График отпусков до какого числа утвердить

Содержание

Образец приказа на утверждение графика отпусков

График отпусков до какого числа утвердить

Приказ об утверждении графика отпусков — это распорядительный документ, с помощью которого в организации вводят план предоставления оплачиваемого отдыха сотрудникам. Некоторые считают это распоряжение необязательным, но оно существенно облегчает жизнь кадровиков.

Статья 123 ТК РФ обязывает каждого работодателя не позже чем за две недели до нового года подготовить документ, устанавливающий время отдыха сотрудников в следующем году. В нем учитываются следующие виды отпусков:

  • ежегодные оплачиваемые;
  • неиспользованные в прошлом году;
  • дополнительные, предусмотренные локальными нормативными актами или законодательством.

График предоставления оплачиваемых выходных работникам предприятия составляют, согласовывая его с профсоюзом, если он есть. Прежде чем выпустить приказ о предоставлении сведений о планируемых отпусках, учтите пожелания сотрудников, имеющих преимущественное право на выбор времени отдыха, — это жены военнослужащих, чернобыльцы, многодетные родители и др.

Нужно ли утверждать график

После того как отдых сотрудников распланирован с учетом производственной необходимости и пожеланий, документ согласовывают с руководством, а с его содержанием знакомят весь персонал. На этом этапе возникают сомнения: нужно ли утверждать график отпусков приказом или достаточно подписи генерального директора на самом документе с расписанием отдыха сотрудников?

Чтобы ответить на этот вопрос, посмотрим на унифицированный шаблон графика (форма Т-7), введенный Госкомстатом в 2004 году. Сейчас он носит рекомендательный характер, т. е. необязателен, и форму документа организациям разрешено разработать самостоятельно. Тем не менее многие кадровые работники предпочитают если не пользоваться предложенным чиновниками шаблоном, то брать его за основу.

В документе содержатся все реквизиты, которые необходимы для вступления его в силу. Следовательно, руководитель вправе не издавать дополнительный приказ по предприятию по формированию графиков отпусков, чтобы ввести в действие разработанное расписание. Кроме того, в законе нет упоминания о том, что такое распоряжение необходимо.

Получается, если приказ о графике отпусков в ДОУ, школе или на заводе не утвержден, никакого нарушения нет и проверяющие за это не оштрафуют.

Нарушением является ситуация, когда нет самого плана, он выпущен с опозданием или работники не расписались в том, что ознакомлены с ним (штраф за это достигает 50 000 рублей для компаний и до 5000 рублей для ИП и должностных лиц).

Но отсутствие распоряжения на его утверждение несоблюдением требований законодательства считать нельзя.

Не накажут и за то, что в компании ежегодно выпускается приказ. Необходимость его составления предусматривают в ЛНА компании, уточняя цели, состав включаемой в него информации, форму.

Некоторые специалисты говорят, что такой документ нужен не столько для введения расписания в действие, сколько для назначения лиц, ответственных за его исполнение, и распределения сопутствующих обязанностей.

Например, для своевременного резервирования средств на выплату зарплаты, подготовки необходимых бумаг, предоставления предусмотренных ЛНА компании компенсаций или гарантий.

Еще один плюс заключается в том, что наличие распоряжения подтверждает согласование с руководством и утверждение самого плана. Особенно это важно, когда организация не использует унифицированную форму Т-7, а при разработке собственного бланка могла что-то упустить.

Как выглядит распоряжение

Если начальство решило, что дополнительный распорядительный документ нужен, его образец придется разрабатывать самостоятельно. Поскольку специальной формы на законодательном уровне нет, приказ об утверждении графика отпусков на 2021 год по новому законодательству выпускается с учетом стандартных реквизитов кадровой документации по основной деятельности. Включите в него:

  • наименование организации;
  • название;
  • дату составления;
  • суть распоряжения;
  • сведения о лице, его подписавшем;
  • подписи иных лиц, если на них возложена ответственность следить за соблюдением утвержденных правил.

Вот один из вариантов оформления:

Важно помнить, что приказ на график отпусков на 2021 год надо составлять по новым правилам и с учетом того, что он напрямую относится к плану выходных сотрудников, который принимается не позже чем за 2 недели до конца года. Потому распоряжение тоже обязательно датируется серединой декабря.

Источник: https://ppt.ru/forms/otpusk/prikaz-na-grafik

Нужен ли приказ на утверждение графика отпусков в 2020 году

График отпусков до какого числа утвердить

Статья акутальна на: Декабрь 2020 г.

График отпусков относится к числу обязательных документов для предприятий, в которых есть наемный персонал. Он должен разрабатываться руководством и является обязательным для применения для работодателя и сотрудника.

Нужен ли приказ об утверждении графика отпусков

Ст. 123 Трудового кодекса указывает на обязательное утверждение графика отпусков на предприятии.

Руководство обязано принять меры для разработки и утверждения графика не позднее, чем за 2 недели до наступления года, для которого он составляется. Исходя из положений трудового права, график отпусков необходимо утвердить до 17 декабря года, предшествующего году отпусков.

