График отпусков дата утверждения

Содержание

Что нужно знать про график отпусков

График отпусков дата утверждения

Нужно ли учитывать мнение сотрудников при составлении графика отпусков?

В общем случае учитывать мнение сотрудников при составлении графика отпусков работодатель вправе, но не обязан. Исключение составляют пожелания отдельных категорий сотрудников, в частности:

  • сотрудниц, имеющих двух и более детей в возрасте до 12 лет, и сотрудников, воспитывающих таких детей без матери;
  • сотрудников в возрасте до 18 лет;
  • участников Великой Отечественной войны, инвалидов войны, ветеранов боевых действий.

Кроме того, при составлении графика отпусков работодателю следует также учитывать право отдельных категорий сотрудников на незапланированный отпуск в определенных обстоятельствах.

Например, право беременной сотрудницы на использование отпуска перед или после отпуска по беременности и родам (ст.

260 ТК РФ) или право сотрудника воспользоваться ежегодным отпуском в период отпуска по беременности и родам его жены (ч. 4 ст. 123 ТК РФ).

Таким образом, составлять график отпусков работодатель в общем случае может без учета мнения сотрудников, не забывая при этом об «исключительных» категориях.

Нужно ли знакомить сотрудников с графиком отпусков после его утверждения?

По этому вопросу нет единого мнения, и сложились две противоположные позиции.

Сторонники первой считают, что обязанности знакомить сотрудников с графиком отпусков под подпись законодательство не содержит.

График отпусков не является локальным актом, а относится к первичной учетной документации по учету кадров — то есть является организационно-распорядительным документом (постановление Госкомстата России от 5 января 2004 г. № 1).

Известить о предстоящем отпуске по утвержденному графику работодатель обязан не позднее чем за две недели до его начала (ч. 3 ст. 123 ТК РФ).

Вторая точка зрения основана на том, что график отпусков все же подпадает под определение локального акта, а значит, работодатель обязан знакомить сотрудников с документом.

В условиях отсутствия единой позиции и во избежание спорной ситуации работодателю рекомендуется ознакомить сотрудников с графиком отпусков под подпись. С этой целью можно:

  • попросить сотрудника расписаться напротив даты его предполагаемого отпуска в самой форме графика в поле «Примечание»;
  • приложить к графику отпусков ознакомительный лист, в котором каждый сотрудник укажет дату ознакомления с документом и распишется.

Можно ли в графике отпусков указывать не конкретные даты, а месяц предполагаемого отпуска?

Указывать в графике отпусков только месяц предполагаемого отпуска не запрещено. Однако на практике это не очень удобно, поскольку потом придется дополнительно оформлять согласование с сотрудником конкретной даты начала отпуска. Если отразить конкретные даты изначально, то это избавит работодателя от дальнейших согласований и возможного пересечения отпусков разных сотрудников.

Вместе с тем такой порядок удобно использовать при сменной работе. Если смены на дату составления графика еще неизвестны, то укажите месяцы предполагаемого отпуска, а после утверждения графика сменности уточните конкретные даты по согласованию с сотрудником (ст. 123 ТК РФ).

Нужно ли в графике отпусков указывать информацию о неиспользованных отпусках за прошлые годы?

Чтобы не допустить нарушения трудового законодательства, неиспользованный за прошлый год отпуск для наглядности можно включить в график отпусков на текущий год. Правомерность такого подхода подтверждают и специалисты Роструда в письме от 1 марта 2007 г. № 473-6-0.

В нем говорится, что ежегодные отпуска за предыдущие рабочие периоды могут быть предоставлены либо в рамках графика отпусков на очередной календарный год, либо по соглашению между сотрудником и работодателем, то есть без включения указанных дней в текущий график.

Если работодатель решит отразить неиспользованную часть прошлогоднего отпуска в текущем графике, то период отпуска необходимо согласовать с сотрудником в обязательном порядке. Включать такие дни отпуска в график по своему усмотрению, в отличие от дней отпуска на новый рабочий год, работодатель уже не вправе.

Нужно ли в график отпусков включать внешних и внутренних совместителей, сотрудников-срочников?

График отпусков составляют для всех сотрудников организации, которые планируют продолжать работу в следующем году (ст. 123 ТК РФ). Поэтому нужно включать всех: и совместителей, и срочников – при условии что срочный договор закончится не в декабре текущего года.

