Государственные стандарты на документацию

Лекция №6 Нормативные акты и государственные стандарты

Государственные стандарты на документацию

РЕГУЛИРОВАНИЕ ДЕЛОПРОИЗВОДСТВА

ТЕМА №6 ГОСУДАРСТВЕННОЕ

Вопросы:

1 Нормативные правовые акты, регламентирующие документационное обеспечение на федеральном уровне.

2. Государственные стандарты на документацию.

3.Общероссийские классификаторы технико-экономической и социальной информации.

4. Ведомственные нормативные акты.

Процесс государственной регламентации правил ведения делопроизводства, подготовки и оформления документов, состав видов документов, которыми документируется то или иное управленческое действие, не является чем-то новым. В истории дореволюционной России делопроизводство, формы документов и технологии работы с ними устанавливались с VII века.

В настоящее время в Российской Федерации действует ряд общегосударственных нормативно-правовых актов, регламентирующих наиболее общие правила подготовки, оформления и организации работы с документами в организациях и учреждениях.

Взаимоотношения организаций, учреждений, деловое документное общение на всех уровнях должно осуществляться по единым общепринятым правилам.

Вся работа с документами, начиная с момента их создания, получения, отправки или сдачи в архив, регулируется законами, комплексами нормативно-правовых и методических документов, которые и составляют государственную нормативно-методическую базу делопроизводства.

Нормативно-методическая база делопроизводства включает в себя:

указы, распоряжения президента Российской Федерации, постановления и распоряжения правительства Российской Федерации, регламентирующие документационное обеспечение на федеральном уровне;

правовые акты федеральных органов исполнительной власти (министерств, ведомств, комитетов и др.) как общеотраслевого, так и ведомственного характера;

правовые акты нормативного и инструктивного характера, методические документы по делопроизводству учреждений, организаций и предприятий;

государственные стандарты на документацию;

общероссийские классификаторы технико-экономической и социальной информации;

Государственную систему документационного обеспечения управления. Основные требования к документам и службам документационного обеспечения (ГСДОУ);

законодательные акты Российской Федерации и субъектов Российской Федерации в сфере документации;

нормативные документы по организации управленческого труда и охране труда.

6.1.1 Нормативные правовые акты, регламентирующие документационное обеспечение на федеральном уровне

Документы, создаваемые и накапливаемые в деятельности организаций и учреждений, составляют основную часть ее информационных ресурсов.

Определения ключевых понятий в сфере информации – “информация”, “информатизация”, “документированная информация (документ)”, “владелец информации”, “пользователь информации” закреплены в Федеральном законе Российской Федерации от 20 февраля 1995 года № 24-ФЗ “Об информации, информатизации и защите информации” (Приложение А).

В соответствии с указанным законом документирование (т.е. создание документов) является обязательным условием включения информации в информационные ресурсы.

Так же, закон устанавливает правовой режим создания, хранения и использования информационных ресурсов, в частности, порядок документирования информации: право собственности на отдельные документы и отдельные массивы документов, документы и массивы документов в информационных системах, категории информации по уровню доступа к ней; порядок правовой защиты информации. Информационные ресурсы могут находиться в государственной собственности, собственности муниципальных образований, юридических и физических лиц.

Федеральный закон от 04 июля 1996 года № 85-ФЗ “Об участии в международном информационном обмене” регулирует:
создание условий для эффективного участия России в международном информационном обмене в рамках единого информационного пространства;

защиту интересов Российской Федерации, субъектов Российской Федерации и муниципальных образований при международном информационном обмене;

защиту интересов, прав и свобод физических и юридических лиц при международном информационном обмене.

Закон устанавливает: право собственности на информационные продукты и средства международного информационного обмена, ограничения при осуществлении международного информационного обмена (ограничения на вывоз), использование средств международного информационного обмена (защита конфиденциальной информации), пополнение государственных информационных ресурсов Российской Федерации путем международного информационного обмена, доступ к средствам международного информационного обмена и иностранным информационным продуктам. Закон определяет, что объектом международного информационного обмена может быть документированная информация, информационные ресурсы, информационные продукты, информационные услуги, средства международного информационного объекта, а субъектами – Российская Федерация, субъекты Российской Федерации, органы государственной власти и органы местного самоуправления, физические и юридические лица Российской федерации, физические и юридические лица иностранных государств, лица без гражданства. Также закон устанавливает право собственности на информационные продукты и средства при информационном обмене.

