График отпусков для вновь принятых сотрудников

Содержание

Как внести изменения в график отпусков при приеме нового сотрудника 2020: образец дополнения к форме Т-7 для вновь принятых работников

График отпусков для вновь принятых сотрудников

График отпусков — это локальный акт, предусматривающий последовательность отдыха персонала в течение года. Ст.123 ТК РФ устанавливает, что данное расписание обязательно для обеих сторон трудовых отношений.

Составляется график заранее — за 2 недели до следующего года. Возникает резонный вопрос, нужно ли включать вновь принятых работников в данный документ, как им предоставлять отпуск?

Нужно ли включать?

Четкого однозначного ответа на вопрос относительно необходимости включения вновь принятых сотрудников в график отпусков на текущий год нет.

Кадровые специалисты разделились в своем мнении относительно необходимости отражения данных по трудоустроенным сотрудникам в графике отпусков.

На практике применяют один из следующих способов:

  1. Не отражают данные по трудоустроенным в течение года лицам в графике и предоставляют отпуск по заявлению сотрудника.
  2. Вносят изменения в существующий график путем заполнения дополнительных строк для новых работников с последующей стандартной процедурой утверждения и ознакомления.
  3. Составляют дополнение к текущему расписанию, где показывают данные только по отпуску вновь принятого на работу.

Корректировки не нужны

Много сторонников у первого способа. Опираются в этом случае на ст.122 ТК РФ, где говорится, что право на отдых за первый год появляется через 6 месяцев работы, а уход в отпуск за второй и последующий годы регулируется очередностью предоставления отпусков, то есть в соответствии с графиком.

То есть в данной статье нет указания на то, что за первый год отдыхать работник должен по графику. Поэтому включать вновь принятых сотрудников в него не нужно и следует оформлять отпускное время по заявлению.

Изменения обязательны

Еще больше кадровиков придерживаются последнего мнения, что данные по трудоустроенным в текущем году все-таки нужно заносить в график, ссылаются при том на ст.123 ТК РФ.

Если четко следовать ТК РФ, то более правильный вариант будет последний.

Закон требует, чтобы работники отправлялись отдыхать в течение года четко по графику. Для вновь трудоустроенных право на отдых появляется через полгода работы.

Если этот момент наступил в году трудоустройства, то возникает вопрос, как ему уйти в ежегодный оплачиваемый отпуск, на каком основании?

ТК РФ позволяет предоставлять отдых по заявлению, однако где гарантия, что работодатель не откажет просьбе работника?

Важно! Отпуск не по графику возможно только с согласия работодателя, кроме случаев обязательного предоставления, предусмотренных ст.122 ТК РФ и федеральными законами.

Получается, если начальство против, то сотруднику придется ждать следующего года, когда его очередной отпуск попадет в график.

С точки зрения закона правильнее будет закрепить законное право нового лица на отдых по истечение полугода в графике. В этом случае он спокойно сможет уйти отдыхать в заранее оговоренное с работодателем время.

Включение вновь принятых на работу сотрудников в график не запрещено законом, исключает потенциальные споры между работником и руководством компании, а также предотвратит возможные проблемы с контролирующими органами.

Опять же вносить изменения в текущий утвержденный график или составлять дополнение к нему целесообразно только для лиц, принятых на работу в первую половину года. Именно в этом случае может возникнуть случай запроса отпуска со стороны сотрудника по истечение полугода работы.

Если человек утроен на работу во второй половине года, то в текущем году отпуск он может получить только с согласия руководителя, за исключением отдельных ситуаций, например, на обязательный отдых может рассчитывать беременная перед декретом независимо от стажа, а также ряд других особых категорий.

Никаких спорных моментов в данном случае не возникает, и необходимость вносить таких лиц в график не имеет смысла, это только добавит работы кадровику.

Как внести изменения при приеме работников?

Наиболее правильный способ внесения изменений в график для вновь принятых работников — это создание нового дополнительного документа по той же форме Т-7 (или самостоятельно разработанной), где будут отражены сведения только по принятым сотрудникам.