Кстати, поскольку отпуск совместителю должен быть предоставлен одновременно с отпуском по основной работе, работодателю внешнего совместителя необходима информация о запланированном времени отпуска на основной работе (ч. 1 ст. 286 ТК РФ). Для этого работодатель может попросить сотрудника предоставить выписку из графика отпусков или соответствующую справку с основного места работы.

Нужно ли включать в график отпусков сотрудников, которые приняты в организацию за несколько месяцев до составления графика?

Ежегодный оплачиваемый отпуск работнику предоставляют ежегодно. Право на использование отпуска за первый год в общем случае возникает по истечении шести месяцев непрерывной работы новичка в организации.

Отпуск за второй и последующий годы предоставляют в любое время в соответствии с принятой очередностью, которая фиксируется в графике отпусков. Это следует из положений статей 122 и 123 Трудового кодекса РФ. Таким образом, включать отпуск за первый рабочий год в график не обязательно.

Вместе с тем на практике такое включение удобно, поскольку дает комплексное представление о времени отдыха всех работников.

Источник: «Система Кадры»

Источник: https://hh.ru/article/16001

Особенности составления графика отпусков на 2021 год

График отпусков дата утверждения
Александр Копасов

Cтарший юрист-консультант «Что делать Консалт»

Не позднее 17 декабря работодатели должны составить, заполнить и утвердить график отпусков на 2021 год. Срок установлен и сдвигать его из-за выходных не будут. Подробную инструкцию, пример и образец заполнения графика отпусков на 2021 год вместе с приказом о его утверждении читайте в статье.

Порядок действий

Составьте график по каждой структурной единице. Для этого узнайте, когда работники намерены пойти в отпуск в будущем году, например посредством опросных листов.

После сведите данные в единую базу (обычно этим занимается кадровая служба). До официального утверждения графика сводная таблица с датами представляет собой только проект. До утверждения графика необходимо представить проект первичной профсоюзной организации (ст. 372 ТК РФ), если в организации действует профсоюз.

Для этого выделяется время:

– 5 рабочих дней на получение мотивированного ответа профсоюза;

– 3 дня на дополнительные консультации (если они понадобятся).

График составляется в свободной форме или по унифицированной форме № Т-7.

Помните, что отпуск можно разбить на части, но хотя бы одна из частей должна составлять не менее 14 дней.

Ознакомьте работников с конечным результатом.

Сроки для составления графика отпусков на 2021 год

Последний срок для утверждения графика отпусков законодательно установлен в статье 123 ТК РФ, а именно не позднее чем за две недели до нового года (17 декабря 2020 года – последний день для утверждения).

За нарушение грозит административная ответственность (со. 5.27 КоАП РФ):

  • для должностного лица предупреждение или штраф от 1 000 до 5 000 руб.;
  • для предпринимателей – от 1 000 до 5 000 руб.;
  • для компаний – от 30 000 до 50 000 руб.

Устанавливать вид наказания будет трудовая инспекция.

Форма графика отпусков на 2021 год

По графику формируют сведения о датах выплаты отпускных. Поэтому в документе должны быть все обязательные реквизиты первичной документации из ст. 9 ФЗ «О бухгалтерском учёте». Дата создания и подпись руководителя являются обязательными элементами.

Организация может самостоятельно разработать шаблон. Или можно применять унифицированные бланки. Создавать документ можно в бумажном или электронном виде, подписанном ЭЦП с учётом ФЗ «Об электронной подписи».

Унифицированная форма графика отпусков  установлена Постановлением от 05.01.2004 № 1 «Об утверждении унифицированных форм первичной учётной документации по учёту труда и его оплаты».

Форма графика определяет, нужно ли издавать приказ об утверждении графика отпусков или нет. В форме № Т-7 предусмотрен гриф утверждения документа, поэтому утверждать такой график отдельным приказом не нужно.

Если разработали форму графика отпусков сами и в ней отсутствует гриф утверждения, такой график утвердите приказом руководителя. Для внесения изменений в такой график отпусков понадобится соответствующий приказ.

Составление графика отпусков на 2021 год

В бланке графика отпусков на 2021 год отразите следующие сведения:

  • наименование отдела или иного подразделения;
  • должность в соответствии со штатным расписанием, фамилию, имя и отчество;
  • действующий табельный номер.

