Дата составления графика отпусков

Содержание

График отпусков на 2021 год: как составить, заполнить, утвердить — скачайте бланк и образец

Дата составления графика отпусков

Статья 123 ТК РФ обязывает всех работодателей каждый год издавать график отпусков. Этот документ должны соблюдать как работодатели, так и работники. При наличии профсоюза график отпусков до его утверждения необходимо согласовать с выборным органом объединения работников.

На практике график отпусков составляется по унифицированной форме № Т-7 (утв. постановлением Госкомстата от 05.01.04 № 1). Допустимо разработать свой бланк, в том числе на основании формы № Т-7 (письмо Роструда от 09.01.13 № 2-ТЗ). Процедуру составления и утверждения графика необходимо завершить не позднее, чем за две недели до наступления календарного года.

Составляйте кадровые документы в веб‑сервисе по готовым шаблонам Составить бесплатно

Принятый график позволит кадровой службе заранее (не позднее, чем за две недели, ч. 3 ст. 123 ТК РФ) уведомить сотрудника о предстоящем отдыхе. А также следить за тем, чтобы отпуска не накапливались. Напомним, что непредоставление отпуска в течение двух лет подряд запрещено (ч. 4 ст. 124 ТК РФ).

Бухгалтерии график отпусков необходим для того, чтобы вовремя рассчитать и выплатить отпускнику сумму среднего заработка. Здесь срок составляет три календарных дня до начала отпуска (ч. 9 ст. 136 ТК РФ, письмо Роструда от 14.05.20 № ПГ/20884-6-1, см. «Роструд сообщил, как исчислять срок для выплаты отпускных»).

Рассчитывайте зарплату и отпускные в веб‑сервисе Рассчитать бесплатно

Что учесть при планировании отпусков

Законодательство не требует издания приказа (распоряжения) о составлении графика отпусков. Однако на практике, особенно если речь идет о средних и крупных предприятиях, такой распорядительный документ оформляется. Объясняется это просто. Чтобы составить график, надо запросить информацию о планируемых датах отдыха у каждого сотрудника.

Понятно, что собирать такие сведения проще децентрализовано, передав соответствующие функции линейным руководителям. Именно для этого издается приказ.

В нем указываются лица, ответственные за сбор информации о предстоящих отпусках сотрудников, а также за подготовку сводного документа по форме № Т-7, его согласование с профсоюзом (если это требуется) и передачу на утверждение в отдел кадров и руководителю.

При планировании отпусков нужно учитывать следующее. В график необходимо включить в том числе и тех работников, у которых срок действия трудового договора истекает в следующем календарном году (письма Минтруда от 09.04.20 № 14-2/В-395 и от 27.03.20 № 14-2/В-321). Также в график вносятся отпуска декретниц, поскольку никаких исключений в этой части Трудовой кодекс не содержит.

А вот лиц, находящихся в отпуске по уходу за ребенком, при составлении графика можно не учитывать, если их отпуск по уходу приходится на весь следующий календарный год. Еще одна категория работников, сведения о которых допустимо не вносить в график, — совместители. По правилам статьи 286 ТК РФ, время их ежегодного отпуска на работе по совместительству совпадает с отдыхом по основной работе.

Помимо ежегодных основных оплачиваемых отпусков в график надо включить и сведения о дополнительных отпусках, на которые имеет право сотрудник. Кроме того, следует отразить отпуска, которые не были использованы в текущем и предшествующих годах.

Причем, вносить сведения о прошлых отпускных периодах допустимо в произвольном порядке, а не в хронологическом (письмо Роструда от 01.03.07 № 473-6-0).

Например, сначала можно предоставить неиспользованный отпуск (или его часть) за прошлый год, потом отпуск за текущий, а затем — отпуск (или его часть) за позапрошлый.

Бесплатно составить штатное расписание по готовому шаблону

Утверждение графика отпусков

Обычно данный документ подписывается руководителем организации. Однако не запрещено делегировать это полномочие любому другому работнику, в том числе заместителю директора или начальнику кадровой службы (ч. 6 ст. 20, ч. 1 ст. 123 ТК РФ). Подробнее см. «Как правильно делегировать право подписи гражданско‑правовых договоров и кадровых документов».

На момент утверждения формы № Т-7 графы 1-6 должны быть заполнены. Равно как и сведения о согласовании графика с профсоюзом (при необходимости). Составленный, но еще не утвержденный документ подписывается руководителем кадровой службы, а при его отсутствии — лицом, ответственным за изготовление документа. Если руководитель организации сам заполняет график, эту строку из формы можно удалить.

Далее руководитель (или уполномоченное им лицо) проставляет свою подпись в графе «Утверждаю». Также указывается должность подписанта и дата.

Здесь надо проследить, чтобы эта дата не оказалась ранее дня согласования графика с профсоюзом. Также важно, чтобы от этой даты до конца года оставалось не менее двух недель.

То есть самая поздняя дата утверждения графика отпусков на 2021 год — 17 декабря 2020 года.

В графе «Номер документа» указывается его порядковый номер в соответствии с принятой в организации нумерацией документов. Сделать это может уже не руководитель компании, а сотрудник, отвечающий за делопроизводство.