Для составления дополнения берется форма графика, которая была использована для составления годового документа, обычно это типовая форма Т-7, но по желанию бланк можно разработать свой.

В дополнительном документе отражается:

  • номер — следующий по порядку;
  • дата — текущая дата составления;
  • должность нового сотрудника, его ФИО, табельный номер;
  • количество отпускных дней, которые планируется предоставить;
  • дата первого дня отдыха;
  • в последней графе приводится пояснение, что данный сотрудник принят на работу определенным числом, в связи с чем и создается данное дополнение.

Важно! Составленный дополнительный график подписывается у начальника отдела кадров, согласовывается с мнением профсоюза, если таковой есть, подается на утверждение директором.

Последний ставит свою утверждающую визу в правом верхнем углу, при необходимости может быть составлен приказ об утверждении, если такая практика заведена на предприятии.

Последний этапом выступает личное ознакомления нового работника с дополнением, свое согласие с установленными для него датами ежегодного отпуска он закрепляет подписью в листе ознакомления.

Также о правилах внесения изменений в график отпусков читайте в этой статье.

Образец дополнения для вновь принятых лиц

Ниже приведен пример того, как можно внести изменения в график при приеме нового сотрудника на работу. Для оформления использована стандартная унифицированная форма Т-7.

Образец дополнения при приеме нового человека в компанию:

Выводы

Работодатель обязан составить график и определить очередность отдыха для персонала, работающего в организации на конец года. Аналогичная обязанность для вновь принятых на работу лиц в текущем году не предусмотрена ТК РФ, однозначного правила на данный случай не предусмотрено.

Так как четких рекомендация законодатель не дает, то работодатель будет прав в том случае, если составит дополнение к графику на нового человека, также он будет прав, если предоставит отдых через полгода только на основании заявления.

Однако в первом случае с работником заранее будет оговорена дата отдыха, что удобно работодателю, и работник будет знать о предусмотренной для него гарантии.

Во втором случае такой определенности нет, возможность уход в отпуск будет решаться на основании заявления по желанию работодателя на момент подачи запроса. Каким будет решение руководства, предугадать сложно, то есть работник остается в подвешенном состоянии и не может спланировать период своего отдыха заранее.

Источник: https://azbukaprav.com/trudovoe-pravo/otpusk/ezhegodnyj/dokumenti/izmeneniya-grafika-t7-dlya-novogo-sotrudnika.html

Отпуск для нового сотрудника: разъясняем спорные моменты — Audit-it.ru

График отпусков для вновь принятых сотрудников
Журнал «Кадровое дело», № 8 август 2009
Подписка на журнал «Кадровое дело»

Ежегодные оплачиваемые отпуска (основные и дополнительные) согласно статье 123 Трудового кодекса предоставляются в соответствии с графиком отпусков, который должен быть в каждой организации в обязательном порядке [1].

Этот документ всегда должен находиться у кадровика под рукой. Поскольку кадровый специалист обязан не только своевременно оформить отпуск по графику[2], но и уведомить работника под роспись о времени начала отпуска не позднее чем за две недели до его начала (ст. 123 ТК РФ).

Каким образом можно уведомить работника о начале отпуска?

Вариант 1. Можно подготовить два экземпляра уведомления и направить сотруднику. Поскольку форма уведомления законодательством не установлена, каждый работодатель вправе разработать свою. На втором экземпляре уведомления работник должен поставить отметку о получении извещения, свою подпись, дату и вернуть его в отдел кадров[3].

Вариант 2. Приказы о предоставлении отпусков можно издавать таким образом, чтобы работники были ознакомлены с ними не позднее чем за две недели до начала отпуска. Например, отпуск предоставляется с 18 августа 2009 года, с приказом об отпуске работник должен быть ознакомлен не позднее 3 августа 2009 года.