Дополнительно указываются такие элементы отпуска, как:

  • продолжительность;
  • начальная дата отдыха с подразделением на запланированную и фактическую;
  • основание для изменения плановых сроков;
  • предполагаемая дат и примечание.

Фактическую продолжительность перед согласованием не отображают, её заполняют после выхода сотрудника на работу.

Заполненный график заверяет своей подписью руководитель кадровой службы. А при её отсутствии любой другой уполномоченный сотрудник, например главный бухгалтер. После чего окончательно утверждает заполненный документ руководитель организации.

Оформляем по всем правилам график отпусков на 2021 год 

Обычно работодатели стремятся ознакомить сотрудников с графиком отпусков под подпись. Для этого просят ставить подпись в поле «Примечание» или прикладывают лист ознакомления. Однако в настоящее время по этому вопросу есть две противоположные позиции.

  1. Закон не содержит прямого требования знакомить под подпись сотрудников. График отпусков не является локальным актом. График отпусков является организационно-распорядительным документом. Известить о предстоящем отпуске по графику работодатель обязан не позднее чем за две недели до его начала (ч. 3 ст. 123 ТК РФ).
  2. График отпусков подпадает под статью 8 ТК РФ. То есть это локальный акт организации. С документами, которые связаны с трудовой деятельностью сотрудника, работодатель обязан знакомить его под подпись. К ним также относят график отпусков (ст. 22 ТК РФ).

Как в графике отпусков учесть праздники 2021 года?

Сотрудники часто присоединяют отпуск к праздникам. В таком случае праздничные дни в число календарных дней отпуска не включаются (ст. 120 ТК РФ). Еженедельные выходные дни входят в период ежегодного отдыха (ст. 115 ТК РФ).

К примеру, если указать в графике продолжительность отпуска в восемнадцать дней с 1 января, то десять праздничных дней с 1 по 10 января в период отпуска не войдут. Лучше укажите начало отпуска с 11 января, но предварительно согласуйте это с работником.

Как соблюдать очерёдность отдыха в графике отпусков на 2021 год?

Есть работники, которые имеют право на отпуск в удобное для них время вне очереди. Даже если есть график отпусков, они не обязаны ему подчиняться.

Если в компании есть такие работники, в первую очередь согласуйте время отпуска с ними и укажите его в графике. А потом уже расставьте периоды отпуска по остальным сотрудникам. Это снизит вероятность переносов в течение года и сбои в рабочем графике.

Как вносить исправления в график отпусков

Законодательство не запрещает вносить необходимые поправки в документ. Компания может отражать новые сведения, например при найме работника.

Если сотруднику придётся уйти раньше или позже даты, установленной в графике, то корректировку проводят следующим образом. Не меняя указанную дату, вносят необходимую запись о переносе. Его длительность отмечают непосредственно в столбцах с 8 по 10 графика. Для этого потребуется соглашение обеих сторон. Рекомендуется закрепить его письменно.

При этом следует иметь в виду, что за две недели до предполагаемой даты отпуска сотрудник подаёт заявление с указанием числа, которое и будут отражать в графике при корректировке. Также основанием для переноса дней является распоряжение при вызове персонала из-за производственной необходимости или иных случаев личных обстоятельств.

Порядок заполнения и внесения изменений определяют во внутреннем локальном акте. В частности, в правилах внутреннего распорядка.

Источник: https://www.4dk.ru/news/d/20201204124014-osobennosti-sostavleniya-grafika-otpuskov-na-2021-god

Утверждение графика отпусков

График отпусков дата утверждения

Форма Т-7 – это стандартная утвержденная форма для оформления графика отпусков.

Прежде чем приступить к инструкции по ее заполнению, следует напомнить, что график отпусков должен формироваться заранее — не позднее середины декабря года текущего на год следующий.

Главное негласное правило — учет интересов всех сторон, то есть как пожеланий сотрудников, так и руководства организации. Уход в отпуск того или иного работника никоим образом не должен отразиться на эффективности производственного процесса.

Кто составляет график отпусков

Составление отпускного графика занимается специалист кадрового отдела. Но без подписи руководителя организации и печати он не будет считаться действительным.