Закон Российской Федерации от 21 июля 1993 года № 5485-1 “О государственной тайне” регулирует отношения, возникающие в связи с отнесением сведений к государственной тайне, их засекречиванием или рассекречиванием и защитой в интересах обеспечения безопасности Российской Федерации.

Закон определяет полномочия органов государственной власти и должностных лиц в области отнесения сведений к государственной тайне, а также устанавливает перечень сведений, составляющих государственную тайну: в военной области, в области экономики, науки и техники, в области внешней политики и экономики; в области разведывательной, контрразведывательной и оперативно-розыскной деятельности, распространение которых может нанести ущерб безопасности Российской Федерации.

Так же, законом установлены порядок и условия распоряжения сведениями, составляющими государственную тайну, определены органы защиты государственной тайны.

Положения данного закона нашли развитие в постановлении Правительства Российской федерации от 04 сентября 1995 года № 870 “Об утверждении Правил отнесения сведений, составляющих государственную тайну, к различным степеням секретности”, Указах Президента Российской Федерации от 06 марта 1997 года № 188 “Об утверждении перечня сведений конфиденциального характера” и от 24 января 1998 года № 61 “О перечне сведений, отнесенных к государственной тайне”.

В условиях жесткой конкуренции необходимо сохранять сведения, содержащие коммерческую тайну предприятия (организации).

Условия при которых информация предприятия может быть отнесена к коммерческой тайне перечислены в статье 139 части 1 Гражданского кодекса Российской Федерации Закон Российской Федерации от 07 июля 1993 года № 5341-1 “Основы законодательства Российской Федерации об архивном фонде Российской Федерации и архивах” определяет понятия основных терминов архивного дела (Архивный фонд Российской Федерации, архивный документ, архивный фонд, архив, архивное дело). Регулирует формирование, организацию, хранение, учет, использование архивов и архивных фондов и управление ими в целях сохранности архивных документов и дальнейшего их использования в интересах граждан, общества и государства.

С целью внедрения “Основ законодательства об архивном фонде Российской Федерации и архивах” был принят Указ Президента Российской Федерации от 17 марта 1994 года № 552 “Об утверждении положения об архивном фонде Российской Федерации”.

Положение об архивном фонде Российской Федерации регламентирует вопросы организации комплектования, хранения, учета и использования документов архивного фонда Российской Федерации, выделяя государственную часть архивного фонда Российской Федерации и негосударственную часть архивного фонда Российской Федерации.

Согласно “Положению о Федеральной архивной службе России” (утверждено постановлением Правительства Российской Федерации от 28 декабря 1998 года № 1562) и указанным выше нормативным актом Федеральная архивная служба осуществляет государственное регулирование делопроизводства, межотраслевое организационно-методическое руководство, контроль за организацией документов в делопроизводстве, координацию развития государственной системы делопроизводства и унифицированных систем документации.

Изображение Государственного герба на бланках документов высших органов государственной власти регламентируется Федеральным конституционным законом от 25 декабря 2000 года № 2-ФКЗ “О государственном гербе Российской Федерации” (Приложение Э)
Изображение герба субъектов Российской Федерации на бланках и документах регламентируется нормативными актами субъектов Российской Федерации. Закон Российской Федерации от 23 сентября 1992 г. № 3520-1 “О товарных знаках, знаках обслуживания и наименования мест происхождения товаров” устанавливает – понятие “товарный знак и знак обслуживания”, виды товарных знаков, порядок регистрации товарного знака, порядок использования товарного знака на официальных бланках. (Приложение Ю).

Порядок применения печатей и штампов, их формы, размеры, реквизиты устанавливает Постановление правительства Российской федерации от 27 декабря 1995 г.

№ 1268 “Об упорядочении изготовления, использования, хранения и уничтожения печатей и бланков с воспроизведением Государственного герба Российской Федерации” “Правила оказания услуг почтовой связи” утверждены постановлением правительства Российской Федерации от 26 сентября 2000 г. № 725.