Составляйте локальные акты по готовым шаблонам и ведите кадровый учет в специальном сервисе Попробовать бесплатно

Как вносить изменения в график отпусков

Любые отклонения реальных сроков отпусков от того, что было запланировано, должны оформляться приказами, вносящими изменения в график. В частности, это требуется при переносе отпуска с согласия работника.

В такой ситуации изменения вносятся в графы 8 и 9 формы № Т-7 (ст. 124 ТК РФ).

При этом дата переноса значения не имеет: корректировки необходимы и в случае предоставления отпуска раньше назначенного срока, и в том случае, если отдых отложен на более позднее время.

Также изменения в график вносятся при отзыве работника из отпуска (об ограничениях на отзыв см. «Минтруд сообщил, можно ли отозвать работника из неделимой 14‑дневной части отпуска»).

Для этого обычно используется графа 10 «Примечание» формы № Т-7. Там указывается, что работник отозван из отпуска, и проставляется дата отзыва.

Реквизиты приказа об отзыве заносятся в графу 8, а в графе 9 указываются сведения о дате начала использования оставшейся части отпуска.

Особенности графика отпусков в 2021 году

При составлении графика на 2021 год нужно учесть постановление Правительства от 10.10.20 № 1648 «О переносе выходных дней в 2021 году».

В нем установлено, что в 2021 году будут перенесены следующие выходные дни: с субботы 2 января на пятницу 5 ноября; с воскресенья 3 января на пятницу 31 декабря и с субботы 20 февраля на понедельник 22 февраля (см. «Правительство утвердило перенос выходных дней в 2021 году»).

При этом нужно помнить, что нерабочие праздничные дни в число календарных дней ежегодного основного или дополнительного отпуска не включаются (ст. 120 ТК РФ, письмо Минтруда от 15.04.16 № 14-1/В-351). Перечень таких дней приведен в статье 112 ТК РФ.

Согласно этому перечню, 2 и 3 января являются нерабочими праздничными днями. Поэтому если отпуск приходится на 2 или 3 января 2021 года, то эти дни в период отпуска не включаются, и отпускные за них не выплачиваются.

А срок окончания отпуска автоматически переносится.

Бесплатно вести табель учета рабочего времени в бухгалтерском веб‑сервисе

Срок хранения графика отпусков

Этот срок составляет три года (ст. 453 Перечня, утв. приказом Росархива от 20.12.19 № 236; также см. «Сроки хранения бухгалтерских и кадровых документов в организации в 2020 году: таблица»).

Ответственность за отсутствие графика отпусков

Поскольку график отпусков — это обязательный кадровый документ, его отсутствие само по себе является нарушением трудового законодательства.

Ответственность за такое нарушение установлена частью 1 статьи 5.27 КоАП РФ. В качестве наказания данная норма предусматривает штраф как для работодателей (организаций или ИП), так и для их должностных лиц. Размер штрафа составляет: для должностных лиц и работодателей-ИП — от 1 000 до 5 000 руб., для юрлиц — от 30 000 до 50 000 руб.

Бланк графика отпусков

В заключение еще раз напомним, что составление графика отпусков — обязательное мероприятие, которое следует проводить ежегодно в конце ноября-начале декабря.

Правильное оформление этого документа позволит не только избежать штрафов, но и обеспечит бесперебойное функционирование бизнеса, благодаря равномерному распределению отпусков в течение года.

Также график отпусков поможет облегчить работу бухгалтерии, кадровой службы и линейных руководителей.

Источник: https://www.BuhOnline.ru/pub/beginner/2020/11/16140

График отпусков: утверждение и действие

Дата составления графика отпусков
Дубай, ОАЭ. AnArta Law

Работники имеют право на ежегодный оплачиваемый отпуск каждый рабочий год. Рабочий год – специальное понятие, часто не совпадающее с календарным годом. Оно используется для определения периода, в течение которого работнику обязаны предоставить отпуск. Подробнее о том, как рассчитать начало и конец рабочего года, читайте по ссылке.

Знать границы рабочего года мало, чтобы понять, когда именно работнику положен отпуск. Для этого нужно обратиться к графику отпусков работодателя. График отпусков устанавливает очередность предоставления оплачиваемых отпусков. В нем указаны даты отпуска каждого работника.

График отпусков – локальный нормативный акт работодателя. Каждый работодатель, являющийся юридическим лицом или индивидуальным предпринимателем, обязан утверждать график отпусков.

Для каждого календарного года принимается новый график отпусков. Срок его утверждения на следующий календарный год – не позднее чем за 2 недели до наступления этого года. Например, для 2020 г.

крайний срок утверждения графика отпусков – 17 декабря 2019 г.

График отпусков принимается работодателем с учетом мнения выборного органа первичной профсоюзной организации. Порядок учета мнения изложен в ст. 372 Трудового кодекса РФ.

Если работодатель не учел мнение выборного органа первичной профсоюзной организации, график отпусков можно оспорить в судебном порядке. Кроме того, работодатель понесет ответственность за нарушение трудового законодательства по ст. 5.27 КоАП РФ.

Обязательной формы графика отпусков законодательство не предусматривает. Значит, оформить его работодатель может в любом удобном для него виде. Главное, чтобы документ был в письменном виде, с подписью и печатью работодателя. Обычно это приказ работодателя.