Важно помнить, что за задержку выплаты отпускных и (или) уведомление сотрудника о начале отпуска с опозданием (позднее чем за две недели до его начала) работодатель может быть оштрафован (ст. 5.27 КоАП РФ)[4].

Если работник будет предупрежден о начале отпуска позднее чем за две недели либо ему вовремя не выплатят отпускные, то работодатель (по письменному заявлению работника) обязан будет перенести работнику отпуск на другой (согласованный с ним) срок.

Дополняем график отпусков

Таким образом, с сотрудниками, которые работают в компании давно, все ясно. Им отпуск предоставляется по графику. А как быть с теми, у которых право на отпуск наступает в текущем календарном году, но в графике их нет, поскольку приняты они после 17 декабря 2008 года[5]?

Как правило, отпуска за первый год работы таким сотрудникам предоставляются на основании их личных заявлений. Однако (хотя об этом в Трудовом кодексе напрямую и не говорится) целесообразнее было бы включать их в график отпусков.

Во-первых, потому, что все же дату отпуска должен определять работодатель с учетом производственных и финансовых возможностей компании, а не работник[6]. Во-вторых, такой порядок предоставления отпусков удобен для их учета.

В-третьих, включение отпусков в график исключает возможность конфликтных ситуаций по поводу сроков их предоставления.

Пример

В связи с открытием нового производства по изготовлению напольных покрытий в ЗАО «Спектр» в январе 2009 года было принято на работу 50 сотрудников.

Поскольку право на использование отпуска, согласно статье 122 Трудового кодекса, у них возникает в текущем году (по истечении шести месяцев работы в данной организации), инспектор по кадрам подготовила приказ о включении их в график отпусков на 2009 год (образец см. на стр.

23), распределив отпуска по месяцам (начиная с июля 2009 года) таким образом, чтобы не был нарушен производственный процесс. При определении очередности учитывались пожелания вновь принятых сотрудников и мнение выборного органа первичной профсоюзной организации.

Сотрудников, принимаемых на работу с июля по декабрь, включать в график отпусков текущего года не нужно.

Так как право на отпуск у них возникнет только в следующем календарном году, что будет учтено в графике на следующий год.

В случае, если сотрудник отработал у данного работодателя менее шести месяцев, ежегодный оплачиваемый отпуск ему может быть предоставлен по соглашению сторон (ст. 122 ТК РФ).

Определяем продолжительность отпуска

Как мы уже сказали выше, отпуск за первый год работы может быть предоставлен по истечении шести месяцев непрерывной работы. Но какой продолжительности? Многие работодатели полагают, что на полный отпуск (28 календарных дней) вновь принятые сотрудники не имеют права, так как еще не заработали.

Однако следует отметить, что Трудовой кодекс не предусматривает предоставление отпусков пропорционально отработанному времени. Поэтому отпуск предоставляется либо полностью, либо частями, при условии, что стороны (работник и работодатель) достигнут соглашения не только по поводу его разделения, но и по продолжительности каждой из его частей.

Одна из частей должна быть при этом не менее 14 календарных дней (ч. первая ст. 125 ТК РФ).

Пример

Сотрудник обратился с письменным заявлением о предоставлении ему части отпуска на 5 календарных дней (с понедельника по пятницу). Работодатель готов предоставить ему часть отпуска, но продолжительностью 7 календарных дней (с учетом выходных). Разделения отпуска в таком случае не происходит, так как соглашение не достигнуто. Работодатель правомерно поставил на заявлении резолюцию «Отказать».

Инициатива на разделение отпуска может исходить не только от работника, но и от работодателя.

Пример

Иванов М. принят в ЗАО «Сфера» с 2 марта 2009 года. Право на использование ежегодного оплачиваемого отпуска продолжительностью 28 календарных дней у него возникает с 2 сентября 2009 года. Руководитель компании предложил сотруднику разделить отпуск на части (образец см. на стр. 25). Сотрудник согласился.