В статье 63 данных правил, установлены правила оформления и последовательность расположения элементов в почтовом адресе.

(Приложение Я).

Правовые основы стандартизации в Российской Федерации устанавливаются Закон Российской федерации от 10 июня 1993 г. № 5154-1 “О стандартизации”, а также государственные стандарты системы “Государственная система стандартизации” (ГОСТ Р 1.

0 – 92, ГОСТ Р 1.2 – 92, ГОСТ Р 1.4 – 93, ГОСТ Р 1.5 – 92, ГОСТ Р 1.8 – 95 – ГОСТ Р 1 10 – 95).

В соответствии с Законом Российской Федерации “О стандартизации” к нормативным документам по стандартизации действующим на территории Российской федерации относятся:

государственные стандарты Российской Федерации (государственные стандарты);

международные (региональные) стандарты, применяемые в установленном порядке;

общероссийские классификаторы технико-экономической информации;

стандарты отраслей;

стандарты предприятий;

стандарты научно-технических, инженерных обществ и других общественных объединений.

Государственные стандарты и общероссийские классификаторы технико-экономической информации принимает Госстандарт России. Стандарты вводятся в действие после их государственной регистрации.
Требования, устанавливаемые стандартами, обязательны для всех государственных органов управления и субъектов хозяйственной деятельности.

Госстандарт России и специально уполномоченные государственные органы управления в пределах их компетенции осуществляют госконтроль и надзор за соблюдением обязательных требований государственных стандартов.

В государственных стандартах системы “Государственная система стандартизации” (ГОСТ Р 1.0 – 92, ГОСТ Р 1.2 – 92, ГОСТ Р 1.4 – 93, ГОСТ Р 1.5 – 92, ГОСТ Р 1.8 – 95 – ГОСТ Р 1.10 – 95) закреплены следующие нормы:

определения, задачи и основные принципы в области стандартизации;

положения о порядке разработки государственных стандартов;

о построении, изложении и оформлении стандартов;

их утверждения;

регистрации;

введение в действие;

о порядке внесения изменений в стандарты, отмены стандартов.

Государственное управление стандартизацией, включая работы по унификации, стандартизации документов и систем документации, разработке, внедрению и ведению общероссийских классификаторов технико-экономической и социальной информации осуществляет Комитет Российской Федерации по стандартизации, метрологии и сертификации (Госстандарт России).

6.1.2 Государственные стандарты на документацию

ГОСТ Р 6.30-97 Унифицированные системы документации. Унифицированная система организационно-распорядительной документации. Требования к оформлению документов. Данный стандарт разработан Всероссийским научно-исследовательским институтом документоведения и архивного дела (ВНИИДАД) Федеральной архивной службы России.

Стандарт принят и введен в действие постановлением Госстандарта России от 31 июля 1997 г. № 273. Дата введения стандарта с 1998.07.01. Постановлением Госстандарта России от 21 января 2000 г. № 1 в стандарт были внесены изменения с 2000.04.01.

Стандарт распространяется на организационно-распорядительные документы, в которых фиксируются решения административных и организационных вопросов, а также вопросов управления, взаимодействия, обеспечения и регулирования деятельности федеральных органов государственной власти, органов государственной власти субъектов Российской Федерации, предприятий, организаций и их объединений независимо от формы собственности и организационно-правовой формы.

https://www.youtube.com/watch?v=Y1V5q8wEg_c

Стандарт установил состав реквизитов документов, требования к их оформлению, требования к бланкам и оформлению документов, требования к изготовлению, учету, использованию и хранению бланков с воспроизведением Государственного герба Российской Федерации, гербов субъектов Российской Федерации.

ГОСТ Р 51141 – 98 “Делопроизводство и архивное дело. Термины и определения”, разработан Всероссийским научно-исследовательским институтом документоведения и архивного дела (ВНИИДАД) Федеральной архивной службы России. Данный стандарт принят Постановлением Госстандарта России от 27 февраля 1998 г. № 28 и введен в действие с 1999.01.01.

Термины в нем расположены по трем разделам: “Общие понятия”, “Делопроизводство”, “Архивное дело”. В раздел “Общие понятия” включены термины, используемые как в области делопроизводства, так и в архивном деле.