Можно использовать унифицированную форму № Т-7. Она утверждена Постановлением Госкомстата РФ № 1 от 05.01.2004, но с 1 января 2013 г. не является обязательной.

Учет мнения работников при составлении графика отпусков:

Работодатель не обязан учитывать мнение работников при составлении графика отпусков. Следовательно, он может самостоятельно определить конкретные даты отпуска работника.

Тем не менее, работник вправе написать работодателю заявление с указанием желаемых дат отпуска. Делать это нужно до утверждения графика отпусков на следующий календарный год. Работодатель может учесть пожелания работников, но делать это он не обязан.

Это правило действует не для всех работников. Есть категории лиц, которым ежегодный оплачиваемый отпуск предоставляется по их желанию в удобное для них время. Ознакомиться с перечнем категорий работников, которые могут выбирать время отпуска, можно по ссылке. См. подзаголовок «Кому отпуск предоставят до истечения 6 месяцев?».

Прежде чем составлять график отпусков, работодатель должен выяснить у этих работников, когда они хотели бы получить отпуск. Отказать в предоставлении отпуска в выбранное ими время он не может, поэтому должен просто внести их пожелания в график отпусков.

После этого работодатель может учесть пожелания других работников или распределить остальное время между этими работниками самостоятельно.

Необходимо учитывать, что отпуска работникам предоставляются в рамках их рабочего года. Рабочий год индивидуален для каждого работника и с календарным может не совпадать. Работодатель должен сопоставить календарный год и рабочие годы каждого работника и составить график отпусков так, чтобы каждый работник в течение своего рабочего года получил отпуск.

График отпусков обязателен для работника и работодателя. Это значит, что они оба обязаны его соблюдать.

При этом в график отпусков можно вносить изменения. Делать это может только работодатель. Любые изменения вносятся только после утверждения приказа работодателя об этом. Случаи, когда в график отпусков будут внесены изменения, такие:

  1. работник, которому отпуск предоставляется в удобное для него время, обратился с заявлением о получении отпуска в иное время, чем указано в графике отпусков. Работодатель отказать ему не может;
  2. работник, который не вправе выбирать время отпуска, до его начала обратился к работодателю с заявлением о переносе отпуска на другое время. Работодатель может удовлетворить просьбу работника и внести изменения в график отпусков. Делать это он не обязан;
  3. есть основания для продления или перенесения отпуска, указанные в ст. 124 Трудового кодекса РФ. Работодатель обязан внести изменения в график отпусков в этих случаях.

Если работодатель отказывается предоставить отпуск в соответствии с графиком отпусков и нет оснований для его переноса, работник вправе обратиться в суд, Государственную инспекцию труда или прокуратуру. Наиболее действенно обращение в суд.

Наличие утвержденного графика отпусков у работодателя является обязательным. Несмотря на это, есть случаи, когда работодатель в нарушение Трудового кодекса не утверждает этот локальный акт. Это не лишает работников права на отпуск.

Самовольно уйти в отпуск работник не может, даже если графика отпусков у работодателя нет. Это может быть расценено как прогул. За прогул работник может быть уволен по пп. а) п. 6 ч. 1 ст. 81 Трудового кодекса РФ.

Если графика отпусков нет, работнику следует написать работодателю заявление, в котором указать, когда он хочет получить отпуск. Работодатель должен это заявление подписать, то есть согласиться на предоставление отпуска работнику в указанное им время, или предложить другой вариант.

Важно понимать, что отсутствие графика отпусков у работодателя – нарушение трудового законодательства. Работники могут обратиться с жалобой в Государственную инспекцию труда, которая вправе привлечь работодателя к ответственности по ст. 5.27 КоАП РФ. Кроме того, ГИТ предпишет работодателю утвердить график отпусков.

Если работодатель отказывается предоставить отпуск в отсутствие графика отпусков, работник также вправе обратиться в суд и прокуратуру.

Спасибо, что дочитали до конца! Этим вы развиваете свою правовую грамотность и помогаете блогу AnArta Law расти. авторские и основаны на действующем законодательстве России. Мы пишем их для вас.

Источник: https://zen.yandex.ru/media/id/5d1c37c77782bf00adbe3a1c/grafik-otpuskov-utverjdenie-i-deistvie-5d45b79f7cccba00ad56ed00

Составление графика отпусков: правила, графики, порядок планирования

Дата составления графика отпусков

Последнее обновление: 13.02.2020

Право на отдых гарантировано Трудовым кодексом. Помимо еженедельных выходных дней, наемные рабочие могут претендовать на отпуск с сохранением за этот период среднего заработка и рабочего места.

 Нарушение трудового законодательства чревато для работодателя административным наказанием.
Составление графика отпусков исключит как претензии самих сотрудников, так и замечания надзорных органов.

 Остановимся на основных моментах, касающихся правил составления графика отпусков, что принимают во внимание при его заполнении.

Что такое график отпусков

Занеся в таблицу сведения обо всех работниках и сроках планируемого отпуска, получаете график.