Определяем расчетный период

При предоставлении отпуска сотруднику, не отработавшему в компании одного года, возникает вопрос: как определить ему период для расчета отпускных. Ведь по закону (ст. 114 ТК РФ) отпускные выплачиваются исходя из среднего заработка.

А расчет среднего заработка, согласно статье 139 Трудового кодекса, производится исходя из фактически начисленной работнику заработной платы и фактически отработанного им времени за 12 календарных месяцев, предшествующих периоду сохранения заработной платы.

Обращаем ваше внимание, что согласно пункту 10 Положения об особенностях порядка исчисления среднего заработка[7] расчетным в таком случае будет являться период работы этого сотрудника в организации.

Пример

В ЗАО «Альфа» Ковальчук С. был принят на должность программиста с 11 января 2009 года с окладом 20 000 руб. Право на использование отпуска продолжительностью 28 календарных дней у него возникло с 11 июля 2009 года.

3 августа 2009 года сотрудник обратился с заявлением предоставить ему часть отпуска продолжительностью 14 календарных дней. Работодатель согласился.

В тот же день был издан приказ о предоставлении отпуска по унифицированной форме № Т-6, на основании которого бухгалтер рассчитала отпускные.

Расчетным в данном случае будет являться период с 11 января 2009 года по 31 июля 2009 года. Указанный период Ковальчук отработал полностью. Его доход составил 140 000 руб. (20 000 руб. x 7 мес.) За январь оклад начислен полностью, так как с 1 по 10 января 2009 года – выходные и нерабочие праздничные дни.

Количество календарных дней, которое необходимо принять в расчет: 196,31 дн. (6 мес. x 29,4 дн. + (29,4 дн. : 31 дн. x 21 дн.), где 21 день – это количество календарных дней в январе 2009 года, приходящееся на отработанное сотрудником время).

В результате, средний дневной заработок составил 713,15 руб. (140 000 руб. : 196,31 дн.).

Таким образом, отпускные составили 9984,10 руб. (713,15 руб. x 14 дн.).

В следующем номере мы поговорим об исчислении стажа для очередного отпуска. Расскажем, как влияет на него отпуск за свой счет. В каких случаях и на сколько дней происходит смещение рабочего года. Каким образом следует отразить это в кадровых документах.

[1] О графике отпусков мы рассказывали в № 12, 2008 (читайте на www.kdelo.ru ).

[2] Приказ о предоставлении отпуска должен быть издан заранее, чтобы бухгалтерия могла начислить по нему и выплатить отпускные не позднее чем за три дня до начала отпуска (ст. 136 ТК РФ).

[3] Образец уведомления см. в № 7, 2009.

[4] Должностному лицу грозит штраф на сумму от 1000 до 5000 руб., юридическому лицу – от 30 000 до 50 000 руб.

[5] Согласно ст. 123 ТК РФ график отпусков утверждается не позднее чем за две недели до наступления календарного года (т. е. не позднее 17 декабря).

[6] За исключением тех категорий работников, которым отпуск (в случаях, предусмотренных Трудовым кодексом и иными федеральными законами) предоставляется в удобное для них время (например, несовершеннолетним, чернобыльцам).

[7] Утверждено постановлением Правительства РФ от 24 декабря 2007 г. № 922.

Источник: https://www.audit-it.ru/articles/account/stuff/a58/192167.html

График отпусков для новых сотрудников: нужно ли вносить изменение, внесение при приеме работников, образец дополнения для вновь принятых

График отпусков для вновь принятых сотрудников

Право на отдых у новых сотрудников появляется через 6 отработанных месяца. По согласованию сторон пойти в отпуск работник может и раньше, как за отработанное время, так и авансом.

Если ежегодный отдых нового сотрудника организации планируется в текущем году, нужно ли сведения о нем вносить в график Т-7?

Нужно ли вносить вновь принятых работников?

График отпуска – это документ, в котором распределяются ежегодные отпуска персонала организации. Работодатель планирует и утверждает его заранее – не позднее, чем за 2 недели до начала года.