Что необходимо для заполнения формы Т-7

В первую очередь, для грамотного составления графика отпусков нужно воспользоваться существующим штатным расписанием. Оно позволит точно указать ФИО каждого работника, его должность и табельный номер, а также то структурное подразделение, к которому он относится. Это же штатное расписание позволит разработчику графика отпусков не забыть никого из сотрудников.

Ответственные лица

  • В первой части графика отпусков нужно обязательно прописать реквизиты организации, в частности полное ее наименование с указанием организационно-правовой формы.
  • Далее, при наличии на предприятии профсоюза, нужно учесть его мнение на предмет графика отпусков с указанием даты, когда это мнение было высказано и зафиксировано.
  • Затем проставить дату заполнения документа.
  • Подпись директора с расшифровкой необходимо поставить после того, как график отпусков будет окончательно оформлен и согласован с сотрудниками.

Составление графика

Второй пункт является основным. Именно он включает в себя те сведения, ради которых и составляется данный документ. Здесь, опираясь на штатное расписание, необходимо в соответствующие графы вписать структурное подразделение, ФИО сотрудников, их должность, табельный номер, а также период отпуска каждого работника.

Важное условие: по закону, отпуск в общей сложности не может быть меньше 28 календарных дней, но его можно разбивать на какое угодно количество частей, при условии, что одна из них составит не менее 14 дней.

После того, как график отпусков составлен, его нужно показать сотрудникам для ознакомления и подписи. Затем его необходимо подписать у руководителей структурных подразделений и только потом представить на подпись главному лицу организации.

Когда график будет оформлен и утвержден, его не стоит убирать на полку – в течение года его необходимо заполнять по строкам фактических дней отпуска и всевозможных изменений.

Внимание! Не менее чем за две недели перед началом отпуска в соответствии с данным графиком каждому сотруднику нужно будет направить уведомление с указанием начальной и конечной даты отпуска. Без этого уведомления сотрудник может на вполне законных основаниях отказаться идти в отпуск в установленные ранее сроки.

Важно! Если работник решил изменить дату своего отпуска, он обязан уведомить об этом руководство через заявление, оформленное в письменном виде.

При этом смена даты отпуска возможна только при взаимном согласии сторон и при условии, что это не повредит производственным процессам в организации.

Поэтому хорошо, если сотрудник предоставит руководству документы, свидетельствующие об уважительных причинах и реальной необходимости перенесения отпуска.

В график отпусков нужно обязательно вносить информацию, указывающую на основания, по которым перенос отпуска стал возможным, а также фактическую дату отпуска. Все эти сведения нужно подкреплять ссылками на внутренние документы (приказы, больничные листы и т.п.).

Что делать, если сотрудник устроился после составления графика отпусков

Такая ситуация отнюдь не редкость. Как правило, в подобных случаях применяется один из двух вариантов:

  1. Внесение изменения в уже существующий график отпусков;
  2. Составление дополнительного графика отпусков, который будет являться приложением к основному.

Все остальное делается по общей схеме: обязательная подпись работника, заверение изменений или дополнительного отпускного графика у начальника структурного подразделения и руководства предприятия.

Кто может идти в отпуск вне графика

Закон отдельно выделяет лиц, которым отпуск должен предоставляться по их желанию, вне зависимости от стажа работы и утвержденного графика. Это:

  • внешние совместители, уходящие в отпуск по основному месту работы;
  • женщины, ожидающие ребенка при наличии справки из медицинского учреждения;
  • несовершеннолетние сотрудники;
  • работники-мужчины, чьи супруги находятся в отпуске по беременности и родам (при наличии свидетельства о браке и справки из медучреждения);
  • супруги военнослужащих — в одно время с отпуском военнослужащих (по желанию);
  • граждане, пострадавшим от чернобыльской катастрофы.

Все остальные работники имеют право уходить в отпуск только после работы в организации не менее 6 месяцев и в соответствии с составленным заранее графиком отпусков.

Как заполнить график отпусков на 2019 год с учетом последних изменений ТК РФ

В соответствии со статьей 123 ТК РФ , график следует утвердить за две недели до наступления нового года.

Чтобы не ошибиться в заполнении, рекомендуем вам ориентироваться на представленный в статье график отпусков на 2019 год (excel скачать бесплатно можно в конце статьи).