Документ одновременно носит информативный характер о распределении в течение календарного года:

  • очередных отпусков всех официально трудоустроенных сотрудников по месяцам;
  • дополнительных дней оплачиваемого отдыха, положенных за особые и опасные, вредные условия труда:
  • даты начала, продолжительность;
  • сведения о переносе запланированного отдыха, с уточнением оснований, послуживших для этого причиной.

После утверждения работодателем и согласования с профсоюзной организацией, график набирает силу локального нормативного акта. Как любой документ внутреннего пользования, касающийся трудовых правоотношений, обязателен для исполнения обеими сторонами.

Образец формы Т-7

Для чего составляется график отпусков

Документ удобен в организации работы собственнику или руководителю:

  • помогает контролировать использование положенных дней оплачиваемого отдыха подчиненными;
  • позволяет найти замену на время отсутствия работников;
  • для формирования резерва на оплату отпускных, что необходимо в бухгалтерском и налоговом учете;
  • для своевременности выплаты причитающихся средств.

Работникам, собирающимся активно отдохнуть, также полезна эта информация:

  • зная, когда уже не нужно идти на работу, они могут заранее купить путевки, билеты;
  • если работодатель необоснованно не дает разрешения на запланированный отпуск, можно аргументированно пожаловаться в надзорные органы.

Законодательные акты, указывающие порядок работы с графиком отпусков

Для постоянных сотрудников ежегодный отдых планируется заранее, согласно требованиям ст. 123 ТК РФ.

Проект локального правового акта в установленном ст. 372 ТК РФ порядке согласовывают с профсоюзом, действующим в интересах трудящихся (если таковой имеется у работодателя).

Первая плановая проверка территориальной инспекцией труда закончится для работодателя предписанием, а возможно и штрафными санкциями при отсутствии такого документа.

Право воспользоваться оплачиваемым отдыхом в общих ситуациях человек получает спустя полгода непрерывной работы в данной организации. Это значит, что люди, принятые на работу в течение первых шести месяцев нового года, когда составлялся график отпусков, не были учтены. Им отпуск по желанию оформляют согласно поданному заявлению.

Имеются исключения, когда работодатель обязан предоставить оплачиваемые дни отдыха, независимо от отработанного стажа, например:

  • беременным сотрудницам перед декретом или после окончания послеродового периода;
  • несовершеннолетним работникам;
  • подчиненным, усыновившим малышей в возрасте от 0 до 3 месяцев со дня рождения;
  • прочим.

В соответствии с нормами ст. 305 ТК РФ, предприниматели, не зарегистрировавшие свою деятельность, могут обойтись без графика. Оплачиваемый отдых наемному персоналу дается по достигнутому сторонами соглашению.

Следует придерживаться норм закона

Кто составляет график и несёт за него ответственность

Как правило, в организациях, имеющих в штатном расписании кадровую службу, инспектор отдела кадров занимается ведением личных дел сотрудников и всей документацией, касающейся трудовой деятельности.

При незначительной численности рабочих, если нет специалиста кадровика:

  • планирование очередности предоставления ежегодного оплачиваемого отдыха достается непосредственно работодателю;
  • второй вариант: кто должен составлять график отпусков в организации руководитель указывает в специально изданном письменном распоряжении (чаще всего, назначая главного бухгалтера).

Лицо, занимающееся составлением, графика отпусков, ведет учет:

  • стажа работы, дающего право на оплачиваемый отдых;
  • использованных дней ранее запланированного срока по заявлению.

Когда составляется график отпусков в крупной организации, задействованы начальники отделов, руководители всех структурных подразделений. С учетом преимущественных прав отдельных категорий сотрудников в выборе отпускного периода, они планируют предоставление отдыха своим подчиненным.

Далее эта информация передается кадровой службе. Инспектор составляет общий график по предприятию.

Форму графика допускается корректировать

Сроки составления и утверждения графика

В середине декабря график должен быть утвержден. Максимально допустимый срок – две недели до новогодних праздников. Естественно, если людей много, проект документа начинают готовить заранее.

Важно принять во внимание, что график может находиться до пяти рабочих дней на согласовании с профсоюзом.

Преимущества составления графиков отпусков для работодателя

Закон запрещает, чтобы отпуск не был использован:

  • два года подряд;
  • работниками, занятыми во вредных, опасных условиях труда;
  • несовершеннолетними лицами.

Благодаря графику руководитель может:

  • назначить лицо, которое примет по акту передачи материальные ценности на время отсутствия материально ответственного сотрудника;
  • своевременно выплатить отпускные;
  • если присутствие собирающегося отдыхать специалиста необходимо для выполнения срочных заданий, договориться о переносе сроков.

Ответственность за отсутствие графика отпусков

Игнорирование работодателем требований о планировании предоставления подчиненным оплачиваемого ежегодного отдыха наказуемо.

Административная ответственность назначается с учетом совокупности обстоятельств в виде:

  • предупреждения;
  • взыскания штрафа;
  • дисквалификации виновных должностных лиц сроком 1-3 года.