Сотрудники, принятые в течение следующего года, также могут пойти отдохнуть.

Каждый отработанный месяц дает им право на минимум 2.33 отпускных днях, а право на отпуск по закону появляется по истечении полугода работы.

Согласно ТК РФ, ежегодные отпуска должны предоставляться персоналу в соответствии с графиком.

Данный документ могут не составлять только микропредприятия, для других это обязанность.

Распространяется ли данная обязанность на включение сведения об отпусках вновь принятых сотрудников? Обязательно ли их также вносить в утвержденный график?

Однозначно ответа ТК РФ не содержит.

Возможно развитие ситуации по одному из следующих сценариев:

  1. Не вносятся изменения в график, а отпуск предоставляется по заявлению вновь принятого на работу.
  2. Изменяется текущий график на основании приказа руководителя.
  3. Составляется дополнение к утвержденному графику, в котором отражаются сведения по новому сотруднику.

Так как трудовое законодательство четко не регулирует этот вопрос, работодатель может выбрать любой из указанных способов, так как ни один из них не нарушает ТК РФ.

Правила изменения графика отпусков.

Предоставление по заявлению

Первый способ отправить вновь принятого человека в ежегодный отпуск – это предоставить ему отдых на основании его заявления.

Работник может попросить отпуск за первый рабочий год через полгода работы, согласно ст.122 ТК РФ, продолжительность и сроки согласовываются с работодателем.

Если человеку срочно нужен отдых в более ранние сроки, то это возможно при согласии директора. Отпускное время может быть предоставлено авансом с последующей отработкой.

Для оформления ежегодного отдыха работник пишет заявление, а руководитель его одобряет и составляет приказ. Никаких изменений и правок в график Т-7 при этом не вносится.

Положения трудового законодательства при этом способе предоставления отпускного времени не нарушаются, так как в ст.122 ТК РФ сказано, что за первый рабочий год работник может взять отпуск через полгода, а за второй и последующий – в соответствии с очередностью, установленной в графике.

Логично, что за первый год отдых работник может попросить на основании заявления, а не в соответствии с графиком.

Именно этот способ наиболее популярен у кадровиков.

Как внести изменения в форму Т-7?

Некоторые организации для вновь принятых на работу сотрудников отпуска за первый рабочий год планируют в графике, внося в него изменения.

Ссылаются при этом на ст.123 ТК РФ, где говорится, что очередность предоставления должна быть определена в графике, который обязателен к исполнению.

Некоторые кадровики считают, что если в графике не установлены даты отдыха сотрудника, то ему можно отказать в предоставлении отпуска.

Вопрос о предоставлении на основании заявления решается по согласованию сторон, то есть теоретически работодатель может отказать в удовлетворении просьбы в заявлении, несмотря на то, что право на отдых у вновь принятых появляется через полгода работы.

Чтобы исключить спорные ситуации, работодатель может по факту приема на работу сотрудника закрепить сроки его отпуска в текущем утвержденном графике.

Для этого составляется приказ и вносятся изменения в форму Т-7. Такое действие не нарушает закон и гарантирует для работника отдых в обозначенные сроки.

Для работодателя это также удобно, так как позволит планировать грамотно рабочий процесс.

Начальство будет знать, когда работник пойдет отдыхать, отпуск не будет являться неожиданностью как в случае с подачей заявления, которое с одной стороны нужно удовлетворить по ст.122 ТК РФ, а с другой стороны можно и отказать по ст.123 ТК РФ.

Вносить в график новых сотрудников нужно в том случае, если они приняты на работу в первой половине года, именно тогда по закону у них появляется право на отдых через полгода.

Если человек устроен во второй половине года, то запросить отпуск он может только в следующем году, спорных ситуаций при этом не возникает.

Наиболее правильный способ изменения график для внесения данных об отдыха нового работника – это составить отдельный документ в виде дополнения.

Оформляется дополнение по той же форме Т-7. Единственное отличие – это пометка о том, что документ дополнительный к основному. Ссылка на основной график дается в верхней части дополнения.