Утверждение его в течение двух последних недель декабря будет являться нарушением трудового законодательства. Таким образом, для определения сроков отдыха работников на 2019 год его нужно утвердить не позднее 17.12.2018.

Источник: https://xn--d1agd3b.xn--p1ai/utverzhdenie-grafika-otpuskov/

График отпусков

График отпусков дата утверждения

На наших занятиях по кадровому делопроизводству мы подробно разбираем как правильно его составить, как и когда утвердить и нужно ли сотрудников знакомить с ним.

О графике отпусков написано множество статей, проведено огромное количество вебинаров и все равно, проводя кадровый аудит в компаниях, я нахожу ошибки.

Поэтому я решила написать краткую пошаговую инструкцию ваших действий.

График отпусков, согласно Трудовому Кодексу (статья 123), должен быть утвержден не позднее, чем за две недели до нового года (раньше можно).

Это когда?

Берем в руки календарь, находим 31 декабря и отсчитываем назад 2 недели. Это 17 декабря. Но это суббота!

Следовательно, последний день утверждения графика отпусков — предшествующий рабочий день (16 декабря). Существует штраф за то, что график отпусков отсутствует или он утвержден не вовремя и составляет от 30 000 до 50 000 руб (статья 5.27 КоАП).

Если у вас в компании есть профсоюзный орган, то необходимо учесть его мнение (до утверждения), а это занимает время. Ведь профсоюзный орган может внести свои коррективы по переносу отпусков сотрудников.

Форма графика отпусков

Чтобы оформить график отпусков мы обычно пользуемся формой Т- 7, утвержденной Постановлением Госкомстата России от 05.01.2004г № 1. Но с 1 января 2013 году в нашем законодательстве отсутствует требование обязательно работать в унифицированных формах. Следовательно, работодатели (коммерческие организации) могут разрабатывать собственную форму документов.

Форма Т-7

Плюсы:

 – Форма разработана давно и привычна для работы;

 – По умолчанию стоит в многих программах ведения кадрового учета и заполняется автоматически

Минусы:

– Есть графы, которые приходится заполнять вручную (дата фактического ухода в отпуск, перенесение отпуска).

Если вы работаете в коммерческой организации, то я вам советую разработать собственную форму графика отпусков, но при этом не потеряв обязательные реквизиты, а именно:

 – Название организации (или обособленного структурного подразделения). График отпусков не обязательно должен быть единым документом. Он может состоять из нескольких частей.

 – Отметка о том, что «мнение профсоюзного органа учтено» и реквизиты этого решения.

В случае, если такого «органа» в компании нет, этот реквизит можно убрать, но я бы вместо этого написала «на момент утверждения профсоюзный орган отсутствует».

– Дата утверждения и реквизиты приказа утверждения. Это очень важный момент, т.к. именно по нему проверяющий инспектор будет судить о соблюдении статьи 123 ТК РФ.

– В графике отпусков по каждому сотруднику должны быть указаны следующие данные: структурное подразделение и занимаемая должность (в точном соответствии с Штатным расписанием), Фамилия, Имя и Отчество, табельный номер (если компания большая и у нас могут быть полное совпадение по ФИО), количество запланированных дней отпуска.

Если мы все равно разрабатываем собственную форму документа, то есть смысл сделать ее такой, чтоб нам было удобно. Не забывайте, что новую форму документа необходимо утвердить приказом по компании. Образец приказа можно посмотреть в приложении к этой статье.

Так как в Трудовом Кодексе нет указания на то, что мы обязаны фиксировать в графике отпусков дату фактического ухода работника в отпуск, то предлагаю из формы Т-7 убрать эту графу, и все, что связано с переносом отпуска и реквизитами документа, его утверждающего. Как показывает практика, для удобства работы нам не хватает других данных, их мы и добавим.

Например, графу о дополнительном отпуске (если они предусмотрены в компании), графу об остатках отпусков за предыдущий период или «северные» отпуска. Иногда кадровики добавляют графу ознакомления работника с графиком отпусков. 

Обращаю ваше внимание, что график отпусков это не Локально-Нормативный акт, и обязанности работодателя знакомить работников с ним нет.

Кроме того, в законе «О персональных данных» говориться о том, что любая информация, связанная с конкретным работником, является его персональными данными и не подлежит распространению. Следовательно, вывешивание графика отпусков в доступном всеобщему обозрению является нарушением.

