, так как в это время года активность организации снижена;
  • Лето – идеальное время для отправления в отпуск работников учебных заведений.

Только учитывая особенности организации, можно составить оптимальный график, который не нарушит производственные возможности и не подорвет финансы компании.

Порядок составления графиков на следующий год

Стоит отметить, что график отпусков относится к документу локального характера. То есть они имеют силу в рамках конкретной организации или подразделения и неактуальны за их пределами. Практических во всех предприятиях формируются именно локальные акты, в которых отражено двустороннее отношение между сотрудником и работодателем.

Замечание. Письмо Роструда №4414-6 обязывает предприятия составлять локальные нормативные графики отпусков для каждого отделения.

На процесс формирования графика могут повлиять фундаментальные документы и прочие нормативные справки, действующие в организации. При наличии коллективного соглашения в нем могут излагаться особенности формирования плана отпусков.

Опрос сотрудников

Важным фактором формирования графика может стать опрос работников организации. Проводить опрос можно путем личной беседы или анкетированием. После анализа результатов, работник кадровой службы делает наброски с приблизительным планом отпуска для каждого служащего компании.

Важно. Если организация включает в себя множество структурных подразделений, то опрос может провести уполномоченный сотрудник.

После завершения опроса и формирования приблизительно плана, сведения передаются в кадровую службу. Здесь сотрудники по своему усмотрению меняют расписание, подстраивая его в соответствии с возможностями компании. На последнем этапе план согласовывается с самими сотрудниками и начальниками подразделений.

Законодательство

При формировании плана отпусков важно помнить о том, что некоторые сотрудники имеют полное право самостоятельно выбирать период и продолжительность отдыха. Эти нюансы полностью расписаны в законодательство Российской Федерации.

К привилегированным работникам, которые имеют законное право выбирать период и продолжительность отдыха, относят:

  • Совместителей, пришедших со сторонних компаний. Такие лица могут взять одновременно два отпуска – с дополнительной и основной работы;
  • Беременных девушек, которые, по расписанию должны уйти на отдых накануне декретного отпуска или после его окончания;
  • Несовершеннолетних граждан, работающих на производстве с заключением трудового соглашения.

Представленный выше список не полный. Исчерпывающий перечень можно найти в Трудовом кодексе Российской Федерации.

Важно. Сотрудник, имеющий подобные привилегии, обязан предоставить пакет документов, которые подтвердят его полномочия при выборе особенностей отдыха.

Неиспользованные дни

Нередко случается так, что лицо имеет неизрасходованные за прошлый год отпускные дни, о которых кадровая служба не должна забывать. Также не стоит забывать и о расчёте отпускных выплат.

При возникновении такой ситуации, сотрудник должен уйти на отдых за текущий год, а позже в произвольном порядке работнику назначается период отдыха за неиспользованные дни.

Замечание. Неизрасходованные дни могут быть как занесены в график отпусков, так и предоставлены на основании соглашения между сотрудником и работодателем.

Сотрудник не теряет прав на неиспользованные дни в случае, если они не занесены в план отпусков. Это время остается закрепленным за работником до того момента, пока он их не использует.

Внесение корректировок в план

Закон разрешает корректировать принятый график отпусков только после согласования с сотрудником фирмы, чей отдых переносится на другое время.

На практике существует три основных нюансов, из-за которых может происходить корректировка графика:

  1. Работник своевременно не получил выплаты за отпускные;
  2. В случае, когда лицо получило извещение о начале запланированного отдыха с запозданием;
  3. Если уход работника на отдых повлечет большие финансовые или производственные потери для компании.

Основанием для начала корректировки графика может стать приказ работодателя, однако он должен обосновать причины изменения и ответить на вопросы сотрудников.

В стандартизированной форме Т-7 для заполнения изменений существуют отдельные графы:

  • Графы 7-9 заполняются в случае, когда отдых человека переносится;
  • Графа 10 в случае отмены отпуска – сотрудник в срочном порядке вызывается на место работы. При этом оставшиеся дни отдыха должны быть перенесены на следующий период.

На любом предприятии принято выделять два варианта изменений графиков:

  1. Создание нового документа – подразумевает оформление нового графика отпусков. Такой шаг может вызвать трудности в случае проверки от трудовых инспекций;
  2. Создание дополнительной формы, которая прилагается к основному документу и теряет силу отдельно от него.

Наиболее удобным и практичным вариантом является второй – это решение не вызовет проблем со службами проверки, так как полностью исключает путаницу в документации фирмы.

Нюансы формирования графиков

Помимо основных моментов, которые необходимо учитывать при формировании плана отпусков, существует ряд дополнительных:

  • Стаж сотрудника – законное право на оформление оплачиваемого отпуска имеют только работники, занятые на предприятии более 6 месяцев. Если за это время сотрудник брал дополнительный неоплачиваемый отпуск на срок более 7 дней, то он не включается в этот стаж;
  • Два отпуска – его могут получить те сотрудники, которые были устроены на предприятии под конец календарного года (сентябрь, октябрь и т.д.). Лицо имеет право взять первый отдых до мая, а второй – до конца года;
  • Дополнительные отпуска – локальный отдых, который имеется во множестве организаций с опасным или крайне вредными условиями труда. Время отдыха должно в обязательном порядке заноситься в график, однако использовать подобные отпуска может только лицо, отработавшее на предприятии больше 6 месяцев. Помимо этого, закон не предусматривает получение такого отпуска авансом;
  • Сотрудники, которые поступают в высшие учебные заведения, имеют право самостоятельно выбирать время отпускных. Преимущественно это положение относится к лицам, работающим в районах крайнего севера.

Типичные ошибки при формировании плана

Одна из самых распространенных ошибок, которую можно встретить во многих средних и мелких организациях – отсутствие графика. Это прямое нарушение правил, установленных Трудовым кодексом Российской Федерации, которое влечет за собой штраф.

Обратите внимание. В соответствии с действующим законодательством РФ, составлять план отпусков необходимо даже в фирме, где работает один человек.

Следующая ошибка – на документе нет подписей от руководителей кадровой службы. Такое происходит в случае, когда локальный план отдыха сотрудников компании разработан только «для галочки». Записи в справках и время отдыха могут не совпадать.

Еще один недочет – разбитие отпуска на несколько частей. Этот вариант приемлем только в случае полного согласия самого работника и невозможен без его одобрения. Если работодатель решил поделить отдых, то кадровая служба обязана представить работнику ознакомительный документ, где тот должен поставить подпись.

Последняя ошибка – отсутствие записи о сотруднике в графике. Это не критичное замечание, так как работник может самостоятельно написать заявление на предоставление отдыха.

-составление графика отпусков

, в котором подробно раскрыта тема, как составить график отпусков в организации с учетом всех нюансов:

График отпусков – один из компонентов основной документации, который в обязательном порядке должен присутствовать на предприятии, в противном случае проверяющие органы могут выписать штраф за несоблюдение положений Трудового кодекса. При составлении документа необходимо опираться не только на букву закона, но и на мнение и потребности самих сотрудников производства.

Источник: https://moyaidea.ru/grafik-otpuskov-i-ego-sostavleniya.html

Поделиться:
Нет комментариев

    Добавить комментарий

    Ваш e-mail не будет опубликован. Все поля обязательны для заполнения.