Так, график отпусков на 2020 год подлежит утверждению не позднее 17 декабря 2019 года. График отпусков в дальнейшем может корректироваться и дополняться новыми сведениями.

В дальнейшем утвержденному графику должны следовать как руководство компании (которое не имеет права самовольно не отпустить сотрудника в отпуск в утвержденные в графике сроки), так и сотрудники (которые не вправе нарушать сроки ухода в отпуск).

В процессе составления графика оплачиваемых отпусков здесь учитываются как ежегодные оплачиваемые отпуска, так и неиспользованные сотрудниками в прошлые годы, дополнительные отпуска и отпуска для совместителей.

Обычно утверждение графика отпусков руководством оформляется через приказ. Приказ не является обязательным документом: для того, чтобы график приобрел юридическую силу, он должен содержать дату и подпись руководства.

Но обычно именно приказной порядок утверждения документов используется в практике работы российских компаний. Иногда в указанном приказе не только отображается сам факт его утверждения, но и прописывается другая важная информация.

Например, указываются ответственные за соблюдение графика должностные лица.

Таким образом, разработка приказа об утверждении графика отпусков не является обязательной. Этот документ составляется по желанию работодателя, если это принято действующей в компании системой документооборота.

Как составить

Так как приказ об утверждении графика не является обязательным, то какие-либо требования к его подготовке в Трудовом кодексе не содержатся.

Приказ составляется в произвольной форме и не имеет утвержденного формата, обязательного для исполнения. Компания-работодатель может утвердить свою форму приказа, которой будет ежегодно пользоваться.

Для придания приказу юридической силы целесообразно включить в него следующие моменты:

  1. Официальное наименование работодателя.
  2. Номер документа, согласно принятой системе нумерации.
  3. Сущность документа: «Утвердить график отпусков на ___ год».
  4. Перечень лиц, которые ответственны за подготовку приказа и соблюдение графика отпусков (необязательно).
  5. Подпись руководителя.
  6. Подписи лиц, которые указаны в качестве исполнителей.
  7. Дата подготовки приказа.
  8. Место подготовки приказа (город).

В качестве приложения к данному документу выступает непосредственно утвержденный график. Вносить сам график в текст приказа нецелесообразно, так как обычно это весьма весомый документ.

Формат документа и образец

Приказ следует оформить на отдельном листе стандартного формата (А4). Можно набрать этот документ на компьютере либо написать его от руки. Документ составляется в единственном экземпляре.

Это важно знать:  Отпуск с сохранением места в детском саду

Печать на приказе ставить необязательно, так как он относится к документам внутреннего документооборота компании.

Впоследствии приказ передается на хранение в архив, где он должен находиться в течение всего периода, установленного для приказов. Согласно пп. «в» п. 19 Перечня типовых управленческих документов, утвержденного приказом Министерства культуры РФ от 2010 года №558, приказ следует хранить в течение 5 лет.

Таким образом, утверждение графика отпусков является обязательной процедурой для каждого работодателя. Это правило прописано в ст. 123 Трудового кодекса.

Тогда как приказ об утверждении графика отпусков не является обязательным документом, и его отсутствие не станет нарушением норм трудового права. Работодатель составляет и утверждает приказ по своему желанию.

Сделать это он должен не позднее 17 декабря года, который предшествует выходу сотрудников в отпуск.

Когда составлять распоряжение

Расписание, по которому работники будут отдыхать, а также приказ, который его утверждает, необходимо выпустить за две недели до наступления следующего календарного года.

Правила составления

Он составляется в свободной форме. Необходимыми составляющими в нем будут:

  • полное наименование организации;
  • реквизиты (название, номер и дата);
  • содержание (текст распоряжения);
  • фамилия, имя, отчество руководителя организации, который его подписывает.

Сам план отпусков работников лучше всего оформить как приложение, так как зачастую он размещается на большом количестве листов.

Оформляем «шапку»

Следует оформлять документ на фирменном бланке, на котором указано полное наименование организации. Слева указывается город, в котором она расположена, справа — дата составления, а в середине нужно обозначить название документа. Далее в вводной части нужно привести обоснование, где будет ссылка на определенную статью Трудового кодекса РФ (ст. 123).

Оформляем «тело»

В основной части нужно дать указание утвердить график на соответствующий календарный год. Ознакомление сотрудников с документом не является обязанностью работодателя.

Но если руководство настаивает, в унифицированную форму Т-7 можно добавить специальные поля для ознакомления, где можно будет расписываться и проставлять дату. Если все же решите ознакомить всех, кто работает в организации, с этим документом, напишите об этом во втором пункте распоряжения.

Но тогда обязательно укажите ответственного за эту процедуру. Чаще всего им становится сотрудник отдела кадров либо секретарь.

Составляем приказ об утверждении графика отпусков: правила оформления и образец

Работодатель обязан каждый год составлять график ухода сотрудников в оплачиваемый отпуск. Этого документа надо строго придерживаться двум сторонам трудовых отношений. График отпусков составляется обычно на листе А4. Данную бумагу подписывает руководитель компании. Важно понимать, обязательно ли издавать приказ о графике отпусков, как его правильно оформлять и в какие сроки.