Чтобы этого избежать, я раздаю выписку из утвержденного графика отпусков руководителям подразделений, у которых каждый работник может ознакомиться с ним при желании.

Перед заполнением графика отпусков

Определяем список тех, кто в этот график будет внесен, а именно:
 – Сотрудники, находящиеся в штате на дату утверждения включительно

 – Те, кто оформлен на срочный трудовой договор. При этом будем учитывать срок такого договора. Если договор заканчивается в декабре текущего года, то такого сотрудника включать не будем, но если он заканчивается в следующем году — планируем отпуск. Работники по договору гражданско-правового характера в график отпусков не включаются.

 – Те, кто находятся в отпуске по уходу за ребенком. Т.к., эти сотрудники (цы) уже находятся в отпуске, то предоставление двух отпусков одновременно невозможно. Если молодой родитель изъявит желание и выйдет на работу, то мы сделаем приложение к графику отпусков, указав даты отпуска

 – “Потеряшки”. Это сотрудники, которые фактически долгое время отсутствуют на рабочем месте, и мы проводим мероприятия по их розыску.

Мы им заблаговременно пишем письмо о том, что сейчас идет формирование графика отпусков, и просим указать предпочтительные даты.

В самом графике отпусков делаем примечание напротив фамилии работника, что более точная дата будет определена по выходу работника

 – Совместители. У внешних совместителей мы запросим справку с основного места работы, чтобы указать те же даты и в своем графике, а для внутренних совместителей мы отведем 2 строки, в одной указав отпуск как у основного работника, а во второй — как для совместителя.

А как быть с теми, кто принят на работу после утверждения графика отпусков? Четкого ответа на этот вопрос нет. Проверяющие органы не могут наказать работодателя за отсутствие таких сотрудников в графике отпусков.

Но! Отпуск связан с денежными выплатами, а также мы не можем нарушить рабочий процесс, поэтому есть смысл по мере необходимости делать приложения к утвержденному графику отпусков, включая туда новых сотрудников.

Часто на курсах задают вопрос: если работник и работодатель не сошлись в едином мнении о  дате предоставления отпуска. Кто прав? Согласно нашему законодательству, работодатель обязан учитывать мнение льготных категорий граждан, а вот остальных — нет.

Работодатель обязан предоставлять работнику отпуск так, чтобы не нарушить нормальный ход работы организации. Поэтому будем искать компромисс в этом вопросе.
Обратите внимание на продолжительность ежегодного отпуска.

У некоторых категорий граждан отпуск превышает 28 календарных дней.

Разделение отпуска на части

В Трудовом Кодексе сказано, что допускается разделение отпуска на части (внимание!) по соглашению между работником и работодателем.

Соответственно, ни в каких Локально-Нормативных актах, ни в Трудовом договоре мы не можем написать, что «в компании принято разделение отпуска на 14 и 14 дней» или «предоставляется отпуск в количестве дней кратного 7». Это грубое нарушение.

В нашем законодательстве не сказано, как должно выглядеть согласие работника и работодателя о разделении отпуска на части. Не нужно придумывать себе лишнюю работу и делать Дополнительные соглашения к Трудовому договору. 

А как же тогда зафиксировать достигнутые соглашения?

Если компания небольшая, то можно попросить работника написать заявление с просьбой разделить отпуск на части (с указанием размеров частей и дат начала) и визой руководителя о согласии.

Если компания большая, то я поступаю так. Заранее раздаю руководителям подразделений шаблон графика отпусков, и предоставляю им возможность самостоятельно урегулировать вопросы с датами.

Затем, каждый работник в этот шаблон собственноручно вписывает свою фамилию, имя, должность и указывает даты начала отпуска и количество дней (или период «с.. по..») и расписывается. Все это визирует руководитель структурного подразделения.

Некоторые кадровики просят еще к этому написать заявление о разбиении отпуска на части.

Как указывать даты отпусков?

Вариант 1. Сотрудник указывает точную дату начала отпуска и его продолжительность. Мы рассчитываем дату окончания (не забывайте, что праздничные дни продлевают очередной отпуск).