В дополнительном графике указываются сведения об отпуске тех сотрудников, которые приняты на работу в текущем году.

Составленное дополнение также проходит все процедуры согласования и утверждения. Виза руководителя обязательно ставится в правом верхнем углу.

Только после этого он считается введенным в действия и обязательным к исполнению.

Образец дополнения

Дополнение к графику отпусков при приеме новых сотрудников можно оформить по такому образцу:

Как правильно оформить изменения в графике отпусков

График отпусков для вновь принятых сотрудников

Специалисты по кадровой работе компании FLC расскажут в данной статье о том, как грамотно оформить выход сотрудников в отпуск не по графику, продление отпуска в связи с больничным, перенос отпуска по просьбе компании, неиспользованный отпуск и другие моменты и сложные вопросы кадрового делопроизводства.

График отпусков – документ, который в обязательном порядке должен присутствовать в кадровой документации любого предприятия. Штраф за его отсутствие или несоответствие действительности довольно велик и составляет от 30 до 50 тысяч рублей.

Цель графика отпусков – обозначить четкие даты нахождения в отпуске каждого сотрудника, а также конкретные числа выхода в отпуск и возвращения из него. Но практика показывает, что сотрудники далеко не всегда могут воспользоваться отпуском в соответствии с графиком, есть разные жизненные обстоятельства, не позволяющие это сделать.

Что делать, если сотрудник хочет пойти в отпуск не по графику?

Сразу хотим заметить, что большой проблемы в этом нет, ведь возможность смены даты выхода в отпуск прописана законодательно (ст. 123, 124 ТК РФ), то есть работник имеет на это полное право. Главное – это согласовать с руководителем предстоящие изменения.

Кроме этого, есть категории граждан, которые могут первоочередно выбрать наиболее подходящее для себя время для очередного отпуска. Сюда относятся:

  • Работники в возрасте до 18 лет (статья 267 Трудового кодекса РФ);
  • Женщины, которые собираются в отпуск по беременности и родам или планируют выйти на работу после него (статьи 122, 260 Трудового кодекса РФ);
  • Мужчины в период отпуска по беременности и родам жены (статья 123 Трудового кодекса РФ);
  • Работники, усыновившие ребенка (детей) в возрасте до трех месяцев (статья 122 Трудового кодекса РФ);
  • Совместители, которым дни отдыха предоставляют одновременно с отпуском по основному месту работы (статья 286 Трудового кодекса РФ);
  • Работники, супруги которых являются военнослужащими, вправе взять отпуск одновременно с отпуском мужа (жены) (пункт 11 статьи 11 Федерального закона от 27 мая 1998 г. № 76-ФЗ);
  • Граждане, пострадавшие от аварии на Чернобыльской АЭС (закон РФ от 15 мая 1991 г. № 1244–1);
  • Инвалиды войны, ветераны боевых действий (статьи 14–19 Федерального закона от 12 января 1995 г. № 5-ФЗ).

Конкретных указаний на то, как нужно оформить изменения в графике отпусков в Трудовом кодексе нет, но по сложившейся практике лучше это оформить следующим образом: сотрудник должен написать заявление о предоставлении ему очередного отпуска с указанием желаемых дат, сделав пометку о том, что будет отдыхать не по утвержденному графику. Руководитель визирует заявление и издает приказ о предоставлении отпуска.

При этом, в графе 7 графика отпусков «Фактический отпуск» нужно указать новую дату выхода сотрудника в отпуск, а в графе 8 «Основания для переноса отпуска» — реквизиты заявления на основании которого и осуществлен перенос.

Перенос или продление отпуска из-за больничного

Продление или перенос отпуска в связи с предоставлением сотрудником больничного листа должен в обязательном порядке быть осуществлен руководством предприятия на основании статьи 124 ТК РФ.