Это важно знать:  Оплачиваются ли выходные дни в отпуске

Нужно ли утверждать график приказом?

Обязанность работодателя ежегодно разрабатывать план отпусков закреплена статьей №123 ТК России.

Об этом говорится в статье №5.27 КоАП России. Величина данной санкции зависит от типа лица-нарушителя, наличия совершения подобных противозаконных действий в прошлом.

Поэтому руководителю организации важно четко соблюдать положения трудового законодательства. Многие начинающие предприниматели не знают, нужен ли приказ, утверждающий график отпусков. Такой документ не является обязательным, но, как правило, все руководители прибегают к его составлению.

Кто и когда составляет распоряжение?

Распоряжение на согласование плана отпусков пишется от лица руководителя компании. Составлять такой документ может непосредственно сам директор фирмы либо его подчиненные.

Обычно оформление приказа работодатель доверяет сотруднику отдела кадров, юристу либо своему секретарю. Ответственный за составление распоряжения выбирается исходя из наличия необходимого уровня знаний, владения основами Трудового кодекса России.

Подписывает документ руководитель лично. Приказ составляется по факту разработки графика. Согласно статье №123 ТК России даты отдыха сотрудников должны быть утверждены и согласованы с профсоюзной организацией не позднее, двухнедельного срока до наступления следующего календарного года. То есть, приказ необходимо составить до 17 декабря.

Как правильно оформить?

Так как приказ на утверждение графика отпусков является необязательным, он не имеет унифицированной формы составления. Разрабатывать его разрешается в произвольном виде. Важно придерживаться стандартной структуры. Она состоит из шапки, названия, основной части и заключения. В шапке приводятся реквизиты организации.

Во втором пункте приводится лицо, ответственное за ознакомление сотрудников предприятия с распоряжением и сбор подписей в качестве подтверждения. В третьем пункте даются необходимые указания работникам отдела бухгалтерии.

В заключение ставятся дата составления документа и личная подпись руководителя предприятия (цифровой аналог не подходит). Ниже приводятся фамилии с инициалами и подписями лиц, которые ознакомились с приказом.

В документе нужно привести следующую информацию:

  • дата и место (город) составления;
  • номер приказа (ставится согласно принятой в компании системы нумерации);
  • ссылка на положения Трудового кодекса России (на статью №123);
  • полное название предприятия;
  • наименование документа;
  • год, на который утверждается график отпусков;
  • фамилия и инициалы ответственных за исполнение распоряжения, контроль лиц;
  • перечень прилагаемых документов (график отпусков; поскольку данный документ достаточно весомый, в сам текст распоряжения его обычно не вносят, а лишь дают ссылку на него).

Допустимо написание распоряжения от руки. Но сегодня обычно подобные документы составляются с применением печатной техники. Если есть фирменный бланк, тогда используется он: заполняются только пустые строки.

При написании документа рекомендуется соблюдать такие правила:

  • не делать сокращений;
  • писать грамотно, без ошибок;
  • печать на распоряжении ставить необязательно, поскольку оно причисляется к внутреннему документообороту предприятия;
  • название документа писать заглавными буквами;
  • обязательно должна присутствовать личная подпись руководителя организации.

Кто составляет приказ

Сам приказ всегда пишется от лица руководителя организации и им же подписывается, хотя непосредственная обязанность по его составлению лежит либо на начальнике отдела кадров, либо на юристе, либо на секретаре. В любом случае, это должен быть сотрудник, имеющий необходимый уровень знаний для создания подобного рода документов и владеющий основами трудового кодекса РФ.

Это важно знать:  Как начисляются отпускные дни по трудовому кодексу

Когда писать приказ

График отпусков составляется заранее – не позже чем за две недели до наступления года, по которому распределяется отпускное время. При этом, в процессе создания графика должны учитываться как пожелания сотрудников, так и производственная необходимость.

Предварительный график обязательно должен быть передан на согласование в профсоюзный орган (если таковой имеет место быть на предприятии), затем с приказом должны быть под роспись ознакомлены все работники организации (если этого не сделать, вполне могут возникнуть споры и разногласия с сотрудниками, доходящие до судебных разбирательств).

График отпусков является документом обязательным к исполнению, какие-либо корректировки могут вноситься в него только при взаимном согласии работника и работодателя, при условии, что это никоим образом не отразится на функционировании компании и не затронет интересов других сотрудников. Также изменения могут вноситься при приеме на работу новых сотрудников и в связи с вынужденными и форс-мажорными обстоятельствами.

Следует отметить, что в график вносятся все виды отпусков:

  • плановые,
  • дополнительные,
  • «прошлогодние»,
  • а также отпуски, оформляемые на «совместителей».

Также при его составлении в первую очередь следует учитывать мнение «льготников», т.е. тех сотрудников, которые по закону могут сами для себя выбирать отпускное время, не учитывая пожеланий работодателя и тех, кто относится к «особым» категориям:

  • несовершеннолетних,
  • инвалидов,
  • сотрудников с ненормированным рабочим днем (в этих случаях длительность отпуска нестандартна).