За нарушения работодателя накажут

Для наглядности приведем таблицу размеров штрафных санкций, руководствуясь нормами п. 1, п. 2 ст. 5.27.1 КоАП РФ:

Инспектор отдела кадров (или другое назначенное лицо) вместе с руководителем1-5 тыс. рублейесли ранее привлекались к ответственности за аналогичное правонарушение -10-20 тыс. рублей
Предприятие, выступающее юридическим лицом30-50 тыс. рублей50 -70 тыс. рублей

Продолжительность ежегодного отпуска для разных категорий работников

Правила заполнения графика отпусков требуют указания периода отдыха работника. Минимально людям должны за отработанный год предоставить 28 календарных дней оплачиваемого отдыха (ст. 115 ТК РФ).

Учитывая специфику работы, психо-эмоциональную напряженность, прочие факторы, предусмотрен удлиненный отпуск. Например:

Законодательный актКатегория трудящихсяОтпускной период, количество дней
ст. 334 ТК РФвоспитатели, учителя, преподаватели вузов и других образовательных заведений42-56
ст. 267 ТК РФдо 18 лет31
ст. 23 ФЗ № 181 (в редакции от 18.07.2019)инвалиды30

Источник: https://urist-bogatyr.ru/article-item/kak-pravilno-sostavit-grafik-otpuskov/

Особенности составления графика отпусков на 2021 год

Дата составления графика отпусков
Александр Копасов

Cтарший юрист-консультант «Что делать Консалт»

Не позднее 17 декабря работодатели должны составить, заполнить и утвердить график отпусков на 2021 год. Срок установлен и сдвигать его из-за выходных не будут. Подробную инструкцию, пример и образец заполнения графика отпусков на 2021 год вместе с приказом о его утверждении читайте в статье.

Порядок действий

Составьте график по каждой структурной единице. Для этого узнайте, когда работники намерены пойти в отпуск в будущем году, например посредством опросных листов.

После сведите данные в единую базу (обычно этим занимается кадровая служба). До официального утверждения графика сводная таблица с датами представляет собой только проект. До утверждения графика необходимо представить проект первичной профсоюзной организации (ст. 372 ТК РФ), если в организации действует профсоюз.

Для этого выделяется время:

– 5 рабочих дней на получение мотивированного ответа профсоюза;

– 3 дня на дополнительные консультации (если они понадобятся).

График составляется в свободной форме или по унифицированной форме № Т-7.

Помните, что отпуск можно разбить на части, но хотя бы одна из частей должна составлять не менее 14 дней.

Ознакомьте работников с конечным результатом.

Сроки для составления графика отпусков на 2021 год

Последний срок для утверждения графика отпусков законодательно установлен в статье 123 ТК РФ, а именно не позднее чем за две недели до нового года (17 декабря 2020 года – последний день для утверждения).

За нарушение грозит административная ответственность (со. 5.27 КоАП РФ):

  • для должностного лица предупреждение или штраф от 1 000 до 5 000 руб.;
  • для предпринимателей – от 1 000 до 5 000 руб.;
  • для компаний – от 30 000 до 50 000 руб.

Устанавливать вид наказания будет трудовая инспекция.

Форма графика отпусков на 2021 год

По графику формируют сведения о датах выплаты отпускных. Поэтому в документе должны быть все обязательные реквизиты первичной документации из ст. 9 ФЗ «О бухгалтерском учёте». Дата создания и подпись руководителя являются обязательными элементами.

Организация может самостоятельно разработать шаблон. Или можно применять унифицированные бланки. Создавать документ можно в бумажном или электронном виде, подписанном ЭЦП с учётом ФЗ «Об электронной подписи».

Унифицированная форма графика отпусков  установлена Постановлением от 05.01.2004 № 1 «Об утверждении унифицированных форм первичной учётной документации по учёту труда и его оплаты».

Форма графика определяет, нужно ли издавать приказ об утверждении графика отпусков или нет. В форме № Т-7 предусмотрен гриф утверждения документа, поэтому утверждать такой график отдельным приказом не нужно.

Если разработали форму графика отпусков сами и в ней отсутствует гриф утверждения, такой график утвердите приказом руководителя. Для внесения изменений в такой график отпусков понадобится соответствующий приказ.

Составление графика отпусков на 2021 год

В бланке графика отпусков на 2021 год отразите следующие сведения:

  • наименование отдела или иного подразделения;
  • должность в соответствии со штатным расписанием, фамилию, имя и отчество;
  • действующий табельный номер.

Дополнительно указываются такие элементы отпуска, как:

  • продолжительность;
  • начальная дата отдыха с подразделением на запланированную и фактическую;
  • основание для изменения плановых сроков;
  • предполагаемая дат и примечание.

Фактическую продолжительность перед согласованием не отображают, её заполняют после выхода сотрудника на работу.

Заполненный график заверяет своей подписью руководитель кадровой службы. А при её отсутствии любой другой уполномоченный сотрудник, например главный бухгалтер. После чего окончательно утверждает заполненный документ руководитель организации.

Оформляем по всем правилам график отпусков на 2021 год 

Обычно работодатели стремятся ознакомить сотрудников с графиком отпусков под подпись. Для этого просят ставить подпись в поле «Примечание» или прикладывают лист ознакомления. Однако в настоящее время по этому вопросу есть две противоположные позиции.