Если сотрудник во время отпуска заболел, либо выполнял официальные поручения руководства или государственные обязанности (например, участвовал в судебных слушаниях), то часть неиспользованного отпуска должна быть перенесена на другое время или же отпуск должен быть продлен.

В случае болезни работника во время отпуска, ему необходимо предоставить по месту работы листок нетрудоспособности и написать заявление с просьбой перенести те дни отпуска, которые он проболел, на другое время.

Решение о том, на какие даты будет перенесена часть отпуска принимает руководитель, учитывая при этом пожелания работника. После того, как договоренность достигнута, руководитель визирует заявление и издает соответствующий приказ.

В этом случае, при переносе отпуска на другое время, нужно в графах 7 и 9 указать новую дату отпуска, а в графе 8 записать номер и прочие реквизиты соответствующего приказа.

О болезни во время отпуска работник может сообщить и по телефону, продлив отпуск на те дни, которые он проболел, это не будет нарушением. В таком случае составлять заявление и приказ нет необходимости.

Достаточно будет больничного листа, который работник предоставит приступив к работе. Оформляется продление таким образом: в 10-й графе «Примечание» нужно внести реквизиты листка нетрудоспособности и сделать пометку о продлении отпуска.

Графы 8 и 9 при этом заполнять не нужно, ведь сотрудник ушел в отпуск в соответствии с планом.

Для большей наглядности приведем пример:

Электрик ООО «Байкал» Васильев А. Н. пошел в отпуск по графику — с 12 августа на 28 календарных дней. Но 27 августа заболел и болел 7 дней — до 2 сентября включительно.

Работник решил использовать свое право на продление отпуска, для чего позвонил в офис и сказал, что в связи с болезнью выйдет из отпуска на неделю позже — 16 сентября. В этот день сотрудник принес на работу больничный от 27 августа № 589 555 123 101. В графе 10 графика отпусков сделали отметку о продлении отпуска до 15 сентября и привели реквизиты листка нетрудоспособности.

Как оформить отсрочку отпуска по просьбе предприятия

Иногда на предприятиях возникают ситуации, когда руководство вынуждено попросить сотрудника перенести отпуск на другое время в связи с возникшей ситуацией, например, увольнением или болезнью работника, которого срочно нужно заменить; увеличением объемов производства и т.д.

Сразу заметим, что осуществить это можно только с согласия самого работника. Согласие на перенос отпуска на определенное время (в пределах календарного года) нужно попросить в письменном виде, ответ сотрудника тоже должен быть письменным. В случае договоренности сторон руководитель издает приказ о переносе отпуска.

Если же отпуск нужно перенести на следующий год, нужно также получить письменное согласие работника. Такой перенос может быть осуществлен только в исключительных случаях и не более двух лет подряд (ст. 124 ТК РФ).

Оформляется такой перенос так же, как и обычный, по просьбе работника: в графы 7 и 9 вносится новая дата начала отпуска, а в 8-ю графу – реквизиты приказа. Если же отпуск переносится на следующий год, то в 10-й графе «Примечание» необходимо указать основание для переноса, в данном случае это согласие работника.

Как включить в график отпусков вновь принятых сотрудников

Если в течение года в компании появились новые сотрудники, которые успели проработать шесть и более месяцев, то они уже имеют право на отпуск. Как включить их в уже утвержденный график отпусков?

По трудовому законодательству из-за вновь прибывших работников совсем не обязательно менять и дополнять уже утвержденный график отпусков, новому сотруднику достаточно будет написать заявление о предоставлении ему отпуска, а работодателю – издать соответствующий приказ.
Но на наш взгляд, удобнее будет все же дополнить текущий график отпусков данными о новых работниках. Это сделает график более полным и наглядным, поможет составить график на следующий год.

Если новых сотрудников довольно много, то можно специально для них завести отдельный график отпусков, указав, что этот дополнительный график является приложением к основному.