Форма графика отпусков

Существует унифицированный шаблон (форма Т-7), введенный Госкомстатом в 2004 году. Сейчас он является рекомендованным, а не обязательным. Форму документа организация вправе разработать самостоятельно Тем не менее, многие кадровые работники предпочитают если не пользоваться им в полной мере, то брать за основу.

В документе содержатся все реквизиты, которые необходимы для вступления его в силу. Следовательно, руководитель вправе не издавать никаких дополнительных распоряжений на то, чтобы ввести его в действие. Кроме того, в законе нет упоминания о том, что такой приказ нужен.

То есть приказа на утверждение отдыха может не быть, и проверяющие не посчитают это нарушением.

Нарушение — когда нет самого плана, он выпущен с опозданием или работники не расписались в том, что ознакомлены с ним (штраф за это достигает 50 тысяч рублей для компаний и до 5 тысяч рублей для ИП и должностных лиц). Но отсутствие распоряжения на его утверждение несоблюдением требований законодательства считать нельзя.

Не накажут и за то, что в компании ежегодно выпускается приказ. Его «право на жизнь» прописывают в ЛНА компании, уточняя цели, состав включенной информации, форму.

Некоторые специалисты говорят, что такой документ нужен не столько для введения в действие графика, сколько для назначения ответственных лиц за его исполнение и распределения сопутствующих обязанностей.

Например, для своевременного резервирования средств на выплату зарплаты, подготовки необходимых бумаг, предоставления предусмотренных ЛНА компании компенсаций или гарантий.

Следующая

Источник: https://TrudGid.ru/otpusk/nuzhen-li-prikaz-na-utverzhdenie-grafika-otpuskov-v-2020-godu.html

График отпусков на 2021 год: скачать бесплатно в excel

График отпусков до какого числа утвердить

Вся необходимая информация, касающаяся составления, заполнения и утверждения графика отпусков на очередной год, содержится в ст. 123 ТК РФ — в данной статье разберемся, как правильно составить и утвердить данный документ на 2021 год, а также предлагаем скачать бесплатно бланк и заполненный образец расписания в формате excel.

Для составления можно использовать унифицированную форму Т-7 или подготовить свой бланк, например, в виде таблицы excel. Ниже представлены бланки для скачивания как по типовой форме, так и в свободном формате в виде таблицы эксель.

Обязательно ли составлять график отпусков на 2021 год?

В ст.123 ТК РФ говорится о том, что очередность ухода в ежегодные отпуска на предприятии должно определяться графиком, который составляется ежегодно.

Сроки составления — не позднее, чем за 2 недели до наступающего года. На 2021 года, график нужно заполнить и утвердить до 17 декабря 2020 года включительно.

В Трудовом кодексе не уточняется, обязательный это документ для всех компаний или нет, поэтому по умолчанию оформить график дожны все предприятия, имеющие наемных работников.

Исключением может быть организация, где один работник — сам директор, который и является учредителем общества. Также свой отпуск могут не планировать ИП без работников, так как смысл в этом теряется.

Если же есть персонал в компании, кроме руководителя, то нужно составить график, определив отпускные сроки.

Работодатель обязан предоставлять всем сотрудникам оплачиваемые отпуска ежегодно, а потому должен заранее определять, в каком порядке они будут отдыхать в следующем году. Отсутствие графика является нарушением положений ст.123 ТК РФ, где сказано, что этот нормативный акт является обязательным как для сотрудников, так и для руководства компании.

После составления и утверждения расписания возможно внесение изменений в течение следующего года, выполняется это при наличии оснований в виде заявления, приказа.

Правила составления по ТК РФ

Четких правил формирование графика отпусков Трудовой кодекс не содержит, но говорится о следуюдщем:

  • составить его нужно до 17 декабря включительно на следующй год;
  • утвердить в соответствии с порядком, установленным для всех локальных актов по ст.372 ТК РФ;
  • при составлении учитывать пожелания работников;
  • при наличии профсоюза обязательно согласовывать составленное расписание с его представителями;
  • в график нужно включать всех сотрудников, с которым заключен трудовой договор на момент составления акта;
  • включать нужно как основую часть оплачиваемого отпуска, так и дополнительную (за вредность, ненормированный труд и т.д.).

По поводу формы оформления графика в ТК РФ ничего не говорится. Ранее широко применялась унифицированная форма Т-7, где уже содержатся необходимые строки и графы, достаточно последовательно внести всех сотрудников в табличную часть и указать сроки отпусков.

Сейчас типовые бланки не обязательны к применению, каждое предприятие может разработать свою удобную форму, которая позволит отразить все особенности компании.

Стандартная продолжительность ежегодного отпуска — 28 календарных дней, их можно делить на любое число отпускных периодов, но с условием, что одна из частей — не мнее 14 календарных дней.

Важно отнестись ответственно к составлению графика отпусков, так как его наличие позволит определить очередность ухода сотрудников на отдых и оптимизировать рабочий процесс в соответствии с этим расписанием. Сотрудники также смогут планировать свой отдых заранее, что очень удобно.