  1. Закон не содержит прямого требования знакомить под подпись сотрудников. График отпусков не является локальным актом. График отпусков является организационно-распорядительным документом. Известить о предстоящем отпуске по графику работодатель обязан не позднее чем за две недели до его начала (ч. 3 ст. 123 ТК РФ).
  2. График отпусков подпадает под статью 8 ТК РФ. То есть это локальный акт организации. С документами, которые связаны с трудовой деятельностью сотрудника, работодатель обязан знакомить его под подпись. К ним также относят график отпусков (ст. 22 ТК РФ).

Как в графике отпусков учесть праздники 2021 года?

Сотрудники часто присоединяют отпуск к праздникам. В таком случае праздничные дни в число календарных дней отпуска не включаются (ст. 120 ТК РФ). Еженедельные выходные дни входят в период ежегодного отдыха (ст. 115 ТК РФ).

К примеру, если указать в графике продолжительность отпуска в восемнадцать дней с 1 января, то десять праздничных дней с 1 по 10 января в период отпуска не войдут. Лучше укажите начало отпуска с 11 января, но предварительно согласуйте это с работником.

Как соблюдать очерёдность отдыха в графике отпусков на 2021 год?

Есть работники, которые имеют право на отпуск в удобное для них время вне очереди. Даже если есть график отпусков, они не обязаны ему подчиняться.

Если в компании есть такие работники, в первую очередь согласуйте время отпуска с ними и укажите его в графике. А потом уже расставьте периоды отпуска по остальным сотрудникам. Это снизит вероятность переносов в течение года и сбои в рабочем графике.

Как вносить исправления в график отпусков

Законодательство не запрещает вносить необходимые поправки в документ. Компания может отражать новые сведения, например при найме работника.

Если сотруднику придётся уйти раньше или позже даты, установленной в графике, то корректировку проводят следующим образом. Не меняя указанную дату, вносят необходимую запись о переносе. Его длительность отмечают непосредственно в столбцах с 8 по 10 графика. Для этого потребуется соглашение обеих сторон. Рекомендуется закрепить его письменно.

При этом следует иметь в виду, что за две недели до предполагаемой даты отпуска сотрудник подаёт заявление с указанием числа, которое и будут отражать в графике при корректировке. Также основанием для переноса дней является распоряжение при вызове персонала из-за производственной необходимости или иных случаев личных обстоятельств.

Порядок заполнения и внесения изменений определяют во внутреннем локальном акте. В частности, в правилах внутреннего распорядка.

Источник: https://www.4dk.ru/news/d/20201204124014-osobennosti-sostavleniya-grafika-otpuskov-na-2021-god

График отпусков на 2020 год: топ-10 важных вопросов

Дата составления графика отпусков

Приближается конец года, но для того, чтобы завершить его по всем правилам, установленным Трудовым кодексом, кадровикам уже сейчас необходимо наметить планы на следующий календарный год. Для этого, в первую очередь, нужно утвердить график отпусков работников организации.

До окончания нормативного срока утверждения графиков отпусков на 2020 год осталось меньше недели. Мы составили топ-10 ключевых вопросов, касающихся графика отпусков, некоторые из которых являются проблемными и до сих пор не имеют однозначных ответов.

Когда утверждать график отпусков?

ТК РФ предписывает работодателям утверждать график отпусков не позднее чем за две недели до наступления календарного года (ч. 1 ст. 123 ТК РФ).

Обычно этот срок приходится на 17 декабря, о чем указывает в своих разъяснениях и Минтруд России (письмо Минтруда России от 8 декабря 2017 г. № 14-2/ООГ-9399). При этом в силу ч. 4 ст.

14 ТК РФ, если последний день срока выпадает на нерабочий день, то днем окончания срока считается ближайший рабочий день. По мнению Минтруда России, это правило актуально и для срока утверждения графика отпусков.

Однако в целях недопущения нарушения трудового законодательства, связанного с несвоевременным утверждением графика отпусков, целесообразно все же не затягивать его оформление.

Тем более, что ТК РФ не запрещает утверждать график отпусков в более ранние сроки, чем за две недели до Нового года. Фактическая дата готовности документа должна быть указана в графе “Дата составления”.

Если же организация создана в течение календарного года, на который утверждается график отпусков, то последний следует составлять и дополнять по мере трудоустройства работников.

Локальный нормативный акт или нет?

На этот вопрос до сих пор нет однозначного ответа ни в законодательстве, ни в судебной практике. Не вносят ясность по нему и представители уполномоченных органов.

Правовая природа графика отпусков в ТК РФ не определена – в действующих нормах закона он рассматривается как ежегодно оформляемый документ, определяющий очередность предоставления оплачиваемых отпусков. Между тем, в ч. 1 ст.

123 ТК РФ дан намек на отнесение графика отпусков к локальным нормативным актам (указано, что работодатель при утверждении графика отпусков должен руководствоваться порядком учета мнения профсоюза, установленным для принятия локальных нормативных актов).

В пользу отнесения графика отпусков к локальным нормативным актам говорит и положение о том, что график отпусков является обязательным как для работодателя, так и для работника (письмо Роструда от 31 октября 2007 г. № 4414-6).

В свою очередь, приверженцы противоположной точки зрения отмечают, что норма локального нормативного акта устанавливает правило общего характера, адресованное неопределенному кругу лиц, а график определяет время отпуска конкретных работников, поэтому данные понятия не соотносятся между собой.