В раздел “Делопроизводство” вошли два подраздела: “Документирование”, “Организация работы с документами”.

Раздел “Архивное дело” имеет три подраздела: “Организация документов Архивного фонда Российской Федерации”, “Обеспечение сохранности документов”, “Научно-информационная деятельность архивов”. Для каждого понятия установлен один стандартизованный термин.

Термины имеют сквозную нумерацию. Всего в стандарт включено 145 терминов. Названия терминов и их определения в стандарте приведены в соответствии с действующими в настоящее время законодательными и нормативными актами в области информации, архивного дела

Источник: https://studopedia.ru/3_176105_lektsiya--normativnie-akti-i-gosudarstvennie-standarti.html

Тема 3. Стандартизация и унификация документооборота — NT1301: Документационное обеспечение управления — Бизнес-информатика

Государственные стандарты на документацию

В национальном стандарте ГОСТ Р ИСО 15489-1-2007 «Система стандартов по информации, библиотечному и издательскому делу. Управление документами.

Общие требования», принятом на основе международного стандарта ISO 15489-1:2001 «Information and documentation – Records management – General» и введённого в действие с 01.07.

2007, имеется специальный раздел (4), который называется: «Преимущества управления документами». Большое внимание здесь уделено роли документов для организаций и общества в целом. В разделе значится:

Документы содержат информацию, являющуюся ценным ресурсом и важным элементом деловой деятельности.

Системный подход к управлению документами позволяет организациям и обществу защищать и сохранять документы в качестве доказательства действий.

Система управления документами позволяет создавать информационный ресурс о деловой деятельности организации, который может поддерживать её последующую деятельность и отдельные решения, а также обеспечивать отчётность.

Документы позволяют организациям:

Исходя из этого, закономерным представляется интерес организаций к сфере управления документами. «Управление документами» в соответствии с названным стандартом – это «совокупность планомерных и эффективных действий по созданию, использованию, хранению и уничтожению документов в организациях с целью доказательства проведения деловых (управленческих) операций…

Традиционно в нашей стране сфера деятельности, связанная с созданием и организацией работы с документами в управлении, называлась делопроизводством. С середины 1970-х годов гг.

в связи с созданием автоматизированных систем управления была предпринята попытка заменить термин «делопроизводство» новым термином «документационное обеспечение управления» (ДОУ), однако ожидаемой замены не произошло, термин «делопроизводство» оказался чрезвычайно живучим, возможно, из-за удобства в употреблении. В настоящее время оба термина употребляются на равных, хотя часто термин «делопроизводство» используют, когда речь идёт об организации и приёмах работы с традиционными документами, а термин «документационное обеспечение управления» – когда речь идёт о применении компьютерных технологий в работе с документами.

Вернемся снова к терминологии. Ранее мы уже рассмотрели общие положения и определение термина документооборот. Терминология в области ДОУ установлена в настоящее время в законодательных и нормативных правовых актах РФ, государственных и национальных стандартах и словарях.

В соответствии с определением, зафиксированным в основополагающем терминологическом государственном стандарте ГОСТ Р 7.0.8-2013 «Делопроизводство и архивное дело. Термины и определения»

«делопроизводство – Деятельность, обеспечивающая документирование, документооборот, оперативное хранение и использование документов»

«документационное обеспечение управления – Деятельность, целенаправленно обеспечивающая функции управления документами.»

Правила делопроизводства в федеральных органах исполнительной власти, утверждённые Постановлением Правительства РФ от 15 июня 2009г. № 477, определяют делопроизводство как «деятельность, обеспечивающую создание официальных документов и организацию работы с ними в федеральных органах исполнительной власти».

Таким образом, в обоих определениях подчёркивается наличие двух составляющих делопроизводства (ДОУ): создание документов и работа с ними. Изучение составных частей делопроизводства должно подвести к выводу о том, что документирование и организация работы с документами представляют собой два последовательных и взаимосвязанных этапа и являются предметом делопроизводства.

«Документирование» в ГОСТ Р 7.0.8-2013 определяется как «документирование: Запись информации на носителе по установленным правилам.

»; аналогичное по смыслу определение значится в Правилах…(2009): «документирование – фиксация информации на материальных носителях в установленном порядке».