Составление графика обычно задача достаточно сложная, если сотрудников много, и все они хотят отдыхать летом или в начале осени. Работодателю важно учитывать интересы как всех сотрудников, так и свои. Следует обращать внимание, в какое время года сотрудники отдыхали в предыдущих годах. Кроме того, нужно учитывать и интересы самой компании и производственную необходимость.

Задача — найти оптимальное решение в распределении отпускных периодов персонала, чтобы все остались довольны.

Ответственным за выполнение данной функции обычно назначается специалист кадрового отдела, так как документ относится к разряду кадровых.

Если для заполнения применяется форма Т-7, то нужно заполнить первые 6 граф таблицы:

  • 1 — подразделение, где работает сотрудник;
  • 2 — его должность;
  • 3 — его ФИО полностью;
  • 4 — его табельный номер;
  • 5 — количество дней отпуска в календарном измерении;
  • 6 — дата начала отпуска, которая запланирована на следующий год.

Если у сотрудника отпуск разбит на несколько частей, то указывают сроки для всех частей.

Форму Т-7 нужно заполнить по предприятию в целом, в верхней части указать название компании, номер документа, дату его составления, год, на который формируется график. Также в верхней части ставятся отметка об утверждении руководителем и мнению профсоюзного органа.

Подписывает составленный график руководитель кадровой службы.

Если для оформления применяется свой форма, то ее нужно разработать, дать ей название «График отпусков», закрепить в приказе по учетной политике, после чего ежегодно применять для заполнения.

Пошаговый алгоритм действий сотрудника кадровой службы при формировании графика отпусков на 2021 год:

  • в декабре 2020 года сотрудник кадровой службы собирает пожелания сотрудников относительно отпусков, если он разбивается на несколько частей, то нужны заявления от работников о разделении отпусков;
  • заполняется типовая форма Т-7 или своя разработанная форма графика с учетом всех пожеланий;
  • составленное расписание подписывается руководителем кадровой службы;
  • если в компании есть профсоюзный орган, то график направляется для согласования его представителям, который в срок до 5 дней должен рассмотреть его и выдать свое решение;
  • график утверждается приказом руководителяд от 17 декабря 2020 года, о чем ставится отметка на его бланке;
  • составленное расписание доносится до сведения всех сотрудников под роспись — возможно в форме уведомления, можно в таблицу добавить еще одну графу, где работники будут ставить подпись, можно составить лист ознакомления — главное ознакомить работника о начале отдыха не позднее, чем за 2 недели.

Заполненный и утвержденный график обязателен для исполнения как работниками, так и работодателем. Если нужно вносить изменения, то делается это всегд на основании приказа.

Кто имеет первоочерденое право?

Есть категория работников, которые имеют особые права на предоставление отпусков:

  • беременные женщины — могут пойти в отпуск перед декретом (ст.122 ТК РФ);
  • работник, у которого жена находится в отпуске по беременности и родам, может в любое время этого декрета попросить отпуск (ст.123 ТК РФ);
  • работник, работающий на Крайнем Севере, вправе попросить отпуск для сопровождения ребенка до 18 лет к месту поступления в учебное заведение;
  • один из родителей ребенка с инвалидностью;
  • работники, у которых многодетные семьи (3 и более ребенка) в возрасте до 12 лет (ст. 262.2 ТК РФ);
  • несовершеннолетние сотрудники до 18 лет;
  • совместители вправе пойти в отпуск в то же время, как и на основной работе;
  • работник, имеющий мужа (жену) военнослужащего, которому предоставлен отпуск, вправе пойти отдыхать в то же время;
  • Почетные доноры России.

Все указанные категории работников имеют право на предоставление отпуска на основании их заявления.

Порядок утверждения

Утверждать график отпусков нужно по правилам, изложенным в ст. 372 ТК РФ.

Если в организации есть профсоюзный орган, то обязательно направление проекта для согласования его представителям. Выборный орган обязан рассмотреть полученный акт в течени 5 рабочих дней, после чего вынести свое мотивированное решение — согласие или несогласие.

В случае согласия составляется приказ об утверждении, его номер и дата проставляется на бланке графика отпусков. С этого момента документ считается утвержденным.

В случае несогласия работодатель обговаривает спорные моменты с представителями профсоюза, если договоренности так и не будут достигнуты, то оформляется протокол об этом, и руководство утверждает график в том виде, как есть, а профсоюзный орган вправе его оспаривать через Трудовую инспекцию или суд.

До какого числа утвердить?

Крайний срок утверждения графика на очередной год — за 2 недели до его начала. Это прописано в ст. 123 ТК РФ.

На 2021 год график отпусков нужно подготовить в срок до 17 декабря 2020 года — это крайняя дата утверждения.

Срок хранения

Хранить график отпусков теперь нужно дольше — не 1 года как было ранее, а 3 года.

Новые сроки хранения прописаны в ст. 453 Перечня, утвержденного Приказом Росархива №236 от 20.12.2019.

То есть даже в случае завершения года, на который составлен график, все равно его нужно будет хранить в архиве еще 2 года.