Кроме того, форма Т-7 “График отпусков” утверждена постановлением Госкомстата РФ от 5 января 2004 г. № 1 как форма первичной учетной документации. Помимо общего признака – разработка работодателем – других совпадений в определениях терминов “график отпусков” и “локальный нормативный акт” нет.

Документы преследуют разные цели – локальный нормативный акт направлен на возникновение, изменение или прекращение прав и обязанностей сторон трудовых отношений, а график отпусков – на систематизацию информации по отпускам.

Кроме того, если первый рассчитан на неоднократное применение в отношении неопределенного круга лиц, то второй относится к конкретным работникам и актуален в течение календарного года, на который утверждается.

Знакомить работников с графиком отпусков или нет?

Решение указанного вопроса напрямую зависит от ответа на предыдущий вопрос.

Так, если признать график отпусков локальным нормативным актом, то, руководствуясь прямой нормой ТК РФ об обязательности ознакомления работников под роспись с принимаемыми локальными нормативными актами, непосредственно связанными с их трудовой деятельностью (абз. 10 ч. 2 ст.

22 ТК РФ), следует знакомить работников и с графиком отпусков (Определение Верховного Суда Республики Саха (Якутия) от 11 ноября 2015 г. № 33-4270/2015, определение Челябинского областного суда от 24 февраля 2014 г. № 11-1778/2014).

Однако, если учесть, что отдельной нормы об обязанности работодателя знакомить работников с графиком отпусков под роспись в ТК РФ нет, равно как и нормы об отнесении графика отпусков к локальным нормативным актам, то не должна применяться и ответственность за неознакомление с этим документом. Для исполнения обязанности работодателя по ознакомлению работников с очередностью предоставления отпусков в данном случае достаточно заблаговременного (не позднее чем за две недели) извещения конкретного работника о времени начала его отпуска (ч. 3 ст. 123 ТК РФ).

Как составить график отпусков?

График отпусков может составляться либо по унифицированной форме № Т-7, утвержденной постановлением Госкомстата России от 5 января 2004 г.

№ 1 (она носит рекомендательный, а не обязательный характер), либо по иной форме, разработанной в организации.

График составляется в виде таблицы с указанием в отношении каждого работника дат (или месяцев) ухода в отпуск в конкретном календарном году. Документ подписывается начальником отдела кадров и руководителем или уполномоченным им лицом.

При необходимости дополнения графика отпусков данными о новых сотрудниках работодатели обычно заполняют еще одну форму, утверждая ее как дополнение к графику отпусков в порядке, аналогичном порядку утверждения самого графика.

Исходя из того, что график отпусков обязателен как для работодателя, так и для работника, изменение его по воле одной из сторон недопустимо. Однако, если на корректировку графика отпусков из-за переноса сроков отпуска согласны и работник, и работодатель, то закон этому не препятствует (определение Московского городского суда от 26 марта 2015 г. № 33-5833/15).

Кого можно не включать в график отпусков?

Если работник находится в отпуске по уходу за ребенком, то его можно не включать в график отпусков, если его отпуск приходится на весь календарный год.

“Женщине, находящейся в отпуске по уходу за ребенком с сохранением права на получение пособия по обязательному социальному страхованию и при этом работающей на условиях неполного рабочего времени или на дому, ежегодный оплачиваемый отпуск не предоставляется, поскольку использование двух и более отпусков одновременно ТК РФ не предусматривает”, – указывается в п. 20 постановления Пленума Верховного Суда Российской Федерации от 28 января 2014 г. № 1 “О применении законодательства, регулирующего труд женщин, лиц с семейными обязанностями и несовершеннолетних”. Но не запрещено указывать информацию о нахождении работника в отпуске по уходу за ребенком в графике отпусков, например, в графе “Примечания”.

Однако, если отпуск по уходу за ребенком закончится в том году, на который составляется график отпусков, то невключение работника в график уже будет нарушением.

Требуется ли согласие на разделение отпуска на части при утверждении графика отпусков?

По общему правилу, отпуск предоставляется полностью. Разделение его на части допускается только по соглашению сторон при условии, что одна из частей отпуска должна быть не менее 14 календарных дней (ч. 1 ст. 125 ТК РФ). Причем работнику и работодателю необходимо согласовать как сам факт разделения отпуска, так и продолжительность каждой его части.

Следовательно, утверждение графика отпусков, которым запланировано предоставление отпуска по частям, при отсутствии соглашения сторон о его разделении неправомерно.

Подпись работника об ознакомлении с графиком отпусков или с приказом о его предоставлении сама по себе не выражает волю сотрудника, направленную на разделение отпуска на части, в том числе и на разделение именно таким образом.

Для нивелирования возможных претензий со стороны инспекторов труда работодателю, помимо ознакомления работника с графиком отпусков под роспись, следует либо получить от него заявление с указанием продолжительности частей отпуска, либо заключить с ним соглашение. Еще один вариант – дополнить график отпусков специальной графой с отметкой о согласии работника с разделением отпуска на части.

Однако, как показывает практика, контролирующие органы и суды могут придерживаться иной позиции по данному вопросу.