Вариант 2. Сотрудник указывает месяц, в котором он идет в отпуск. Т.к., согласно Трудовому Кодексу, мы обязаны предупредить о дате начала отпуска заранее, то за 3 недели мы пишем ему извещение, где напоминаем о дате начала отпуска и просим уточнить конкретные дни.

Утверждение графика отпусков

График отпусков утверждает руководитель организации или уполномоченное лицо. Если мы говорим о филиале или обособленном структурном подразделении, то это право может быть передано Руководителю подразделения по доверенности.

Ознакомление работника о начале отпуска

Государственная трудовая инспекция не считает наличие подписи работника в графике отпусков как акт ознакомления о начале отпуска. Исключением является если работник расписывается в графике за 2 недели до начала и ставит дату ознакомления. Но это возможно только в малых предприятиях.
Как можно ознакомить работника о начале отпуска?

 – Извещение. Мы направляем сотруднику уведомление о предстоящем отпуске. Если сотрудники находятся все в одном месте, то это не составляет труда. Работник расписывается, проставляет дату собственноручно (за 2 недели до даты начала отпуска)

 – Журнал (тетрадь) уведомлений у руководителей подразделений. Делаю рассылку по электронной почте руководителям, что у их подчиненных запланирован отпуск и прошу их ознакомить

 – По электронной почте дистанционных работников. В ответ получаю подтверждение от работника, заверенное электронной подписью, а потом почтовое отправление с бумагой

Некоторые кадровики делают приказ о предоставлении отпуска за 3 недели до начала. Это удобно и неудобно одновременно. Неудобство связано с тем, что в некоторых кадровых программах при создании приказов происходит одновременное начисление и, если работник решит перенести отпуск, то придется уничтожать приказ и так далее.

Перенос отпуска

Если работник не согласен с той датой начала отпуска, которую ему определил работодатель: на уведомлении пишет: «не согласен!». Наша с вами обязанность — уведомить. Для сохранения нормальных рабочих отношений и, если руководитель не против, можно поискать компромисс.

Если работник пишет заявление о переносе даты отпуска. При условии, что руководитель (работодатель) не против, возможно перенесение. В график отпусков изменения не вносятся, а к нему подкалывается заявление работника. Не забудьте сделать уведомление, согласно новой дате.

Если работодателю необходимо перенести дату отпуска работника.

Тогда мы пишем работнику письмо, что в виду производственной необходимости, пожалуйста, перенесите свой отпуск на другие даты, и обязательно указываем, что работник имеет право отказаться.

В случае согласия, просим указать новые предпочтительные даты. Затем издается приказ по компании, что в виду таких обстоятельств отпуск переносится.

Если работник, находясь в отпуске, продолжает ходить на работу, необходимо сделать ему уведомление, что он находится в отпуске, ему начислены отпускные (это время уже оплачено) и работодатель не сможет ему оплатить выходы на работу повторно.

Во всех случаях, когда работник отказывается от ознакомления с документом, составляем акт. Если работник не желает знакомиться категорически, вызываем его к руководителю и в присутствии свидетелей зачитываем документ и составляем акт об ознакомлении.

Источник: https://CPB-Runo.ru/news/staff/grafik-otpuskov/

Графика отпусков составление и утверждение: пошаговая инструкция

График отпусков дата утверждения
Графика отпусков составление и утверждение: пошаговая инструкция

1. Определение работников, которые должны провести работу по разработке графика отпусков.

Обязанность выполнять данную работу должна быть им вменена надлежащим образом, например, в соответствии с должностными инструкциями. Если такая обязанность работнику не вменена, ему предлагается выполнять ее.

При согласии работника с ним заключается соглашение к трудовому договору о выполнении новой трудовой обязанности и условиях оплаты этой работы (статьи 72. 60.2 ТК РФ)[1].

Определение работников:

 которые должны оказать содействие в разработке графика отпусков;

 с которыми согласовывается график отпусков.

2. Определение процедуры и сроков разработки и утверждения графика отпусков. Особенности процедуры и сроков разработки и утверждения графика отпусков могут быть установлены каким-либо локальным нормативным актом работодателя. Это нужно проверить.

Нужно установить сроки:

 разработки, составления графика отпусков;

 согласования графика отпусков;

 окончательного утверждения графика отпусков.

3. Издание приказа (распоряжения) о разработке графика отпусков на следующий календарный год.