Штраф за отсутствие

График отпусков — это обязательный документ, необходимый для грамотной организации рабочего процесса и минимазации претензий работников в отношении их отпускных периодов.

Если в компании не будет данного документа, то может последовать административная ответственность на основании ст. 5.27 КоАП РФ.

Размеры штрафов за отсутствие графика при первичном выявлении нарушения:

  • 1000 — 5000 руб. — для директора компании;
  • 30000 — 50000 руб. — для самой организации.

Размеры штрафов при повторном выявлении:

  • 10000 — 20000 руб. — для руководителя (или дисквалификация на срок от 1 до 3 лет);
  • 50000 — 70000 руб. — для компании.

Чтобы избежать риска назначения подобных штрафных санкций, лучше потратить время на составление графика, который к тожу же облегчит жизнь как самому предприятию, так и его работникам.

Источник: https://9trud.ru/grafik-otpuskov-na-2021-god/

Приказ об утверждении графика отпусков: образец, нужен ли, когда составляется, форма и содержание

График отпусков до какого числа утвердить

Зачастую у кадровиков, особенно в преддверии нового календарного года и подготовки к составлению графика отпусков, возникает справедливый вопрос: нужно ли утверждать сам график или подготовку к его составлению отдельным приказом. Какие обязательные реквизиты отразить в документе, должен ли его подписывать руководитель. Опираясь на нормативы действующего законодательства, разберём этот вопрос.

Для чего может понадобиться приказ о графике отпусков

Начнём с главного: наличие согласованного графика отпусков на предприятии — обязательное условие для всех работодателей, это регламентировано статьёй 123 ТК РФ. Есть здесь только одно исключение: могут работать без утверждённого графика только индивидуальные предприниматели, штат которых не превышает 15 сотрудников (те предприятия, которые относятся к микробизнесу).

Срок ратификации графика жёстко регулируется нормами трудового права — за 2 недели до конца календарного года документ должен быть готов и согласован. Причём при подписании документа должно быть учтено мнение профсоюза (если есть в компании).

Также необходимо учитывать право льготных категорий служащих организации на внеочередной уход в отпуск, к таким льготникам относятся работники, которым не исполнилось 18 лет (статья 267 ТК), беременные и родившие дамы (статья 260 ТК РФ), даётся это право совместителям и тем, кто усыновил малыша и пр.

Порядок согласования этого документа установлен статьёй 372 ТК РФ, которая регулирует ратификацию внутренних нормативных актов.

Если следовать таймингу, график отпусков на 2019 год должен быть утверждён до 17 декабря 2018 года. Следовательно, разработать, подготовить и согласовать график со всеми заинтересованным лицами нужно уже к первым числам декабря.

Стоит учесть: кадровые работники с серьёзным стажем работы рекомендуют ознакомить с этим документом каждого сотрудника, получив со всех подпись. Иначе призывать работников к выполнению установленных периодов для отдыха будет затруднительно. Сделать это можно двумя способами:

  1. Работник может расписаться на обороте самого графика, поставив дату и визу с расшифровкой.
  2. Можно подготовить специальный регистр ознакомления.

    Даже виза человека под датой, когда он обязан выйти в отпуск, не отменяет предупреждение его за 2 недели

Эта процедура остаётся на откуп кадровой службы. Стоит только помнить здесь, что ознакомление с графиком — это больше профилактическая процедура, предупреждение за 2 недели до утверждённого в графике периода отдыха никто не отменял.

Зная нерасторопность сотрудников и даже руководителей подразделений в этом вопросе (всем нужно подумать, посоветоваться со второй половинкой, посмотреть, когда не учится ребёнок и т. п.

), можно предположить, что рассмотрение документа будет проходить основательно и не спеша.

Но кадровику и руководству компании нужно строго соблюдать сроки утверждения графика, так как за отсутствие в положенный срок этого документа и фирме, и директору грозит административная ответственность:

  • на 30 000 — 50 000 ₽ может быть оштрафована компания, если проверяющие обнаружат нарушения в сроках согласования графика или вообще его отсутствие (ответственность для юр. лиц);
  • на 1 000 — 5 000 ₽ может быть наказан ИП или лично руководитель компании.

И вот здесь на помощь кадровику и гендиректору компании может прийти именно приказ, который будет устанавливать все формальные требования по утверждению графика отпусков.

Проговорим сразу, что обязанности вводить график отпусков отдельным распоряжением по компании, как правило, не возникает. Аргумент здесь один — сама форма графика (если она стандартная) предполагает утверждение документа.

Следовательно, приказ не нужен только в том случае, если предприятие использует для оформления графика унифицированную форму №Т-7, утверждённую Приказом Госкомстата РФ №1, или же в компании разработан собственный шаблон, где в шапке документа стоит резолюция «утверждаю», дата и подпись директора. В результате получается, что сама форма графика уже предполагает его нормативное утверждение с указанием даты ратификации.

Заметим: обязанность применения для графика именно формы Т-7 с 2013 года отменена законодателями.

Когда издаётся распоряжение об утверждении графика

У распоряжения, которое может регламентировать процедуру запуска, сроки и ответственных лиц при проведении мероприятий согласования годового отпускного документа, существует определённая целесообразность.