Документирование включает все операции по подготовке, согласованию, оформлению и изготовлению документов. Результатом документирования является документ.

«Организация работы с документами» по стандарту – это «организация документооборота, хранения и использования документов в текущей деятельности учреждения». Это понятие включает в себя весь комплекс работ с готовыми документами, созданными организацией или полученными ей извне.

Как вы уже знаете, в действующих в настоящее время нормативно-методических государственных актах даются разные определения термина «документ».

В ГОСТ Р 7.0.8-2013 значится: «документ: Зафиксированная на носителе информация с реквизитами, позволяющими ее идентифицировать».

В соответствии с этим же стандартом «реквизит документа: Элемент оформления документа.». Отсюда следует, что данное определение касается лишь официальных документов.

Реквизит – обязательный элемент оформления официального документа

В Федеральном законе от 27 июля 2006 г.

№ 149-ФЗ «Об информации, информационных технологиях и о защите информации» термин «документ» отсутствует, а определение термина «документированная информация» даётся следующим образом: «документированная информация – зафиксированная на материальном носителе путём документирования информация с реквизитами, позволяющими определить такую информацию или в установленных законодательством Российской Федерации случаях её материальный носитель».

«Информация» трактуется законом как «сведения (сообщения, данные) независимо от формы их представления», таким образом, понятие «информация» является более широким, чем понятие «документ».

В национальном стандарте ГОСТ Р ИСО 15489-1-2007 «документ» определяется как «зафиксированная на материальном носителе идентифицируемая информация, созданная, полученная и сохраняемая организацией или физическим лицом в качестве доказательства при подтверждении правовых обязательств или деловой деятельности». В определении подчёркнута информационная, правовая и управленческая функции документа.

В Правилах делопроизводства в федеральных органах исполнительной власти (2009) зафиксировано следующее определение: «документ – официальный документ, созданный государственным органом, органом местного самоуправления, юридическим или физическим лицом, оформленный в установленном порядке и включенный в документооборот федерального органа исполнительной власти».

Определение термина «официальный документ» зафиксировано в ГОСТ Р 7.0.8-2013 и формулируется как

«Документ, созданный организацией, должностным лицом или гражданином, оформленный в установленном порядке.».

Таким образом, определение термина «документ», зафиксированное в Правилах, во-первых, не содержит синонима «документированная информация», во-вторых, по сути представляет собой конкретизированный (применительно к органам федеральной исполнительной власти) вариант определения, включенного в ГОСТ Р 7.0.8-2013.

C понятием «официальный документ» тесно связаны такие понятия, как «реквизит документа», «формуляр документа», «бланк документа». этих понятий, обозначенных соответствующими терминами, и их определения также раскрыты в терминологическом стандарте 1998 г.

В документационном обеспечении управления используются различные термины, отражающие этапы подготовки документа («беловой документ», «черновой документ», «проект документа»), типы документов в зависимости от вида носителя документированной информации («текстовой документ», «письменный документ», «машинописный документ», «аудиовизуальный документ» и др.), этапы, процедуры работы с документами («документооборот», «регистрация документа», «контроль исполнения документов», «формирование дела»), направления совершенствования делопроизводства («унифицированная форма документа», «табель унифицированных форм документов»). Большинство терминов включено в ГОСТ Р 7.0.8-2013.

Вместе с тем, необходимо учитывать, что терминология ДОУ, особенно в условиях развития новых информационных технологий, неуклонно развивается. Так, в относительно новый для нашего государства национальный стандарт ГОСТ Р ИСО 15489-1-2007 вошли такие термины как «система управления документами», «конвертирование», «метаданные», «миграция» и др.

В Федеральном законе «Об электронной цифровой подписи» от 10.01.2002 № 1-ФЗ значатся, например, термины «электронный документ», «электронная цифровая подпись».

В Федеральный закон «Об информации, информационных технологиях и о защите информации» включены основные термины, действующие в информационной сфере: «информационные технологии», «информационная система», «конфиденциальность информации» и др.

Источник: https://it.rfei.ru/course/~SSmz/~oMOovm1I/~r0NJRzt1

Поделиться:
Нет комментариев

    Добавить комментарий

    Ваш e-mail не будет опубликован. Все поля обязательны для заполнения.