Как оформить неиспользованный отпуск при увольнении

Согласно части 1 статьи 127 Трудового кодекса РФ работникам, которые уволились не успев сходить в очередной отпуск, полагается компенсация. В графике отпусков при этом в графе 10 «Примечания» проставляется отметка о увольнении сотрудника, с указанием даты увольнения, что и объясняет неиспользование им отпуска.

Как оформить замену отпуска денежной компенсацией

Для начала приведем перечень категорий сотрудников, которые могут воспользоваться правом заменить отпуск денежной компенсацией:

Категория работниковПродолжительность отпускаОснование
Сотрудники, условия труда на рабочих местах которых по результатам спецоценки отнесены к вредным 2-й, 3-й или 4-й степени либо к опасным условиям труда*Не менее 7 календарных дней Статья 117 Трудового кодекса РФ
Сотрудники с ненормированным рабочим днемНе менее 3 календарных днейСтатья 119 Трудового кодекса РФ
Профессиональные спортсмены и тренерыНе менее 4 календарных днейСтатья 348.10 Трудового кодекса РФ
Работающие по основному месту работы или вахтовым методом в районах Крайнего Севера и приравненных к ним местностях В районах Крайнего Севера — 24 календарных дня; в приравненных к нему местностях — 16 календарных днейСтатьи 321, 287, 302 Трудового кодекса РФ
Трудящиеся в остальных районах Севера, где установлены районные коэффициенты и процентная надбавка к зарплате8 календарных днейСтатья 14 Закона РФ от 19 февраля 1993 г. № 4520–1, пункт 4 письма Роструда от 12 сентября 2013 г. № 697-6-1
Граждане, подвергшиеся воздействию радиации из-за аварии на Чернобыльской АЭС*14 календарных дней — для тех, кто перенес лучевую болезнь, получил инвалидность; 7 календарных дней — для остальныхСтатьи 14, 16, 18, 19 Закона РФ от 15 мая 1991 г. № 1244–1

*Дополнительный отпуск нельзя заменить денежной компенсацией.

Часть ежегодного оплачиваемого отпуска, превышающую 28 календарных дней, можно заменить денежной компенсацией.

Категории работников, которым нельзя заменить отдых на денежную компенсацию:

  • беременные женщины;
  • сотрудники в возрасте до 18 лет;
  • все, кто занят на работах с вредными или опасными условиями труда. Исключение -часть дополнительного оплачиваемого отпуска, превышающая семь календарных дней;
  • сотрудники, которые подверглись радиации в результате чернобыльской аварии (письмо Минтруда России от 26 марта 2014 г. № 13–7/В-234).

Для того, чтобы отразить эту операцию в графике отпусков, необходимо в графе 10 «Примечания» указать количество отпускных дней, замененных на денежную компенсацию, а также реквизиты соответствующего приказа.

Как исправить ошибки в графике отпусков

Грамотно составленный график отпусков, содержащий максимально достоверную информацию поможет вашей компании достойно пройти проверку трудовой инспекцией и избежать санкций. Как поступить, если вы заметили в уже утвержденном графике неточность?

Ошибки в графике отпусков исправляются таким же образом, как и в других документах: неправильный текст нужно аккуратно зачеркнуть и вписать рядом верные данные с указанием даты внесения поправки. Исправление должен заверить работник, который составлял график, для чего он должен поставить свои ФИО и подпись рядом с исправлением (ч. 7 ст. 9 Федерального закона от 6 декабря 2011 г. № 402-ФЗ).

Если сотрудник, составлявший график уже не работает в этой организации, заверить исправление может тот, кто в данный момент занимается этой работой.

Компания FLC – комплекс юридических и бухгалтерских услуг для бизнеса.
Наша практика позволяет нам быстро и эффективно решать любые вопросы и задачи

ЗВОНИТЕ!

Источник: https://f-jurist.ru/poleznaya-informaciya/stati/kak-pravilno-oformit-izmeneniya-v-grafike-otpuskov/

Поделиться:
Нет комментариев

    Добавить комментарий

    Ваш e-mail не будет опубликован. Все поля обязательны для заполнения.