Разберёмся, каким образом распоряжение по графику отпусков может оптимизировать процесс утверждения:

  1. Гораздо проще издать один приказ, а сами реестры с датами отпускных периодов по подразделениям сделать как приложения к нему. Особенно если отделов, цехов много, ведь каждое подразделение, как правило, готовит свой отдельный график. В этом случае гендиректор просто визирует один общий документ, а приложения к нему подписывают ответственные лица.
  2. Одним из важнейших моментов здесь будет точное планирование всех шагов и дат по ним при утверждении графика, здесь можно указать:
    • В какой срок руководители подразделений должны сдать графики по своим отделам (и кому).
    • Когда профсоюз должен собраться и высказать своё мнение по вопросу (если он есть на предприятии).
  3. Установить ответственных лиц по каждому этапу, включая контроль за выполнением всех пунктов, который нужно фиксировать.
  4. Если в компании принято решение, что с графиком должен быть ознакомлен каждый сотрудник, здесь можно установить этапы, финальный срок, когда все работники должны оставить визы на документе, и ответственное лицо, которое будет координировать процесс (как правило, это кадровик).
  5. Отметим, что с таким документом кадровым работникам гораздо проще работать с персоналом. Они в этом случае выступают координаторами общего процесса и руководят им, а приказ фиксирует этот статус. Отмахиваться и нарушать сроки, подписав лист ознакомления с приказом руководства, как правило, не решается ни один даже самый ярый «противник бумажек».

Нужно понимать, что оптимальный период издания приказа о начале процесса утверждения главного отпускного реестра по предприятию — около полутора месяцев до конца года, чтобы к 17 декабря график уже был полностью готов, и всё было сделано без ненужной спешки и авралов.

Как грамотно составить распоряжение — основное, нюансы и образцы

Естественно, что, так как законодательством не определено применение такого приказа, универсальной формы у документа нет.

Универсальной формы для приказа об утверждении графика отпусков законодательством не установлено

Составить такой приказ можно в свободном формате. Но оставаясь в произвольной форме, нужно соблюдать требования кадрового делопроизводства, следовательно, документ должен содержать следующую информацию:

  1. В шапке документа указывается:
    • Наименование предприятия — согласно уставным документам (полное и сокращённое название).
    • Реквизиты распоряжения — порядковый номер (возможно кодирование документа для систематизации), дата, можно указать город подписания документа (необязательно).
  2. Преамбула приказа должна содержать ссылку на нормативный акт, согласно которому запускаются все действия (здесь — статья 123 ТК РФ).
  3. В основной части нужно:
    • Отметить ключевую цель распоряжения — утвердить график отпусков к определённому периоду.
    • Прописать конкретные шаги, даты и ответственных лиц по каждому действию.
    • Нелишним будет напомнить начальникам отделов, что нужно учитывать нормы права и первым делом согласовывать отпускные периоды со льготниками.В основной части приказа можно кратко указать для ответственных лиц: на что нужно обратить внимание
  4. В заключительной части, как правило, устанавливается лицо, на которого возлагается контроль за всем процессом. Это может быть сам директор, начальник кадровой службы, любое другое должностное лицо, ведущее кадровую документацию (к примеру, референт).
  5. Фиксируется ссылка, что графики отпусков по подразделениям являются приложением к приказу.
  6. Подписывает документ гендиректор, другое первое лицо компании или его временный заместитель (если у него есть право подписи внутренних документов).
  7. Далее следует блок ознакомления всех заинтересованных лиц и визирование ими документа.

    Приказ должны завизировать все заинтересованные лица

Подводя итоги по вопросу, отметим, что график отпусков на следующий год должен быть утверждён практически всеми нанимателями (за исключением микробизнеса). И крайний срок для этого — 14 дней до окончания года. При нарушениях этих требований компании грозит штраф.

А вот распоряжение о ратификации этого отпускного реестра не считается обязательным к применению, но во многих случаях издание приказа целесообразно. Он может помочь пройти все этапы утверждения графика оперативно и грамотно.

Составить этот документ можно в свободном формате, но применяя требования кадровой документации.

  • ozakone
  • Распечатать

Источник: https://ozakone.com/trudovoe-pravo/rabochee-vremya-i-vremya-otdyha/prikaz-ob-utverzhdenii-grafika-otpuskov.html

График отпусков на 2021 год составлять по новым правилам – как составить правильно, образец скачать бесплатно

График отпусков до какого числа утвердить

График отпусков – обязательный внутренний или локальный нормативный акт организации, в котором распределяется и фиксируется заранее время ухода сотрудников в ежегодный отпуск. График отпусков обязателен для обеих сторон трудовых правоотношений и впоследствии в произвольном порядке изменен быть не может.

Унифицированная форма для этого документа не утверждена, работодатель вправе разработать собственный бланк, удобный для него. Допускается использовать готовую форму из Постановления Госкомстата №1 от 05.01.2004г.

, (график отпусков на 2021 год в Excel – скачать бесплатно в Word здесь).