В приказе (распоряжении) указывается, кому поручено возглавить и провести работу по составлению графика отпусков, определяется круг лиц, которые должны оказать содействие в составлении графика отпусков, например, собрать или зафиксировать пожелания работников относительно времени использования отпусков.

Обязательно в приказе (распоряжении) устанавливаются сроки каждого этапа составления графика, в том числе сроки сдачи пожеланий работников составителю графика отпусков. Сроки устанавливаются с учетом возможностей и специфики работы работодателя таким образом, чтобы обеспечить исполнение требования ст.

123 ТК РФ и без спешки и стрессов своевременно утвердить график отпусков (не позднее чем за две недели до наступления календарного года).

4. Регистрация приказа (распоряжения) о разработке графика отпусков в установленном у работодателя порядке, например, в журнале регистрации приказов (распоряжений).

  • Журнал регистрации приказов. Бланк

5. Ознакомление под подпись с приказом (распоряжением) всех работников, которых он касается.

6. Сбор пожеланий работников относительно времени использования отпусков в будущем календарном году.

Выполнение этой задачи обеспечивают лица, указанные в приказе (распоряжении) о разработке графика отпусков, например, руководители структурных подразделений. Пожелания могут оформляться в виде заявлений, анкет, опросных листов. Руководители структурных подразделений могут составить ведомости опроса работников относительно времени использования отпусков.

Все оформленные и поступившие на данном этапе документы регистрируются в установленном у работодателя порядке в соответствующих журналах.

7. Определение перечня работников, которые имеют право пойти в оплачиваемый отпуск в удобное для них время.

8. Сбор информации о производственных и иных планах работодателя на будущий календарный год с целью наиболее оптимального выбора времени предоставления отпусков разным группам работников (путем обмена служебными, докладными записками). Все оформленные и поступившие на данном этапе документы регистрируются в установленном у работодателя порядке в соответствующих журналах.

9. Составление проекта графика отпусков. Проект графика отпусков подписывается уполномоченным лицом.

10. Учет мнения выборного органа первичной профсоюзной организации (при наличии)[2].

11. Утверждение графика отпусков.

График отпусков утверждается руководителем работодателя или уполномоченным им на это лицом.

Срок утверждения – не позднее чем за две недели до начала календарного года.

12. Ознакомление работников с графиком отпусков.

Согласно ч. 2 ст. 22 ТК РФ работодатель обязан ознакомить работников под подпись с принимаемыми локальными нормативными актами, непосредственно связанными с их трудовой деятельностью.

Порядок ознакомления работников конкретно с графиком отпусков не установлен. На практике используют следующие варианты:

1) работника знакомят с графиком отпусков, о чем он пишет расписку и передает ее работодателю;

2) работодатели ведут журнал ознакомления с локальными нормативными актами или даже отдельный журнал ознакомления с графиками отпусков, в котором работники ставят подпись, подтверждающую ознакомление;

3) к графику отпусков прикрепляются листы ознакомления, в которых работники расписываются в подтверждение факта ознакомления;

4)в график отпусков добавляется графа ознакомления, в которой работники расписываются в строке со своей фамилией в подтверждение ознакомления.

Если Вы используете унифицированную форму графика отпусков, то имейте в виду, что добавление реквизитов в унифицированные формы документов должно подчиняться определенным нормам. Постановлением Госкомстата РФ от 24 марта 1999 г.

 N 20 был утвержден “Порядок применения унифицированных форм первичной учетной документации”, согласно которому в унифицированные формы первичной учетной документации (кроме форм по учету кассовых операций), утвержденные Госкомстатом России, организация при необходимости может вносить дополнительные реквизиты. При этом все реквизиты утвержденных Госкомстатом России унифицированных форм первичной учетной документации остаются без изменения (включая код, номер формы, наименование документа), и удаление отдельных реквизитов из унифицированных форм не допускается. Вносимые изменения должны быть оформлены соответствующим организационно-распорядительным документом организации.

Источник: https://www.kadrovik-praktik.ru/MatKadr/Poshagovye/otpuska/grafika_otpuskov_sostavlenie_i_utverzhdenie_poshagovaya_instruktsiya/

Поделиться:
Нет комментариев

    Добавить комментарий

    Ваш e-mail не будет опубликован. Все поля обязательны для заполнения.