Кто имеет преимущественное право при выборе дат в графике отпусков?

При составлении графика отпусков работодатель и выборный профсоюзный орган должны учитывать, что действующее законодательство предоставляет отдельным категориям работников право использовать свой отпуск в летнее или иное удобное для них время. Так, уйти в отпуск независимо от запланированных в графике отпусков дат вправе:

Наряду с перечисленными, на отпуск независимо от запланированного графиком могут рассчитывать супруг – в период, когда его законная супруга находится в отпуске по беременности и родам (ч. 4 ст.123 ТК РФ), мужья и жены военнослужащих.

Эти лица вправе использовать отпуск одновременно с отпуском своих супруга или супруги.

Равно как могут воспользоваться отпуском не по графику беременные женщины и женщины, ухаживающие за ребенком (им разрешено присоединить свой очередной оплачиваемый отпуск к отпуску по беременности и родам или к отпуску по уходу за ребенком (ст. 260 ТК РФ).

В этом же списке – работники, усыновившие ребенка в возрасте до трех месяцев (ч. 3 ст. 122 ТК РФ), и совместители (им ежегодные оплачиваемые отпуска предоставляются одновременно с отпуском по основной работе) (ст. 286 ТК РФ).

По просьбе одного из родителей (опекунов, попечителей), работающих в районах Крайнего Севера и приравненных к ним местностях, работодатель обязан предоставить ему ежегодный оплачиваемый отпуск или его часть (не менее 14 календарных дней) для сопровождения ребенка в возрасте до 18 лет, поступающего на обучение по образовательным программам среднего профессионального образования или высшего образования, расположенные в другой местности (ч. 5 ст. 322 ТК РФ).

При составлении графика отпусков работодателям рекомендуется брать от работников, имеющих право на использование отпуска в летнее или иное удобное для них время, письменное заявление о том, в какое время они хотят использовать свой отпуск. Наличие такого заявления позволит изменить время использования отпуска только по взаимному соглашению сторон.

Большинство работников (те, которые не имеют преимуществ при использовании отпуска) могут отступить от времени использования отпуска, указанного в графике отпусков, только по договоренности с работодателем.

Кто должен отслеживать график отпусков?

Согласно ст. 123 ТК РФ о времени начала отпуска работник должен быть извещен под роспись не позднее чем за две недели до его начала. Следовательно, обязанность отслеживать график отпусков лежит на работодателе (отделе кадров, службе персонала и т. п.).

Именно он должен заблаговременно напомнить работнику о запланированном отпуске, уведомив его об этом в письменной форме под роспись. Причем речь идет именно об уведомлении (или извещении), а не о получении согласия от работника.

Для оформления отпуска по графику достаточно оформления отделом кадров приказа о предоставлении отпуска, дополнительного заявления работника не требуется.

Нужно ли хранить график отпусков за прошлый год?

Согласно ст. 693 Перечня типовых управленческих архивных документов, образующихся в процессе деятельности государственных органов, органов местного самоуправления и организаций, с указанием сроков хранения, утв. приказом Минкультуры России от 25 августа 2010 г.

№ 558, график отпусков подлежит хранению в организации в течение одного года. Исчисление сроков производится с 1 января года, следующего за годом окончания их делопроизводства (п. 1.4 указанного Перечня).

Следовательно, график отпусков на 2019 год, который закончит свое действие 31 декабря 2019 года, следует хранить весь 2020 год, а график отпусков на 2020 год – до конца 2021 года.

Чем грозят нарушения при составлении графика отпусков?

К работодателям, допустившим нарушения, связанные с оформлением графиков отпусков, могут быть применены санкции ч. 1 ст. 5.27 КоАП – за нарушение трудового законодательства и иных нормативных правовых актов, содержащих нормы трудового права. Самыми распространенными в данном случае являются такие нарушения, как:

  • несоблюдение срока утверждения графика отпусков;
  • отсутствие в графике отпусков даты утверждения (из-за чего невозможно установить, соблюдены ли сроки утверждения графика отпусков или нет);
  • неознакомление работников с графиком;
  • составление графика отпусков в установленном порядке без последующего его ведения (например, без проставления дат переноса отпуска и дат фактического предоставления отпуска);
  • неуведомление работодателем работника о начале отпуска за две недели.

Указанные нарушения могут повлечь предупреждение или наложение административного штрафа на должностных лиц и лиц, осуществляющих предпринимательскую деятельность без образования юридического лица, в размере от 1 тыс. до 5 тыс. руб., на юрлиц – от 30 тыс. до 50 тыс. руб. (ч. 1 ст. 5.27 КоАП РФ).

***

Поскольку многие вопросы, связанные с составлением и утверждением графика отпусков, не имеют однозначного ответа в законодательстве и в правоприменительной практике, их целесообразно урегулировать внутренними актами организации.

Ведь обеспечение порядка в кадровых документах позволит не только обезопасить работодателя от необоснованных претензий со стороны проверяющих органов, но и при необходимости безболезненно разрешить возникшие конфликты с сотрудниками.

 

Источник: https://www.garant.ru/news/1309003/

Поделиться:
Нет комментариев

    Добавить комментарий

    Ваш e-mail не будет опубликован. Все поля обязательны для заполнения.