Бланк простой, включает основные данные о работнике и работодателе, конкретные значения периодов отпуска зависят от принятого работодателем решения по этому поводу.

Расскажем подробнее, нужно ли график отпусков на 2021 год составлять по новым правилам, зачем вообще нужен этот документ и можно ли без него обойтись.

В ст. 123 ТК РФ фактически установлена обязательность графика отпусков на предприятии. Если его не составить, могут привлечь к ответственности за нарушение трудовых прав работника.

Только ИП вправе не составлять такой ЛНА, а в соответствии со ст. 305 ТК РФ предоставлять отпуска по договоренности с сотрудником.

Срок составления

В той же ст. 123 ТК РФ указан срок составления графика отпусков – не позднее, чем за две недели до начала нового календарного года, то есть каждый год нужно составлять его до 15 декабря.

Если в течение календарного года принимаются новые сотрудники, которые уходят в отпуск по истечении шести месяцев или раньше, им отпуск предоставить можно только по заявлению или утвердить дополнительный график.

Далее расскажем, как принимается в организации график отпусков на 2021 год: как составить, заполнить и утвердить по новым правилам этот документ. Сразу надо сказать, что изменений в ТК РФ в ст. 123 не вносилось с 2006 года.

Порядок остается прежним, последние изменения связаны с очередностью предоставления отпусков, ФЗ-360 установил возможность выбора периода отпуска по своему усмотрению для работников, имеющих 3 и более детей.

Такое право есть и у других категорий работников (беременные, несовершеннолетние, воспитывающие детей-инвалидов и т.д.).

Правила и порядок утверждения

Как составить график отпусков на 2021 год правильно? Нужно соблюсти порядок составления, который следует из системного толкования норм ТК РФ:

  • собрать пожелание работников, отдельно выделить тех, кто вправе уйти в отпуск в любое время по своему желанию (их тоже нужно внести в документ, но с учетом того, что данные граждане вправе менять свое волеизъявление);
  • составить график;
  • внести даты отпусков на основании решения работодателя (кто его принимает и каким образом стоит расписать в ЛНА). Либо можно издать отдельный приказ о составлении графика на конкретный год;
  • согласовать график с профсоюзом, если он создан на предприятии, в порядке ст. 372 ТКФ;
  • утвердить график приказом;
  • ознакомить с документом работников под роспись (в унифицированной форме нет такой графы, ее можно добавить или составить лист согласования, в котором обязательно указать, что ознакомление производится с графиком отпусков).

Порядок утверждения графика рекомендуется описать в отдельном ЛНА.

Вынужденный простой из-за коронавируса в 2020-2021 годах – оплата и оформление

Оформление документации

График утверждается приказом, то есть, распорядительным актом по предприятию, это обязательный этап, указанный в ст. 123 ТК РФ.

Не существует такого унифицированного бланка, как приказ о подготовке графика отпусков на 2021 год, образец составляется с учетом документооборота, принятого на предприятии. Скачать образец.

Составление приказа осуществляется в следующем порядке:

  • документ печатается на официальном бланке или указывается полное наименование организации;
  • по центру пишется название документа с указанием, о чем он;
  • далее следует обоснование его издания (ссылка на ст. 123 ТК РФ, также рекомендуется указать на наличие согласования профсоюза);
  • далее следует указать на утверждение графика;
  • затем рекомендуется указать, кто ответственен за соблюдение графика, своевременное извещение работников о начале отпуска (обычно это начальник или ответственный работник отдела кадров);
  • традиционный пункт приказа – информация о том, кто осуществляет контроль за его выполнением (именно приказа об утверждении, а не самого графика);
  • бланк заканчивается стандартными реквизитами: внизу листа ставится должность, фамилия, инициалы руководителя и его подпись, далее идут данные об ознакомлении.

Многими предприятиями сейчас используется умный график отпусков. Это сервис или документ в формате Excel с учетом праздников, который самостоятельно считает даты начала и окончания отпуска с учетом выпадающих на период нерабочих дней. Программа сама указывает дату, формирует таблицу ближайших отпусков – пример.

Когда выгоднее брать отпуск в 2021 году по деньгам?

Правила составления графика сейчас законодательно не установлены. Форма графика простая, она включает следующие реквизиты:

  • сначала идет наименование организации;
  • затем пишется дата согласования с профсоюзом;
  • далее идет наименование документа;
  • в правом верхнем углу отмечается утверждение документа руководителем;
  • далее идет таблица с указанием периодов отпусков, при этом они приводятся для каждого работника с указанием фамилии, имени, отчества, структурного подразделения, должности, табельного номера. Также рекомендуется указать не только планируемые даты, но и реальные, причины перенесения.

Шаблон графика из Постановления Госкомстата достаточно удобен, но его можно переработать (внести графу с ознакомлением и т.д.).

Источник: https://zakonmedia.ru/grafik-otpuskov-na-2021-god-kak-sostavit-zapolnit-i-utverdit-po-novym-pravilam/

Поделиться:
Нет комментариев

    Добавить комментарий

    Ваш e-mail не будет опубликован. Все поля обязательны для заполнения.